初めてのアクセス。知ってますか・・・。

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これからこのクエリにもう少し仕事をしてもらいましょう。

もう一度デザインモードに戻りましょう。

単価の右に「合計金額: [数量]*[T_販売品一覧]![単価]」と記入してください。



この内容は新たに「合計金額」というフィールドを作成して、数量と単価を掛け算して

表示しなさいという数式です。

アクセスではテーブルで計算できないのですが、クエリを使用して計算します。

最初テーブルを作成した時に「T_販売履歴」は「単価」「合計金額」「消費税込」は

不要なのですがという記述をしたと思います。

テーブルでは計算できないので「合計金額」とか「消費税込」というフィールドは

不要になります。

また「単価」も「T_販売品一覧」からリレーションシップで持ってくる予定だったので不要となります。

上の数式で[T_販売品一覧]![単価]としているのは、単に「単価」とした場合、

アクセスは「T_販売履歴」の「単価」なのか、「T_販売品一覧」の「単価」なのか見分けられないため

エラーが出ます。そのために[T_販売品一覧]![単価]として[T_販売品一覧]の単価ですと明記しています。

ややこしいので、一旦このクエリを終了して、「T_販売履歴」に戻って

「単価」・「合計金額」・「消費税込」のフィールドを削除しましょう。

下記のように「単価」のフィールドを選択してリボンの「削除」又は右クリックの「フィールドの削除」で

「単価」「合計金額」「消費税込」を削除してください。



再度「Q_販売履歴」をデザインモードで開くと、「T_販売履歴」の中から「単価」「合計金額」

「消費税込」がなくなっていますね。これで下の数式も単純に［数量］×［単価］に修正してください。



それからその右に「消費税込」のフィールドも追加しましょう。



消費税込: [合計金額]*1.08で入力すると消費税込になります。

それから説明が後になりましたが「:」の前に書いているところがフィールド名になります。

数字は[　]で囲む必要はありません。

最初に[T_販売品一覧]![単価]と書いたようにテーブルとフィールドの間には「!」を入れてください。

それから「消費税込」のフィールドのプロパティを設定してください。

カーソルを「消費税込」にして右側に「プロパティシート」というところの「書式」で「通貨」を選択してください。

「プロパティシート」が表示されてない場合はリボン上に「プロパティシート」というボタンがあるので

そこを押してください。



デザインモードから通常表示に戻します。下記のように「消費税込」フィールドも

「消費税込の状態で表示されましたか。



このようにクエリで計算することを念頭に入れてテーブルのフィールドを考える必要があります。

最初に書いた「テーブルの設計」ということはこういうことです。

出来るだけテーブルの内容はシンプルにしてリレーションシップで接続してクエリで

加工していくという手順が基本的な考え方です。







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それからこのクエリの表示を並べ替えてみましょう。

デザインモードで下の項目の「ID」の「並べ替え」というところをクリックして

「昇順」にしてみましょう。それで通常表示にしてください。



下のように「ID」順に並び変わりましたね。「日付」で設定すると日付順に並びます。

これは複数設定することも可能です。

ただし左側のフィールドが優先順位が高いです。

今回は複数設定できるような項目が無いのでまたの機会で。

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今回はクエリにいちいち条件を記入して抽出するのは面倒ですし実際的ではないので、

フォームに抽出条件を記載できるようにしてみましょう。

「F_販売履歴」を開きます。



「単価」「合計金額」「消費税込」の部分が「#Name?」という表示になっています。

ここは前回「T_販売履歴」で「単価」「合計金額」「消費税込」を削除したので

このような表示になっています。

とりあえず、この「F_販売履歴」をデザインモードで開き「単価」「合計金額」

「消費税込」のテキストボックスを削除してください。

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コマンドボックスとテキストボックスを追加します。

とりあえずデザインモードにして、コマンドボタンとテキストボックスを追加しましょう。

このテキストボックスに相手先を記入してコマンドボタンを押すとその条件で

抽出するという形にしてみましょう。

下記のようにコマンドボタンとテキストボックスを追加します。

その時このテキストボックスの番号（名称）を控えておいてください。

プロパティシートに記載されています。

この場合は「テキスト44」です。



そこで再度「Q_販売履歴」をデザインモードで開きます。

「テキスト４４」と記載されているラベルの内容を「相手先」に変更しましょう。

ラベル上でダブルクリックすると入力できるようになります。

下記のようになりました。



まず動作の考え方ですが、エクセル等の考え方で行くと、コマンドボタン４３へ

記載する内容として、テキストボックス４４に入力された相手先を抽出して、

一覧にするというような内容の命令文になると思うのですが、アクセスではちょっと違います。

コマンド４３ボタンの役割は「Q_販売履歴」を開くだけです。

抽出は「Q_販売履歴」で行います。その前にこの「Q_販売履歴」の名前を変更しておきましょう。

何故変更するかは後で説明します。

とりあえず「Q_販売履歴相手先」にします。

左側のオブジェクトの種類にある「Q_販売履歴」を右クリックして「名前の変更」を選択して

名前を変更します。

まず「Q_販売履歴相手先」をデザインモードで開いてください。

そして下の欄の相手先の抽出欄に[Forms]![F_販売履歴]![テキスト44]と入力してください。

これは抽出の条件として販売履歴フォームのテキスト４４を参照せよという意味です。

記入が終わりましたらデザインモードを終了して通常表示にしてください。



通常はこのまま通常表示になるはずですが、たまに下記のように「パラメーターの入力」という

ボックスが表示される場合があります。

なぜこのような表示が出てくるのか。

現在「Q_販売履歴相手先」は抽出条件を設定しました。

（販売履歴フォームのテキスト４４を参照）ここに現時点何も記載されていなので、

本来ここに記載すべき内容を「パラメーターの入力」というボックスに入力せよと

アクセスが指示しているわけです。



とりあえず現時点はこのまま「ＯＫ」します。



当然何も抽出されないので上記のように空欄になります。

とりあえず「Q_販売履歴相手先」に関してはこれで終了して結構です。

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次に「F_販売履歴」をデザインモードで開いてください。

コマンドボタン４３に命令を入れましょう。

コマンドボタン４３を選択してプロパティシートの「クリック時」というところ

（…）というところ（赤矢印）をクリックすると「ビルダーの選択」が出て来ますので、

「マクロビルダー」を選択してください。



マクロツールが表示されるので「クエリを開く」を選択してください。



下記の表示になりますので「クエリ名」で「Q_販売履歴相手先」を選択してください。



「ビュー」で今回は「データーシートビュー」を選択しましょう。



そしてリボンの「閉じる」で閉じてください。

「F_販売履歴」を開いて「相手先」にとりあえず「アイル」と入力して

「コマンド４３」ボタンを押してください。



下記のように「Q_販売履歴相手先」が開き、相手先が「アイル」だけ抽出されました。

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同じように「担当者」別とか「販売品」別とかも抽出することが出来ます。

ただしクエリは別にしてください。担当者で抽出する場合は専用のクエリを作ってください。

前に「Q_販売履歴」を「Q_販売履歴相手先」に変更したのはそのためです。

一応「担当者」別と「販売品」別を作ってみましょう。

同じようなクエリを作成する場合は、元になるクエリを右クリックして「コピー」して

そのあたりに貼り付けしてください。



貼り付けようとすると「クエリ名」を聞いてきますのでここで名前を修正してください。

とりあえず「Q_販売履歴担当者」と「Q_販売履歴販売品」の２つを作ります。



ここで一つ忘れていたことに気づきました。担当者一覧で抽出したいのですが、

元の「Q_販売履歴」に担当者情報を入れるのを忘れています。

とりあえず「Q_販売履歴担当者」に追加しましょう。

デザインモードで開いて頂き「T_相手先一覧」テーブルを追加します。



そして「T_販売履歴」の「相手先」にマウスを合わせて左クリックしたまま「T_相手先一覧」の「会社名」までドラッグします。



上記のように線で結ばれましたね。リレーションシップで関連付けされました。

このリレーションシップの内容を詳細に決めたい場合は線の上で右クリックします。

すると下記のような画面になります。



「削除」というところをクリックすると接続が削除されます。

今回は「結合プロパティ」を選択してください。



下の１~３に色々なことが書かれていますがじっくり読めば意味が分かります。

また実際に２とか３をＯＮして表示してみれば、よりわかりやすくなります。

とりあえず今はこのまま「ＯＫ」です。



それから「弊社担当」をクエリに表示するためにフィールドに追加する必要があります。

「担当者名」をクリックしたまま下の「商品名」のところにドラッグしてください。

「弊社担当」が追加されましたね。

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相手先の抽出条件は削除してください。それから抽出条件を書く際、

枠内に「Ｆ」と書いた段階で選択肢が表示されます。この場合は「Forms」ですね。

ダブルクリックしてください。

それから「!」を入れると次の候補が出て来ます。

今回は「F_販売履歴」ですね。ダブルクリックしてください。



次はテキストボックスの番号を選択します。

この場合は「テキスト４７」です。



このように入力支援が充実しているので非常に楽に作業が出来ます。

同じように「Q_販売履歴販売品」にも抽出条件を設定してください。

また「F_販売履歴」のコマンドボタンのクエリを開くもそれぞれのクエリを選択してください。

下記のようになりそれぞれ動作しましたか。

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コンボボックスの使用方法

ここで「相手先」「担当者」「販売品」に関していちいち手入力していたら大変ですね。

コンボボックスにしてリストから選択できれば楽になりますね。

次はコンボボックスの作り方です。

F_販売履歴をデザインモードで開いて、相手先のテキストボックスを右クリックします。

下のようなメニューが開くので「コントロールの種類の変更」で「コンボボックス」を選択してください。



プロパティシートで「データ」タブから「値集合ソース」の…をクリックしてください。



下のようにクエリを作成するような画面になりましたね。

ここで「T_相手先一覧」をダブルクリックするか選択して「追加」を押してください。

画面に「T_相手先一覧」が表示されますね。

テーブルの表示は閉じてください。



ここで会社名をダブルクリックしてください。

下の欄に会社名というフィールドが追加されました。



そして左上の実行を押してください。

下のような相手先一覧のリストが出来ました。

これがそのままコンボボックスになります。



上記画面を右上の×ボタンで終了させようとすると「保存」を聞いてきますので

「保存」して終了してください。


「F_販売履歴」に戻り先ほどの「値集合ソース」欄に「SELECT　T_相手先一覧」

という記述が見えます。

詳細は「SELECT T_相手先一覧.会社名 FROM T_相手先一覧;」と記述されています。



デザインモードを終了して通常表示にします。

相手先のテキストボックスの▽を押すと下記のように会社名一覧がリストとして表示されます。



ただ横幅が狭いですね。もう少し幅を広げたいところです。

プロパティシートの「書式」タブの「リスト幅」というところが「自動」になっていますね。

ここを３．５くらいにしてみましょうか。



「F_販売履歴」を通常表示にして先ほどの相手先のコンボボックスを開くと

下記のように横幅が広がっていますね。



リストは複数列の選択が出来き、各々の幅を変更できます。

また今回は、現状のテーブルを使用しましたが、コンボボックス専用でテーブルを作成して、

それを利用することも可能です。


「担当者」「販売品」にもコンボボックスを設定してみましょう。

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フォームから期間で抽出する方法

今度は期間を設定してその期間の売上一覧を表示してみましょう。

とりあえず「Q_販売履歴期間」というのを作ってください。

それからフォームにテキストボックスを２つ追加します。



赤枠内を追加しました。

テキストボックスを追加してそのラベルを真上に持ってくるのはちょっとした

手間が必要です。

工夫して設置してください。

それから間に「〜」を入れてみました。

これは単にラベルを挿入しただけです。

それからテキストボックスはプロパティシートで書式を「日付」にしてください。


通常表示にすると下記のようになります。

それから追加したテキストボックスの名称を覚えておいてくださいね。

ここでは「いつから」がテキスト５２で「いつまで」がテキスト５４でした。



それからこのクエリを表示するためにコマンドボタンも追加してください。


「Q_販売履歴期間」をデザインモードで開いてください。



販売日の抽出条件に「Between [Forms]![F_販売履歴]![テキスト52]

And [Forms]![F_販売履歴]![テキスト54]」と記述してください。

「Between　And」は以前やりましたね。

これでテキスト５２に入力した日にちからテキスト５４に入力した日付まで抽出します。


一度フォームに戻って適当な日付を入れて「期間」ボタンを押してみましょう。

仮に2016/1/1から2016/10/30と入力して「期間」ボタンを押してみます。



下記のように指定された期間で抽出されました。

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レポートの作成

最初にアクセスは「テーブル」「フォーム」「クエリ」「レポート」の４つを

知っておく必要があるという話をしたと思います。

レポートの作成について

現在期間で抽出しているのでそれをそのままレポートにしてみましょう。

リボンの作成タブからレポートを押してください。



下図のようなものが出来ましたね。これがレポートです。



ちょっとこのままでは使いづらいので少々加工をします。



まず「ID」は不要と思うので選択した状態（枠がオレンジになっている状態）で

右クリックから「列の削除」を選択して削除します。



相手先・弊社担当・商品名・数量・単価・合計金額・消費税込の横幅は

若干余裕があると思うので各項目に関しては横幅を狭くします。

オレンジ枠の右側にマウスを当ててマウスの形が変わればドラッグして狭めてください。



上のように幅を狭くして灰色の点線枠内に入ってきました。

赤矢印で示している灰色の点線ですがここがA4縦の右側になります。

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表示のところにマウスを合わせてもらえれば上のようなビューの

選択画面になるのですが、現在は「レイアウトビュー」という状態です。

一度「印刷プレビュー」にしてみましょう。



「印刷プレビュー」が表示されました。

このまま印刷ボタンを押すとこの画面が印刷されます。

右側にある「印刷プレビューを閉じる」を押すと前の画面に戻ります。


複数ページがある場合は、２ページ・その他のページを選択する。



実は２ページ選択すると上記のように２ページなっています。

一旦「印刷プレビューを閉じる」を押して前の画面に戻ってください。



赤矢印の部分がA4枠をはみ出していますね。ここが２ページ目になっています。

ここを消す方法ですが、



デザインビューにすると上のような画面になります。

右端が長くなっていますね。

ここをドラッグして左に詰めてください。



しかし「ページフッター」の部分で止まってしまい、これ以上狭くできません。

そこでこのオレンジの部分を左に移動します。



上のようにギリギリまで狭く出来ましたら「レイアウトビュー」に戻ってください。


A4枠内に収まりましたね。