課長の資格「ビジネスマネジャー検定」その学習ブログ

会社であれば必ず何かしらの「会議」があります。会議のオーナーになったら何をすれば「いい会議」を作ることができるのか？そんな事を感じた事はないでしょうか？


「なんだかぱっとしないなぁ」なんていつも同じような感覚で時間を過ごす会議はきっと参加者みんなそう思っているのだと思います。みんなが集まる場所だから、変な事も言えないという空気があるのかもしれないです。


もちろん自分も一緒ですし、これから！という部分もありますので、一緒に考えていきたいと思います。



■参加者の発言を増やすため にアジェンダを考える

まず、いい会議をするならアジェンダが必須です。そして、そのアジェンダは前もって共有されているとより効果的です。 アジェンダとは、予定表・計画表というような意味です。


会議の場になってから「えー、本日の議題はですね…」となると、参加者はそこから会議のために脳を動かし始めます。ここから考える為のウォーミングアップが始まると言えます。


アジェンダを理解し、自分ができることを考え、発言内容をまとめて・・・という思考のために参加者全員の脳を使うのは、「時間と空間を共有するコスト」を有効活用できていない状態といえます。


まして、その議題を話し合うための報告や連絡が含まれていた場合、参加者が「単に聞いているだけ」の状態、ダメ会議の象徴「一方的な会議」が長く続くことになってしまいます。


会議では、参加者全員にできるだけ発言をする機会を多く持ってもらうのが理想です。ですので、以下の情報をできる限り事前に知らせておいて、会議をより価値あるものにしてみてはいかがでしょうか。


・議題のリスト

・議題ごとの時間配分

・各議題の目的（情報共有 or 議論 or 判断）

・その議題の責任者


イメージはこんな感じです。


■会議に活かすためのファシリテーションのコツ


会議を始めるとき、まず会議のオーナーは頭の中である計算をします。それは、「一人当たりの発言時間の上限」です。 そもそもファシリテーションとは？なんですが、促進する・物事がうまくいくようにかじ取りをすると言った意味合いで良いでしょう。


しかし、一人あたりの発言時間、まったくそんな事考えた事もありませんでした。しかし、会議の全体の長さが決まっている場合は、時間をそれぞれの人に分配する必要があります。ストップウォッチで計ったりする必要はないのでしょうが、ざっくりとした目安程度は決めておいた方がいいでしょう。


　例えば、60分のミーティングに自分も含めて5人出ていたとすれば、単純計算で一人頭12分の割り当てになります。


とはいえ、会議のオーナーのあなたはアジェンダを説明したり、最後に会議そのもののまとめの発言をしたりしなくてはならないので、取り分はやや多めに設定しなければならないでしょう。


余裕をもってオーナーのあなたは20分、あとの4人に10分ずつ割り当てる…こんな感じですかね。


参加者の持ち時間を意識しつつ、会議の進行をファシリテートしていきます。 よくあるのが、話の長い人が時間をどんどん消費していくパターンです。実は、ここが会議オーナーのあなたの腕の見せ所です。


いきなり遮ったりするとさらに時間がかかってしまうこともあるので、思考をまとめてもらうための手助けをしたり、場合によっては「時間が限られているから、最後に時間が余ったら話して」とか「残りの部分はメールで情報共有してくれるかな？」といった代替案を提示するのはどうでしょう。


・・・もしあなたよりも目上の人がやたら話している場合ではどうでしょう？アプローチは同じ感じで


「とても有用な情報なので、慌てて今インプットいただくより、次回のアジェンダに入れる候補にさせてください」とか、そんな言い方でうまくまとめましょう。普段使わない「アジェンダ」 とか入れなくてもいいでしす。


発言が少なめの人には、なるべく質問を投げかけて多めに声を出してもらうようにしましょう。それも、うなずくだけで済む質問や、「はい・いいえ」で終わる質問ではもったいないと思います。その人の脳内の情報を引き出すような質問が必要です。


特に、遠慮している若手には「ついこの前まで学生だったあなたの視点からこれはどう見える？」なんて聞き方をしてあげれば、本人はずいぶんと答えやすくなるのではないでしょうか？そして「若い人の視点」という新たな要素が会議に加わり、議論の活性化を促すスパイスになってくれるかもしれませんね。



■会議は終えてからの行動次第。 行動につなげるトドメの一言

会議が終わった後に、「誰が何をするのか」を決めておくのも重要です。


何かプランを立てる会議だったのであれば、「誰」と「いつ」を明確にして「どのように進捗をはかるか」まで決めてしまえば完璧です。あなたの配下にいるメンバーに対しては、

「このイベントの企画書の責任者は古川さんね。来週のこの時間にみんなでチェックをしよう。プラン用のテンプレートがあるから、それが全部埋められていれば完成ってことで。わからなければいつでもメールしてくれるかな」


なんていうパターンが考えられます。


自分よりも上の人に対しては、

「こちらは進藤さんにお願いできますでしょうか？今月最終週にある役員会議の前までに、先方の藤沢常務と会話の機会を持っていただき、その感触を教えてください。私の方からヒアリングをさせていただきますので」

こんな感じでしょうか。なんか、っぽくなってきましたね。


情報共有が目的で、特にアクションはないという会議の場合でも、何かしらのアクションを促すことができます。

「じゃ、皆さんこのサービスの概要を知ったということで、来季に向けてもっとよくするためにはどうすればいいか、それぞれ考えておいてください。今期末の全体会議の前に、アイディアを持ち寄る会議を開くので、その時までに新しいプランができた人は企画書にしてくれると素晴らしいです」

と、緩やかな期限設定や、少しふわっとしたアクションアイテムを渡しておくことで、共有された情報を脳内に定着させるための手助けをしてあげることができます。


せっかく何かを伝えたのであれば、そのあとに行動してもらうことが大事です。何かしらのアクションをとれるように、会議の締めくくりを演出することが「いい会議」の秘訣です。


寸分狂いもなくベクトルの合った仲間同士であれば、会議を開く必要もないのでしょうが、様々な考えを持った知恵の結集が会議であると考えて、業績アップにつながる有益な会議運営を目指していきたいものです。


ダメダメ会議の4つの特徴とは？