コペブログ

みなさんは残業なしで日々の仕事を終われているのでしょうか？なくて当たり前の残業ですが、どうしても産まれてしまうのも残業です。それなのに経費削減や対策で時短をしなさいと言われて、業務を後にまわしたり、次の日に少しはやく来て片付けたり、はたまた家に持ち帰って処理したり！生きるためにしているはずの仕事が、仕事をするために生きている状態になってしまうことがよくあります！

もちろん、残業代を目当てにお残りする人もいるのでプレイヤーとマネージャーでは考えや行動は異なることでしょう！でも、早く仕事を終えて、趣味を楽しんだり、友人や恋人、家族なんかと過ごす時間を大切にしたいと思う人も多いのではないでしょうか？

そんな時短を根本的に見直すにはどうすればいいのかというお話しを今回はしたいと思います。





まずは案外に無駄な仕事が多いことがございます。その無駄をいかにそぎ落とせるのかが大切で、これはローマは１日にしてならずというほどにすぐに効果が表れるものではありませんが、長いスパンで徐々効果を実感できます。

■管理ツールを見直す！
企業ごとにいろんな管理ツールを使用していると思います。そんなツールを組織全体、部署ごとに統一して一つのツールを使用して全員がその情報を共有できる状態にしましょう。

個別によくツールを使用して、たとえばエクセルで進捗管理を行っていたり、タスク管理だけでなく独自ツールを活用していろんな管理をしていたりと不安な人ほどこのような無駄な作業を積み重ねている人が多いです。

そんな人を見つけ出すためにも一元管理して、マネージャーが常に状況を把握できる環境を整えることで、なぜその人が残業が多いのか、どの人が今手の空いている状態なのかを見て、コントロールできる環境が整います。

その上で力量を見て仕事の割り振りを行うことで円滑に業務が流れていくのです。

■業務スピードをチェックする！
個々によって業務スピードは異なります。それを一律に合わすことは難しいでしょう。個人差というのは個性ですからスピードが遅い人や早い人がいて当然です。しかし、ペース配分を遅い人に合わすのはNGです！

いかにして早い人に遅い人が追いつけるかを考えサポートすることが大切なのです。何か他の人とは違う工程があったり、行動自体が遅かったり、何をすればよいのかを理解する速度が遅かったりしますのでタイプ別に指導を変えてあげる必要があります。

これはマネージャーベースのお話しですが、プレイヤーも努力を必要とします。参考にするのは一番早い人でなく、自分より少し業務が早い先輩を目標にすることが大事です。早い人に合わせた行動をしようとした場合に起こる問題がパニックです。早い人は情報の処理が早く、常に最適な行動を選択し続けて業務効率を上げている場合があり、あまり参考にならないことがあります。そんな情報をなんとか理解しようと行動してみても結果うまくいかず、逆に遅くなってしまうことになるため、参考にするのは少し先輩の仕事が慣れた人の動きを参考にするべきなのです。

電話の掛け方やお客様とのコミュニケーション、機械の扱い方などで参考になる点が必ずあります。真似できる範囲からスタートして基本を押さえた上に自分のスタイルが確立されるということを理解して行動するべきなのです。

■目標をもって行動する！
例えば学校のテストなんかは50分間集中して行いますよね。その中でペース配分を決定して、この設問は何分で完了させる。全部の問題を解くためにはこの時間配分で挑まないといけないなど、目標をもって行動すると思います。仕事でもこれは同じなのです。

仕事の例で考えると、営業職で先に予定が決まっていていつまでにクライアントのところまでいかないといけない。その間に30分のゆとりがあり、先の予定でアポが埋まっていない場合があります。そんな時に何も考えず手あたり次第に電話するとします。そうすると一つのクライアントとの電話が予想よりも長くなってしまい。2本程度しか掛けれないなんてことがあります。

これは最初の時点で目標を設定しておらず、なんとなく連絡してアポがとれればラッキー程度に考えた結果といえるでしょう。必ず目標を設定して30分の間で5本は連絡を行うと決めてから行動すれば一つのクライアントに掛ける時間は最大で6分にしないといけません。このように時間をひとつひとつ管理していくことでおのずと業務の質が向上していきます。

タイマーなどを活用したり、全員で行動を共にするなども効果的でしょう。一人ひとりで活動する仕事においてもそれぞれに目標を設定して状況を管理ツールで見えるようにすればそれぞれの行動をマネージャーが確認できるきっかけにもなります。




今回はまず社内の力で残業を減らしていく場合に焦点を当てて更新してみました。案外、これは本当に必要なのか？というお仕事があるものです。そんな仕事であればなぜ必要なのかを確認して、こうすればより早くなったり、そもそもにいらない仕事ではないのかと判断していきましょう。より勤務時間に関して厳しくなっていくなかで企業努力は必要不可欠です。

一人で無理なことでも力を合わせれば現実にできることはたくさんあります。そんな社内での努力をまずは行い少しずつ効果が表れるのを実感してもらえたら幸いです！