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事務で一番重要なスキルは何でしょうか。

商業高校に通い、事務員を目指しているみなさんは、どう思うでしょうか。

エクセルが使える、帳簿を作成できる、タイピングが速い、計算が速い、などなど思いつくと思います。


これらも重要ですが、私が実際に事務をしていて一番重要だと実感するのは、「コミュニケーション能力」です。

どんな職業であっても求められると思いますが、特に事務員はコミュニケーションがある程度とれないと仕事ができません。

重要かつ最低限のスキルと言えるでしょう。

かといって、コミュニケーション能力が高くないといけない、というわけでもありません。

仕事が円滑に進めばそれでよいのです。


では、どうすればコミュニケーション能力がある人だと、職場の人から見られるでしょうか。

報告、連絡、相談も重要ですが、それ以外に個人的に重要だと思う３点をお伝えしたいと思います。


何か指示されたら、必ずメモを取りましょう。

事務員は言われたことの100%ができないと評価が下がります。

メモを取らないと、忘れてしまいます。例えば、何か言われた後、すぐに電話がかかってくる、なんてことはよくあります。電話を切った時には、その前に何を言われたかは、忘れてしまっているでしょう。
また、その時は覚えていても、何週間か経つと誰だって忘れてしまうものです。

「仕事ノート」を作りましょう。

そして、言われたことを100%記録しましょう。


指示を受けて分からないことがあったら、躊躇せずに質問しましょう。

タイミングは、指示された直後が一番いいです。分からないことを放置すると、ますます聞きにくくなりますし、仕事の効率が下がってしまいます。

「聞くは一時の恥 聞かぬは一生の恥」ということわざがありますが、その通りだと思います。特に新入社員の場合は、分からないことはあって当然です。

職場ごとでルールは異なります。ネットで検索しても分かりません。いらないプライドは捨てて、分からないことはすぐに聞きましょう。


仕事に慣れてきたら、もっと効率的で生産的な方法を見つけるかもしれません。

人数が少ない会社では、事務仕事がかなりアナログだったりします。より良い方法を提案するなら、向上心があるとみられます。仕事も楽しくなるでしょう。


では、職場の人とコミュニケーションをとり、仕事をスムーズに進めていきましょう！