11/23(水)やっと落ち着いて読む時間が出来たので、
1)Scan SnapでPDFファイル化する。
2)Word 2019でPDFを読み込みdocxファイルに変換する。
3)Wordのスペルチェック結果を確認しつつ変換ミスを訂正する。
このOCR変換ミスで目に付いたのはイタリックが変換精度を下げる、rとyを間違えやすい、冠詞のスペースが抜けやすい、チェック欄の四角記号が化ける、記入欄の下線がオブジェクトになり邪魔な点だった。
4)DeepLに英文テキストをコピペして翻訳する。
こうして必要箇所を日本語にして読んだところ、「この度、お客様の口座にW8-BENフォームが届いていない、もしくは整っていないということが判明しました。本年度、お客様の口座から源泉徴収された〇ドルをIRSから取り戻すために、添付のW8を2021年12月10日までにご返送ください。」とのこと。これは急いで送る必要がある。
W8-BENの記入に関しては、「6行目に外国の納税者番号、8行目に生年月日のいずれかを記入してください。また、7行目にはお客様の口座番号をご記入ください。両方の署名欄、氏名、住所、生年月日、外国の納税者番号、パートIl、セクション9を必ず記入してください。」と丁寧に説明してくれている。
“foreign tax id number”とは何かと思ったら日本のマイナンバーのことだった。W8-BENの記入に関しては三菱UFJ銀行のPDFの内容が一番正確のようだ。
参考：カリフォルニアアカウント・プログラム - 三菱UFJ銀行
https://www.bk.mufg.jp/tsukau/kaigai/kouza/cali/pdf/caliaca_kinyuure.pdf
他に「Letter of Explanation for Absence of a Foreign Taxpayer Identifying Number on a Form W-8 for Individuals」と「FORM W-8BEN Additional Documentation Certificate Letter of Explanation」も同封されている。
「個人向けForm W-8に外国納税者番号が記載されていない場合の説明書」と「W-8BENフォーム 追加書類 証明書 説明書」という書類なので文面を確認した。
「個人向けForm W-8に外国納税者番号が記載されていない場合の説明書」は”非居住外国人が、源泉徴収義務者に対して、フォームW-8に記載された外国人納税者識別番号（TIN）が入手できない理由についての合理的な説明”に必要なのでマイナンバーを記入すれば提出する必要はないと分かった。
「W-8BENフォーム 追加書類 証明書 説明書」は”(1)米国内に永住権、法的住所、または郵送先住所をお持ちの方、または(2)米国内に現在の電話番号をお持ちで、米国外に電話番号をお持ちでない方は、このフォームにご記入いただく必要があります”とあるのでこれも提出不要だ。
本当にDeepLの翻訳が分かり易く、いちいち原文を見直す必要がないので大助かりだ。でもTEFRAとIRSは訳してくれていないので調べたところ”Tax Equity and Fiscal Responsibility Act of 1982 (1982年税負担公平性・財政責任法)"と”Internal Revenue Service (アメリカ合衆国内国歳入庁)”のことだった。
W-8BENフォームをファックス、Eメール、または速達で受け取るとのことで、メールで送付した。以前はインターネットメール経由では受け取ってくれなかった様に記憶しているからこれは便利になった。
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