新規記事の投稿を行うことで、非表示にすることが可能です。
2015年09月01日
電話対応でヒーヒー言ってます。
市役所受付バイトが始まり、早2週間。
なんと、今日で折り返し、残り半分となりました！！
（とっても中途半端なことに、仕事が終わるのは再来週の火曜日。謎。）
最初は窓口受付中心にやっていて、
2週目からは電話対応もやるようになりました。
記憶力の悪い私にとっては、窓口対応だけでもメモを見ながら何度も同じ質問をしながら、、
もうとにかく必死。
電話対応を任された最初の日はかなーり手に汗握って（というか今もですが）緊張しまくり。
市役所関連のほぼすべての電話が一旦受付に来るのです。
そこから、各部署への内線番号を使って電話を転送したり、
市民の話を聞いてどの部署に電話をつなげばいいのか判断しなければならず…。
一番問題なのは、どの部署が何の仕事をしているのかをはっきり知ること。
そして、市民が何を知りたいのかをしっかり聞くこと。
どの部署が何を…という部分は、やりながら覚えるしかない。
特に記憶力が悪い私、単語一つわからないことがあると軽くパニックになり内容が理解できなくなるので
必ず自分の言葉で相手が行ったことを繰り返し、それで合っているか確認する。
そして、市民が何を知りたいのかしっかり聞く、というのもまた難しい。
例えば、「IDカードを作りに来ました」という人が来るとしましょう。
基本的な流れは
「いつ失効しましたか？」→「必要書類はコレです」→「書類持ってきたら番号札渡します」→市民課へ案内
でも、「IDカード作りに来ました」の中には
・「戸籍抄本を取りに来ました」←生まれた場所の市役所でなければ発行できない。IDカード申請書類は居住地でなければ受け付けられないため、抄本だけを取りに来て、IDカード申請は他の市町村
・「ネットで必要書類を見て揃えてきた」←でも肝心の申込書は持っていない（市役所にあるから）、必要書類が合っていない可能性もあり
・「すでに書類提出済みで、IDカードを引き取りに来た」
など。
しっかり話を聞かないと正しく案内が出来ないのです。（まぁIDカードに関しては間違えて違う部署に案内するということはないけれども。）
あとは、ありとあらゆる質問が来るということ。
観光に関しての情報だったり、アパートや駐車場を探してる人だったり、あそこのお店しまったの？みたいな質問だったり。
自分で答えられれば一番いいんでしょうけど、どうしても他の部署や他の機関に問い合わせる必要があることも多いので、
「こんな質問が来たときは、誰に、もしくはどの部署、会社、サービスに聞けばいいか」をケースバイケースで覚えていくしかないのかも。
現在の状況を簡単に言い表すなら、キャパオーバー気味((+_+))
記憶力の悪さに一人で失望することもありますが、
何とか乗り切りたい！！
常に忙しいワケでもないので、空き時間に頑張って色々覚えるしかない！！
いつもご覧いただきまして有難うございます。
今日も一日一回の応援クリック、宜しくお願い致します☆
にほんブログ村
こっちも遊びに来てね♪
