ちゃりじじいのチープな節約自転車通勤ライフ

　相変わらずの猛暑ですね。
　こう暑いとどうしてものどが渇くので宴会が多くなります。

　私の職場でも簡単な宴会を催すにあたり、未経験の若手に幹事をお願いしたのですがどうにもグダグダでした。
　昔、さんざん先輩から仕込まれた私たち50代にはちょっと信じられないくらいのレベルです。

　ということで幹事をやるにあたりここうやれば良いんじゃないかな？　ということを経験を元に書いてみました。

【日程選び】
　今回、若い人たちだけで候補日を1日だけ決めて「いかがでしょう？」と言ってきました。
　これだと肝心の主賓が出席できないなんてことになっちゃいます。

　日程によっては出席できる人、できない人がでて来るのは当然なので日程選びは大事です。
　当然ですが第一優先は主賓。
　次に大事なのが集まるメンバ内で一番偉い人。
　この、偉い人の基準は、役職だけでなく職場での発言権など実情にあわせて外せない人を選びます。
　この人の日程はまずおさえましょう。
　主賓の都合だけで日程を決めてしまうと他の大事な人が全員不参加なんて大変なことになってしまうので、まず３〜4日、候補日を選び、外せない人たちが参加できる日程を選ぶとスムーズに日程が決められます。

【場所選び】
　最近は半個室のように空間が仕切られているお店が多いので、歓迎会のように挨拶をしたりするときにはこういうお店を選ぶといいですね。
　人数は今回6人ですが、その後に急遽欠席になる人や逆に参加する人などどうしても増減は発生します。
　こんなときは、まず予約の際にキャンセルポリシー（変更はいつまで可能か？）を確認したうえで、少し多めの人数で予約しておくと余裕ができます。
　ただし、確定をし忘れると席の分だけ料金を取られてしまうので絶対確定の連絡は忘れないように。

【予算】
　最近は飲み放題込みのコースが多くなったので昔に比べて幹事は相当楽になりました。
　しかし、今回周知された予算は100円単位まで割った金額・・
　主賓からは会費をもらわないので割り算するとそうなるのでしょう。
　でも、できれば1000円単位で割って、端数は切り上げた方が支払うほうも幹事も楽だと思います。

　難しいのは参加、不参加がはっきりしない人がいるとき。
　こんな時は少し多めに徴収しておくしかないですね。

　上司が居る場合は、少し多めに払ってもらうのもありですね。（その上司によりますが・・）そして余ったら2次会や次回、またはほんの少しなら幹事が頂いてもいいのではないでしょうか。


【周知】
　幹事から金額、場所を書いたメールがきました。
　宛先を見ると主賓や欠席者にまで送っています。
　これはいけませんね。
　これでは主賓や欠席者に寄付をしろと言っているようなもの。
　主賓には金額を抜いたメールを送るのが礼儀ですね。
　そして欠席者には｢ご都合がつけば後からでもご参加ください。｣くらい添えれば完璧です。

　幹事は周りからいろいろクレームも言われますが、いちいち気にしていたら持ちません。
　「すんませーん！」くらいで軽く受け流すのが一番のコツかもしれません。

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