コペブログ

あらたなシステムを開発する場面にこんなケースがあるだろう。現在使用しているシステムを一から見直して、新たなシステムへ移行するために現システムから新システムに移った際に叶えて欲しい要望・改善点の一覧を出してほしい！なんてオーダーがおりてくることがあるでしょう。

主自身がちょうどその状況にあるので、せっかくだったら記事にまとめてみようと、ここまでの流れを整理することもかねてアウトプットしてみました！もっとこうした方がはやいよ〜とかあるかもしれませんが、主が取り組んだ流れを見ていきましょう！

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こちらは基本中の基本です！主は今のシステムを使用して数年になるのであらかたの仕様は熟知している状態です。それでも要望を捻出するには長い月日を要します。いきなり100個ほどの仕様変更を想定するのは難しいものです。要望や希望を捻出するためにも普段から細かく情報を収集しておく必要があります。

そのために、前準備として要望を提出する2か月ほど前から情報収集を開始しました！週に1度でいいので部署のシステムを扱っている者にヒアリングを行い、3〜5個程度の情報を収集します。それで8週として24〜40個程度の情報が集まります。しかし、集めても重複しているもしくは類似していることがあるのため、だいたいこれの半分程度になります。

もっと早くから始めてもよいでしょうが、あまり手前過ぎると資料を作成する際に疲れてしまい、思った成果にならないため、これくらいの期間と情報量で良いと思います。この集めた情報はまだ整理しません。生データとしてメモ帳などに保管するか、誰かにメールを送信して履歴として残しておきましょう。履歴とする場合は取得できるようにキーワードの設定も忘れずに！


エンドユーザーから情報収集が完了したら次は自分を見つめなおす番です。これはいつ始めてもかまいませんが、ある程度情報が溜まった状態からスタートしましょう。これには理由があります。熟知しているために基本的な内容を見落としてしまうことがあるため、経験の浅い者の情報も拾うことで新システムになったときの使いやすさに繋がります。

最終的なゴールとして、大多数の人に使えるツールでなければ新たな物に仕上げる意味がないので注意しましょう！

そんな情報を踏まえた上で自分が思う、今のシステムに対する不満や改善点、どうすれば作業効率が上がるのかを考えた上で白い紙に短文で脳内の情報をすべて出してしまいます。そうです、この時点でもまだ資料にまとめるのではありません。できうる限りアウトプットしましょう！

そうすることでキーワードから不満点や改善点が見えてくるので、その内容を整理してまたまたメモ帳か履歴に残してしまいましょう！

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ここまで来たらやっと資料作りに取り掛かります！この資料の中で絶対必要なものは下記の4点です！
■大枠となるジャンル
いきなり一覧にしてリストを作るのではなく、入力・出力・顧客管理・その他などのカテゴリを作って整理するようにしましょう。一覧にしてしまうと実際に設計やコーディングを開始したときに収集がつかなくなり整理が追いつかない状態になってしまうのでカテゴリに分けて管理することは重要なのです！

■情報整理用のNo＆日付
こちらも細かいことですが大切です。ナンバリングすることで、どの要望がクリアしたのかを管理することができるし、情報交換もしやすいのです。また、日付に関してもいつ発生した要望なのかを時系列で管理しないといつまでも対応がされていないなどでおざなりになりそのままマスターアップまで行ってしまうケースもあるので大切です。

■要望の詳細と改善策
こちらはどうなってほしいのか、ではどうすればよいと考えるのかを端的にでもいいので整理しましょう。やってほしいだけでの一方通行では開発サイドからすると意図をくみ取れずに出来上がりで違和感のあるものに仕上がってしまうので入口と出口はどんな文章でもよいので必ず書くようにしましょう。それを見た上でプロがヒアリングを行い、そのシステムに対する重要性を理解してくれるキーとなるのです！

■重要度
こちらはランク付けになります。その業務がどれほどの重要性があるものなのか、優先的に行うべきはどれなのかの指標となります。ただし、S〜Dなどのランク付けは避けた方がよいでしょう。システム面でSなどの記号は不具合に対する重要度して使われているケースが多いので、「超高・高・中」などの日本語や英語で記載するのがお互いの為であります。

上記を意識しながら作成して、番号や重要度などは気にせず思いついた情報や今でのヒアリング内容を再度整理しながら、要望のリストとして作成していきましょう。ここまでで3割程度出来上がると思います。


前の処理である程度リストが出来上がった状態になったら、次に行うのは実際にシステムを運用しながら問題点を探っていくことです。頭の中だけでまとめた内容ではよほどの熟練者か天才でない限り難しいですから、実際使っている中で情報を収集してリストをさらに更新していきます。これには1日〜2日程度かけて行うのがよいでしょう。そうすることで5割程度かカテゴリによっては8割程度までリストを仕上げることが可能となります！


この時点のリストをチェックすることで、「こんなことも要望にしていいのか」「この場合ならこうしてほしい」など、イメージが沸くことによってさらに情報を引っ張り出すことが可能となります。期日にゆとりを持った上でその情報を一か所に集めて、リストの仕上げへと取り掛かります。

ここで注意するのは重複の要望を出してしまうことです。一見すると違った意見のように見えても先に書いていることを言い換えているだけのケースもありますので、その集めた情報とリストを照らし合わせて消込を掛けていき、残った純粋な要望のみを抽出して書き出すようにしましょう！この時点で全体的に8割程度持ち込めたらよい状態だと考えます。


主の場合はここまで来て初めて重要度を付けていきます。でないと何が重要で何が後でもよいのかの差を比べることができないためです。ジャンルごとに見ていって、その中での最重要の要望に対して優先的に付けていき、均等な階層になるように要望のランク付けを行っていきましょう！

ここでの注意としてはどれもこれも重要だからと一番高い要望として処理することです。必ず業務への貢献度や時間の短縮など実業務を数値化した上で優先度を決めていくようにしましょう。なので一番重要とするものは2〜3個程度でそこから倍々に増えていくようなイメージで階層を作っていきましょう！

これが主が今回行った要望資料一覧を作った際の流れになります！みなさんお仕事頑張ってね〜( ´Д｀)ﾉ~ﾊﾞｲﾊﾞｲ

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