コペブログ

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ビジネスメールと友人のメール。どちらも同じ感覚の人がたまにいらっしゃいます。相手を知っている友人や家族のメールなら別にわざわざ名乗る必要はないでしょう。しかし、ビジネスでは必要です。なぜに名刺を交換するのかを理解しているのか疑問なほどに！突然「OKです！」なんてメールが来て誰なのかわかるのでしょう。

署名すらもなくただただ「OKです！」だけでは何がOKなのかもわかりません。5W1Hとまではいかないにしても誰から誰宛てにどのような要件なのかをせめて教えてくれないと困ります！しかし、現実問題としてそんなことお構いなしな方はいらっしゃるものです。このような流れになったのはSNSによるトーク形式のメールでのやり取りが主流になったことが原因でしょう！

自分が送信したい相手を選択するか、グループを作って全員に共有するために発信するのか、アイコンも名前も自然と出ますのでビジネスとはかけ離れた形式で送受信が可能な世界です！お手軽で便利だし、主も活用しているのでこれが悪いというわけではないですが、わざわざ取得しているアドレスならきっちりとする必要があるでしょう！

そのアドレスをデータベースで照合してどこのだれで、誰宛てなのかを調べる。この作業だけで1分相手の時間を奪うことになるのでシビアに考えないといけません。ビジネスにおいて大切だと思うのは時間です。早ければ早いほどよいし、時間を使わないで済むのであればどんどんと効率化を図るべきです。そんな中の小さな一つの出来事ですが、5W1Hと署名は大切にしないといけませんね！

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ビジネスの講座でよくこう言われました、「メールは3分以内に返しなさい！」。主は数年経ってそれを止めました。別にいいと思います。だってそれを従順に守っているとスケジュールが破たんしてしまうからです。メールをすぐに返せば、すぐにアクションしてくれると思われて、催促の電話がかかってきたりして、自分のペースで仕事ができなくなります。

LINEでも既読スルーなんて言葉が一時流行りましたね。それでスルーしないでもスルーできる方法なんてのも紹介されたりしてましたが、メールは楽です。相手に既読か未読か知られることはありません。だからこそ自分のペースを守るべきだと考えます。ビジネスの世界でスピードは非常に重要です。電話は3コール以内とか1コール以内とか、いろんなスピードを重視するルールがありますね。しかし、メールは自由度があります。内容を瞬時に読んで、判断すればよいのです。

メールをすぐに返すことはやめましたが、読むことは常にします。読んで不要であればすぐに既読にするし、返事だけでいいものはすぐに返事します。しかし、要対応といった具合にその場の判断でできないことは未読に戻して後から対応するのです。10秒〜3分ないし5分以内に返すというのは大事です。相手の立場になって考えれば「届いたかな？」「大丈夫かな？」なんて感情が芽生えているでしょう。それをすぐに対応して安心してもらうというのは地味ですが、積み重ねで大きな信頼に変わる行動ですから、迅速に対応するのは大切です。しっかりと内容を吟味して精査して、すぐにいけるもの、そうでないものを判別する力を身に付けましょう！

もう1点大切なのが、先ほども述べましたが未読に戻すことです。主自身、リアルに既読スルーしてしまいえらい目を見たことがあります。そうならないためにも読んでも処理しないものは無理に手を付けず、未読に戻すことが重要です。それでも足りなければToDoやスケジュールに放り込んでも良いでしょう。自分宛で対応が必要な内容ですぐに対応しないのであれば、読んだ瞬間に未読にするのもとっても大切です！

スピードを重視するのか安全を重視するのか、自分のタイプをしっかりと見極めて行動は選択しましょう！

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最近入社する子の多くがこのことを知らないという現実に驚きます。To、CC、BCCに関してです。ビジネスマンにとって非常に当たり前のことなのに多くの新人は知りません。聞いてみると怪訝な顔をして首をかしげるのです！このような内容を教えてくれる学校は少ないのでしょう！

あとは自分で疑問に思わない人材も増えたように感じます。きっと情報は自分の手元に来るもので調べなくても勝手にこうだと理解してサポートしてくれる環境が整ったことが原因だと考えています。だからToなどの意味を調べることなく使えてるから大丈夫という感じで知識は置いてけぼりになっているように感じています。



ちなみに、Toなどの意味は簡単に書くとこうなります。
■Toについて
こちらは送り先のアドレスを設定する場所となります。一人でも二人でも何人でも設定は可能で、あなたに送っているのですよ！という意味が含まれます。

■CCについて
こちらはToとは異なり、関係する人にも送りますよという意味になります。メインの人ではないですが、確認しておいてくださいという設定です。

■BCCについて
こちらはBにブラインドという意味が込められており、ToとCCの人に見られたくない人に送っていることを意味します。使わなさそうですが客先に送るだけでなく営業や他の社内の部署に送る場合なんかはこちらを使うことがあるのです。

しかし、この知識もだんだんと不要になるのだろうと感じてはいます。LINEなどのSNSが協力な情報交換ツールとなっていますから、メールアドレスを取得する必要がなく、SNS間でのやり取りも容易になりました。社内用のSNSを用意している企業も少なくないでしょう。そんな環境の変化はあるものの、まだ現役となるメールですからしっかりと基本を押さえて、うまく活用するべきだと思います！

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最近はメールってあまり使われなくなってきたみたいですね！LINEやFacebookのメッセンジャー、スマホ同士のショートメールなんかでやり取りが増えたからなのか仕事をしてる上でなんじゃこりゃ？といったメールがあるので、ちょっとそんなメールについて語りたいと思います( *´艸｀)

SNSが発達したけれどまだまだ現役のメール！特に会社員なんかは空気を吸うくらい当たり前だと思います。そんな大量に届くメールを日々さばくのは本当に苦労しますね！

勤務時間の中で累計して３０分くらいは何かしらのメール処理をしていると思います。主自身もチームのリーダーなので四方八方からくる自分のメールとは関係ないメールにも目を通して処理しているので自分で処理する分を見落とさないように神経をすり減らして生きております。

そんな煩わしいメールの山にちゃちゃを入れてくる厄介なメールの一例をあげたいと思います！




何もないというのは署名はもちろん、社名・名前・誰宛てなのかの情報が一切なく、SNSのように「おｋ！」的なメールのことです。わざわざデータベースにアドレスを照会して顧客情報を探して、誰宛てなのかを調べて、担当につなぐ。

この流れの中で時間にして５分くらい持っていかれる気分がして、損した気持ちになります。相手は５秒で終わるでしょうが、さばく側からすればなんじゃこりゃ？となってしまいます。

主自身もメールって何それおいしいの？からスタートして今でこそまともなメールを送れていると思いますが、何も知らない人からしたらそんなメールを送っても気にしないのは仕方ないと思います。

社名があって、名前があって、内容と締めがあり、署名で完結する。そんなメールを見るとこの基本の流れは大事なんだなっと考えさせられます。

まぁ、まどろっこしいルールを覚えずとも、せめて誰なのかくらい名乗ってほしいものです！


これも知識がなければなってしまうのは仕方ないことなのですが、メールの数値が増えることがいやな主としては個人的ですが辛いです。

例えば何か資料で使う画像データを送る場合、圧縮ファイルにして大容量の送受信サービスを利用して送ってくれれば大変助かりますが、１枚目〜。２枚目〜。・・・etcのパターンは辛いです。

いちいち一つひとつのメールを開きダウンロードして、指定のフォルダに保存する。まとめてすらない場合はこんなことはよくあります。協力してくれる気持ちはありがたいですが、ちゃんとした手順を踏んで相手の立場になって対応してほしいもんですね！


これはですね。迷惑メールフォルダにワープしてしまうメールです。最近はアンチウィルスに対して強力になったためか、この現象は結構発生します。

待てど暮せどメールがこないなぁ〜っと思い、クライアントに連絡すると「送ったでょ！」と怒られる。そいで検索してみると届いてる。フォルダを確認したら迷惑メール扱いに！

何を付けたらそうなるのかわかりませんが、普段チェックしないフォルダなのでよく見落としがちで、重要なメールが迷惑入りしていた場合は大変困ったものです！

なので最近は1日1回はそのフォルダをチェックするようにしましたが、とんだ落とし穴になるのは困りますね！

あと、迷惑メール状態のせいでメール自体が届かない、数日たってから届くなんてこともあるので、会社のセキュリティの強化や不要な署名を付けたりは控えるなど、対策をしてほしいものです！




これは逆に送信した時ですけど、エラーでメールが返ってくることもよくあります！

アドレスを変更していたり、聞き間違えたりしてどこかが抜けていたり、そもそもこちらのメールを迷惑指定していたり、なんてことでエラーがよくあります！あと、メインメールとサブメールへの転送で携帯端末のメールを設定している場合なんかも返ってくることが多いですね！

素人には理解できないエラーメッセージでよく呼ばれたりするから大変です！主自身もそんな詳しいわけじゃないので「たぶんいけんちゃいます〜」「諦めてFAXにした方がいいっすよ〜」なんてことをよく言いますｗ

アドレスを変えたらきちんと伝えて欲しいし、長いアドレスはビジネスでは設定しないで欲しいし、お願いですから迷惑な会社だと思わず受信してください！


ビジネスメールって色々面倒なルールも多いし、堅苦しいというか仰々しいというかカタカタ打つのも大変だと思います。

相手の気持ちになって対応できることが大切だと思いますし、ビジネスメールをできる人はビジネスマンになればかっこいいとも思えます。それだけでしっかりした人のように感じれたりするので、しっかりと勉強してある程度丁寧な対応を心がけて欲しいもんですね！

友達とのやり取りをしているわけじゃないのでマナーをもって仕事に取り組みましょう！

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