とある介護福祉士のさとり〜介護の資格を持つ者へ〜

みなさんの職場でも、ひと月の間にいろいろな会議があると思います。


介護現場でも、入居者のケアについて検討する会議（ケア会議やユニット会議など）、各種委員会、そして全職員が集まる会議（職員会議、合同ミーティングなど）など、様々な会議があります。



しかしその会議ですが、職員会議や部署ごとの会議、委員会など、考えてみるとひと月に何時間も会議の時間に費やしていることも多いのが現状です。


そんな中、「どうせ会議をするのであれば、もっと有意義な会議になるようにしたい」と思った介護士さんも多いのではないでしょうか？


何時間も話し合ったのに、結局はっきりした結果の出ないまま終わってしまうような会議だったという経験をした方も意外と多いようです。


今回は、介護現場での会議の在り方について、有意義な会議にするためには何が必要なのかをお伝えしていきます。





まず会議を開催するにあたって、事前に決めておかなければならないことがあります。


・会議の日時と場所

・会議の内容（議題や検討事項など）

・会議の司会進行役や書記（議事録作成者）


などは、あらかじめ決めて周知をしておくのが基本です。最低でも、１週間前には会議の参加予定者全員に伝わるように、連絡ノートなどで周知するようにします。



ここで重要なのは会議の内容です。会議時間の短縮のためにも、あらかじめ決められた議題にそって会議を行えるようにしておかなければいけません。


話し合う内容（議題）をその都度会議の場で出すようなことになると時間がかかりますし、会議に参加できない介護士さんから事前に意見収集もできません。


突発的な、緊急を要する事項以外は、きちんとあらかじめ決められた議題にそって会議を行うようにするのがルールです。



会議の開催時間は１時間とします。だらだらと話し合うのは時間のムダです。


会議の参加者全員が１時間で会議を終わらせるんだという意識を持って会議に臨みましょう。そのほうが、建設的な意見が出やすくなります。


もちろん、意見がどんどん出て会議が早く終わる分には構いません。





司会進行役はリーダーが行うようにします。その理由としては、議題についての結論を出す必要があるためです。最終決定を行う立場としては、リーダーが適任です。


また、会議に参加していても、何も意見を言わない（言えない）人がいます。


司会進行役は、参加者全員がきちんと自分の意見を言えているかを見極めつつ、必要に応じて出た意見について話を振るなどの工夫をするようにしましょう。


そして事前に意見収集した内容も加味しながら、ひとつの議題について必ずひとつの結論を出すように心がけましょう。


どうしてもすぐに結論が出せない場合は、次回まで持ち越すか、会議終了後にリーダーが責任を持って結論を出すようにします。その旨を、書記（議事録作成者）や他の介護士さんにも伝えるようにします。



書記になった人は、会議の内容をまとめた議事録を作成します。


議事録はその日のうちに作成し、周知するのが原則ですが、どうしても間に合わない場合は最低でも３日以内には提出するようにしましょう。


会議に参加していない介護士さんが、どのような会議の内容だったのかを知るには、議事録を見る必要があるためです。


もちろん、入居者への対応などでその日のうちにケアの変更があった場合などは口頭での申し送りや連絡ノートなどにも記入するようにします。


書記はただ議事録を作成するだけではないということも覚えておくようにしましょう。



会議を有意義なものにするためには、施設全体で意識を変えていかなければならないことがあります。



それは、業務時間外に会議を行わないことです。



介護の現場には、残業代の出ない会議などがあります。


多くの職員が参加する職員会議などは残業代の対象となりますが、各ユニットや委員会などの会議には残業代は出ないことも多い職場がほとんどです。


本来であれば、会議も仕事のうちですから業務時間外に行った会議などには会議参加者に対して残業代を出すのは当然です。


そのような会議に残業代が出ないことで、不満に思う職員も多いのですが、では残業代が出ないのに時間外に会議を開催している理由はどこにあるのでしょうか？






介護の現場では、全員が会議に参加することはできません。


入居者のケアを行う職員が必ず必要だからです。


そのため勤務形態もバラバラで、早出・日勤・遅出・夜勤・夜勤明け・休みの職員などがいます。その上、パートの介護士さんもいるため、会議の開催時間によっては全員が会議に参加することは難しいと言えます。


ケアを行っている職員は会議には参加できませんし、休みやパートの職員にも強制はできませんので、各ユニットなどで行う会議などは自然と会議の参加者が少なくなる傾向にあります。


そのため、少しでも会議への参加者を増やすために、時間外に会議を行いがちになってしまっているのです。


夜勤明けの職員や休みの職員にまで会議への参加を促したり、早出の職員が日勤者が終わるまで待たなくてはならない現状があるのはそのためです。


そもそも、そこまでしないと会議を開催するだけの人数が集まらないということもあります。参加者が２人だけの会議など、開催する意味はほとんどありませんから。



考えてみてください。残業代の出ない、業務時間外に開催する会議にやる気を持って臨む職員がどれほどいるでしょうか？


やる気なんて出るわけありません。それだけじゃなく仕事へのモチベーションも低下してしまいます。


全員が参加できずとも、会議を開催するのであれば業務時間内にすべきです。そして、今できていないのであれば、そうするための工夫をすべきです。



日中に会議を開催することを、最初からあきらめていませんか？



たとえば、なるべく多くの介護士さんが参加できるように、会議の開催日時に合わせて他部署や相談員などに応援を依頼しておいて、その間だけケアに入ってもらうという方法や、パートの職員さんのいる時間帯に合わせて行うなど、日中に会議を開催するための方法を考えると、その方法は無数にあると言えます。


会議を有意義なものにするためには、参加する職員さんのモチベーションが重要です。やる気が出ないと良い意見なんて出ません。


そういったところも含めて、中には全員参加ができるように、会議の開催時に工夫をしている職場もあります。


今の会議開催についての現状に不満がある方は、そのような工夫とともにリーダーや他の介護士さんに相談してみてはいかがでしょうか？




会議の開催は事前準備が大切。１時間で会議を終わらせるために、内容決めと時間に対して職員の意識を統一させておく。


司会進行役は、現状把握ができて、問題点や課題も整理できて、その解決のためには何をすればいいのかまでわかるような会議にするように心がける。


特に、参加した職員が「自分は何をすればいいのか」を最終的に理解できるような会議内容にすることが大切。誰が何をやるかの、役割のないまま会議を終えてしまうと、結局リーダーがすべてやらなければならなくなる場合がある。


書記は議事録も作成し、申し送りなどの周知まで行う。


会議は業務時間内に行う工夫をする。


最初から「前からこれでやってきたし」とか「だってしょうがないじゃん」とあきらめてしまうと何も変わりません。


有意義な会議にするためには、会議参加者のモチベーションが大切。良い意見を出せるかはやる気がカギです。




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