課長の資格「ビジネスマネジャー検定」その学習ブログ

来年度の戦略策定の時期ですねぇ。。。。今期は「マニュアル化」を掲げて、現状の仕事の整理を行ってきました。


しかし、まだまだ完了していない部分が多く、来期も「継続・維持」として掲げる予定です。そんな中、ある本をご紹介してみます。


前談として、あなたの部署にマニュアルはありますか？


自社もそうですが、業務内容をマニュアル化（文書化）することを進めておられる企業様も多いと思います。私自身、マニュアルを作成するはあまり得意ではないのですが、役柄的に、庫内作業、事務作業など数多く作成に携わってきました。


今回は、マニュアル化におけるメリットとデメリットを整理して、気を付けなければならない点を含めて考えていきます。


◆マニュアル化のメリット

まず、マニュアル化のメリットですが、これは皆さんが日ごろ実感されているところだと思いますので、簡単にまとめますね。


最初に、業務を引き継ぐときや新たに習得するときに説明がし易く、効率的に進められることが挙げられます。教科書的な位置づけです。


次に、マニュアルを基に仕事をすることで、品質・成果の平準化が期待できます。物流業や製造業では作業手順を整え現場作業の平準化をすることで、品質を安定させています。


事務作業でも、誰がやっても同様の成果を期待できます。ISOでも手順書が求められますよね。


３つめに、マニュアルを作ることがその業務の深い理解に繋がり、エキスパートになれる近道であることです。他にも、共通言語ができコミュニケーションが取りやすい等と言ったメリットもあると考えられます。


◆マニュアル化のデメリット

さて、ではデメリットについて考えてみます。


まず、よくあるデメリットとして、マニュアル化作業そのものに時間がかかってしまうことが挙げられます。見落としがちですが、マニュアル通りにやっているかのチェックや、内容の更新など、管理業務が発生するので実は更に工数がかかっています。


また、マニュアル化された仕事をやっていると「主体的に考えなくなってしまう」ことが発生します。マニュアルで新人教育をすると効率的ですが、マニュアルが無いと仕事ができない状態に陥る恐れもあります。


ファストフードやコンビニなどマニュアル通りが基本の職場でも、臨機応変な対応が求められる場面もありますよね。


◆マニュアルについて考える

大きな問題なのはマニュアルを作ることそのものが目的になってしまうこと、だと考えます。


最初は効率的だと考えられた手順をマニュアルに落とし込んでいても、そのやり方に固執してしまうことで、改めて全体に見たときに非効率な手順になっているケースがあります。この、「目的が変わってしまった」ことは、意外と気づかないかもしれません。


という事で、最後に今回マニュアル化について考えるきっかけになった、一冊の本をご紹介します。


一時期ネット上でも話題になった、CIAの前身である米国戦略諜報局が作成した「サボタージュマニュアル」（北大路書房）。手に取られたことがある方も居られるのではないでしょうか？

サボタージュ・マニュアル:諜報活動が照らす組織経営の本質

この本では、敵組織を「ダメ」にするために工作員がするべき行動がリストアップされています。


薄い本なので、詳細は是非読んでみて頂きたいのですが、管理職の工作員がすべき行動の一番目に「文面による指示」が挙げられており、文書化された指示内容を重要視し過ぎると、その組織の効率の停滞を招いてしまう、と書かれています。


この工作員の手順もマニュアル化されていることを考えると、決してマニュアル化を否定している訳ではないのですが、
お手元のマニュアルの存在意義を見直すきっかけになるかもしれません。


どうですか？めちゃめちゃ面白そうですよね。面白いです。


お手元のマニュアルが、その維持にかかる手間（コスト）と価値のバランスは取れているかどうか？一度見直してみては如何でしょうか。