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エクセルでコメントを印刷する方法

2015年10月28日

pic0075.jpg

エクセルのコメント印刷


こんにちは、ハニービーンです。
たまにしか使わない機能の操作はすぐに忘れてしまうものですね。エクセルのコメント印刷もそのうちの一つかもしれません。



この季節になるとエクセルに関する質問をよく受けるのですが、コメント印刷も今頃が多いと感じます。

提出書類の増える年末に向けて、書類の作成方法の手引きを作成する機会が増えるのでしょうか。

複数シートの選択


説明用に「テスト用.xlsx」というファイルを使って説明します。このファイルは3枚のシートが入っていて、すべてのシートにコメントがあります。
img75_01.jpg

シート全てを、コメントごと印刷したい場合はどうしたらよいでしょうか。

「印刷」から「ブック全体を印刷」としても、通常の設定ではコメントは印刷されません。
img75_02.jpg

必要な2つの設定


全てのコメントを印刷するには2つの設定が必要です。
・コメントの表示設定
・コメントの印刷設定

コメントの表示設定

コメントは、マウスをかざした時だけ表示される設定と、常に表示される設定があります。

このように、マウスをかざさないと表示されないコメントは、印刷されません。
img75_03.jpg
印刷する場合は、常に表示されるようにしておきます。

設定は、「校閲」タブの「すべてのコメントを表示」で行います。
img75_04.jpg

これですべてのコメントが常に表示される設定になります。

コメントの印刷設定

コメントを常に表示する設定にしても、これだけではまだ印刷されません。

次にコメントの印刷設定を行いますが、そのときに大切な操作があります。

シート見出しを右クリックして、「すべてのシートを選択」をクリックします。
img75_05.jpg

これにより、3枚ともシートが選択状態になります。
img75_06.jpg

印刷設定はシート単位で行われるので、全シートを選択しておかないと、すべてのシートで同じ作業をすることになってしまいます。

この状態で、「ページレイアウト」タブの「印刷タイトル」を選択します。
img75_07.jpg

そして、「コメント」を「画面表示イメージ」にします。
img75_08.jpg

下にある「印刷プレビュー」クリックしてみると、コメントが印刷されることが確認できます。
img75_09.jpg

念のため2枚目と3枚目のプレビューも見てみましょう。
img75_10.jpg
img75_11.jpg

大丈夫なようですね。これで3枚のシート全てをコメント入りで印刷できます。




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posted by ハニービーン at 21:26 | 備忘録
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