2020年02月12日

オフィスの改善やってますか?

現場の「カイゼン」を進めている企業は多いと思いますが、オフィス業務の効率化は進んでいますか?


オフィス業務?倉庫や工場など、現場と呼ぶような個所は良く見ますし聞きますが、オフィス業務は定性的なものも多く、単純に生産性を測ることが難しい部分です。


成果が具体的に見えないから、カイゼンが進みづらい、ということもあるかもしれません。


 「正しい」のは分かってるけど「やらない」 


うちの部署でも、段取りを整えて仕事の効率化を図ろうとする活動を行っています。


そこで改めて感じたのは、「これが正しい」と分かっていても「やらない」ことが多々あり、私に合った段取り術があっても習慣になるまでが障壁になっていることです。


ここでいう「やらない」は「できるんだけど、(いろんな理由で)やろうと思わない故に、やらない」ということです。


 5Sの「躾」が肝になる


製造現場などでよく言われる5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)。最も難しいのはどれだと思いますか?


私は、「(しつけ)」が最も難しいと思っています。


なぜならば、4S(整理・整頓・清掃・清潔)は対象がモノや状態ですが、「躾」は対象が”人間”だからです。


1日かけて大掃除をすると、見違えるほど綺麗になります。そのときは「気持ちいい!」と感じますが、その状態を維持できていますか?なかなか、難しいですよね。


モノは移動させればそこに居続けてくれますが、人間は各々考えるので想定通りにはいきません。それは自分もそうなのではないでしょうか。


「躾」とは「習慣化」です。決して5Sだけのものではなく、また、自分から他人への働きかけに限らず、自分自身を躾けると考えることもできます。


 ツールを使いこなすにも大事なのは習慣


例えば、オフィス業務を効率化しようと、エクセル作業をマクロ化して作業プロセスを減らしたり、RPAを導入している企業様もあると思います。


その成果を刈り取るためには、「使い続ける」必要があるのは明確ですよね。


新たな方法を学んだりシステムを導入しても、操作に慣れるまでは「前の方法が良かった」と反対の意見が出ることもあるでしょう。


まずは3ヶ月継続する



ロンドン大学の研究によると、新しい取組みが習慣化されるまで、平均で66日かかるそうです。自らが、「やらないと気持ち悪い」と思うところまで習慣化できるかが重要です。


習慣化されるまでは、日々動機づけが必要です。躾けする方は、休日を含めると3ヶ月間「やりなさい」と言い続けなければならないのです。


この動機づけの部分をうまく仕組み化できると良いですね。私はまず、デスクの整理整頓をよりきっちりと、習慣化させたいと思っています!


出来るかな?出来ると思わなければ!(笑)



2020年01月22日

人をダメにするマニュアル本とは?

来年度の戦略策定の時期ですねぇ。。。。今期は「マニュアル化」を掲げて、現状の仕事の整理を行ってきました。


しかし、まだまだ完了していない部分が多く、来期も「継続・維持」として掲げる予定です。そんな中、ある本をご紹介してみます。


前談として、あなたの部署にマニュアルはありますか?


自社もそうですが、業務内容をマニュアル化(文書化)することを進めておられる企業様も多いと思います。私自身、マニュアルを作成するはあまり得意ではないのですが、役柄的に、庫内作業、事務作業など数多く作成に携わってきました。


今回は、マニュアル化におけるメリットとデメリットを整理して、気を付けなければならない点を含めて考えていきます。


◆マニュアル化のメリット

まず、マニュアル化のメリットですが、これは皆さんが日ごろ実感されているところだと思いますので、簡単にまとめますね。


最初に、業務を引き継ぐときや新たに習得するときに説明がし易く、効率的に進められることが挙げられます。教科書的な位置づけです。


次に、マニュアルを基に仕事をすることで、品質・成果の平準化が期待できます。物流業や製造業では作業手順を整え現場作業の平準化をすることで、品質を安定させています。


事務作業でも、誰がやっても同様の成果を期待できます。ISOでも手順書が求められますよね。


3つめに、マニュアルを作ることがその業務の深い理解に繋がり、エキスパートになれる近道であることです。他にも、共通言語ができコミュニケーションが取りやすい等と言ったメリットもあると考えられます。


◆マニュアル化のデメリット

さて、ではデメリットについて考えてみます。


まず、よくあるデメリットとして、マニュアル化作業そのものに時間がかかってしまうことが挙げられます。見落としがちですが、マニュアル通りにやっているかのチェックや、内容の更新など、管理業務が発生するので実は更に工数がかかっています。


また、マニュアル化された仕事をやっていると「主体的に考えなくなってしまう」ことが発生します。マニュアルで新人教育をすると効率的ですが、マニュアルが無いと仕事ができない状態に陥る恐れもあります。


ファストフードやコンビニなどマニュアル通りが基本の職場でも、臨機応変な対応が求められる場面もありますよね。


◆マニュアルについて考える

大きな問題なのはマニュアルを作ることそのものが目的になってしまうこと、だと考えます。


最初は効率的だと考えられた手順をマニュアルに落とし込んでいても、そのやり方に固執してしまうことで、改めて全体に見たときに非効率な手順になっているケースがあります。この、「目的が変わってしまった」ことは、意外と気づかないかもしれません。


という事で、最後に今回マニュアル化について考えるきっかけになった、一冊の本をご紹介します。


一時期ネット上でも話題になった、CIAの前身である米国戦略諜報局が作成した「サボタージュマニュアル」(北大路書房)。手に取られたことがある方も居られるのではないでしょうか?

サボタージュ・マニュアル:諜報活動が照らす組織経営の本質



この本では、敵組織を「ダメ」にするために工作員がするべき行動がリストアップされています。


薄い本なので、詳細は是非読んでみて頂きたいのですが、管理職の工作員がすべき行動の一番目に「文面による指示」が挙げられており、文書化された指示内容を重要視し過ぎると、その組織の効率の停滞を招いてしまう、と書かれています。


この工作員の手順もマニュアル化されていることを考えると、決してマニュアル化を否定している訳ではないのですが、
お手元のマニュアルの存在意義を見直すきっかけになるかもしれません。


どうですか?めちゃめちゃ面白そうですよね。面白いです。


お手元のマニュアルが、その維持にかかる手間(コスト)と価値のバランスは取れているかどうか?一度見直してみては如何でしょうか。


タグ:マニュアル
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管理職マン
地元中小企業の管理職。課長という立場。チームの再編を経て、課長代理と主任の二人を部下に。30代半ばにして、若干失速気味。部下の育成に手を焼いていると認識している今日この頃。 業績貢献と社員の育成、マネジャーはやることいっぱいですね。
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