課長の資格「ビジネスマネジャー検定」その学習ブログ

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自社のチームウェアには「日報」を記入する欄があります。これは、その日の業務について簡潔に記入をして上司に回すものです。



以前は紙ベースでしたが、パソコンで入力して送信をする形になっています。この日報は基本は営業系の昨日となっていましたが、現在では業務系(事務職)なども全社員が記入をするようにしています。



初めは記入すること自体、面倒なところがあったのですが、今では全員が記入をしています。だから、パソコンが使えない・・・とか言っていた人だって文字を打つくらいはできるようになります。当たり前すぎるところかもしれませんが、この日報は別の狙いもあるんです。



下記の点は、お客様やビジネスパートナーとのコミュニケーションにおける基本として教えられているもの。日報記入も意識する事で劇的に変化してきます。



コミュニケーションは最初の３分勝負

1．「最初の3分」

　アポイントメントを取り面会した時は、最初の3分を特に大切にすること



2．「説明は1分」

　相手に説明する時は、1分程度にまとめること



3．「質問は10秒」

　相手に質問する場合は10秒程度に内容をまとめること




まず「最初の3分」というのは、例えば、30分のアポイントが取れたとしても、30分の時間が自分に与えられたわけではありません。　最初の3分をどう対応するか　によって、残り27分の密度は決まってしまいます。



最初の3分で相手に興味や期待を持ってもらう会話をする事ができれば、その後の会話で有用な情報や本音の話を聞くチャンスが生まれます。



しかし、この3分で相手の意識を向ける事が出来なければ、残り27分が形だけの対応となる可能性が大きいのです。加えてこの3分で、こちらの服装や態度、言葉遣いなどの印象を相手に判定されてしまう時間であるという事も忘れてはいけません。



次の「説明は1分」とは、相手が口を挟まず、こちらの説明を集中して聞いてくれる時間は　せいぜい1分程度　ということです。とりとめのない話をだらだらとし本題が明確にならない、または、複雑な内容で伝えたいことがよく分からないような説明は、相手も集中して聞いてはくれません。



最後に「質問は10秒」ですが、相手との会話の中で、理解できなかったことや確認すべきことについて質問をする場合は、その質問は10秒程度に要点をまとめることが大切です。



なぜなら質問が長い場合、質問された側も何について答えるべきなのかが明確になりません。相手が答えやすい「的確」な質問を投げかけることが、相手への配慮だといえます。



つまり、「簡単」で「明瞭」にまとめ、　「的確」に「本質」を捉えることは、一種の営業力でもあり、「説明は1分」・「質問は10秒」のスキルアップは、営業力強化であるともいえるのです。


先に書いた日報との関係性は、その効果が見えてくるものです。また、報告すべき事を頭の中でまとめながら書く（入力）練習ともなっています。



だらだらと長い分かりにくい文章を書いていた方も、だんだんと表現が上達し「簡単」で「明瞭」な日報へと変化していきました。この変化は、お客様への説明や上司への説明の時にも、結果として表れています。文章の上達に比例して、口頭での説明も上達しているのだと感じました。



これは自分ではなかなか評価できないものです。仮にこのような変化が表れてきた部下がいた時は、その成長をさりげなくほめる事も大事な事です。



当社での日報は、翌日の朝、社長が全員分目を通しています。二時間ほどかかっているそうです。その後、各自の日報をまとめて、重要点を色づけしたり、文字サイズを大きくしたり、社長自身がキュレーターとして情報を発信しています。



まれに入る社長からのコメントが次の日報記入時のモチベーションともなり、情報収集や共有すべき事例など、日報の質の向上につながっています。



イコール日々の業務の質向上という構造になっているのだと思います。さらなる業務改善が来期の目標の一つにも掲げられました。もっと会社を良くしていきたいと思います。

本日、全社会議が本社でありました。



各拠点のリーダーが一堂に集まり前月の実績報告と現状、そして次月の計画を発表する会議です。どこの企業でもやられているかと思いますが、気持ちが引き締まりますね。



うちの会社ではその会議で大体お菓子が出てきます。社長が出張で行った先のお菓子や頂き物などが各テーブルに配置されます。初めて参加した時は　食べたいけど・・・手をつけるタイミングが分からない　そんな感じでした。睡魔が襲ってきたとき手をつけます(笑)



今日の会議は午前中からスタートしまして、来季の戦略説明がありました。そこで、昨年末に行われた盛和塾の例会での講話内容を社長が話されました。



戦略策定は非常に重要なものでありますが、その前提として改めて意識するように！という事でとてもシンプルながらいい話でしたのでご紹介したいと思います。




これは、レジメも何もなく、講話内容を自分でメモしてきたものを出来るだけ簡単にまとめたものです。リーダーは目標を達成する事を常に考えていなければいけません。それをいかにして達成させるかというヒントを頂いた気がします。やるのはなかなか難しいですけどね。




リーダー自信が、部下とともに立てた高い目標を「必ず出来る」という信念と熱意を持つ事。目標達成に対して、決して疑いや恐れを持ってはなりません。リーダーの新年が、部下に広がり、目標必達に全員で向かっていく組織風土をつくっていく事。


後にも出てきますが、戦場で戦う為の戦略は部下も巻き込み練らなければなりません。そして、その目標はリーダー自信が「必ず達成できる」という強い信念を持っていなければ、チームとしての団結力も生み出す事ができません。






綿密に、何度も目標達成に向けた行動のシュミレーションを行う事。部下の日々の必死の努力の姿、目標を達成し、部下と笑顔で肩をたたき合っている姿が「見えてくるまで考え抜く」という事。


目標達成を必ず出来る！という信念には裏付けが必要です。ですから、信念として潜在意識に浸透するまでその戦略は考え抜かなければならないのです。「あーすればこうなる」「だったらこうして・・・」など、シュミレーションを幾度となく繰り返していくのです。すると、自分の描いた成功までの道のりと実際の活動と見分けがつかなくなります。こうなれば勝ちです。自分の描いた成功ストーリー通りに事が運んで行くのです。


ここまで考え抜く事が成功させられるリーダーの熱意だという事です。





リーダーは、集団に命を吹き込み、全員のベクトルを合わせて目標にまい進させる事が出来なければなりません。リーダーの持つ熱意やエネルギーを部下に注入する事。


自ら熱意をもって取り組まなければ部下も自発的には動きません。リーダーの熱意やエネルギーを集団に吹き込むためには相当のエネルギーを持ち合わせていなければなりません。


それは「会社を良くしたい」「みんなで成功を喜びたい」という利他の心から生まれてくるものです。稲盛さんはこのエネルギーの吹き込みを「励起(れいき)」と言います。


励起（れいき）とは量子物理学の言葉で、原子とか分子とかの世界の話になりますが、あるものの通常量のエネルギーに対して、外部からエネルギーを注ぎ、より高い通常量にする事です。リーダーの熱量がチームに与えるものは予想以上に大きいのです。





高い目標を実現するには、全メンバーが自ら進んで目標達成に情熱を持ち、創意工夫をする組織風土にしなければなりません。そのために目標の意義や価値を共有するとともに、情熱を持って説得し納得を得る必要があります。


戦略や目標の策定にチームのメンバーを参加させる事は身近でありますが、経営への参画意識を育てます。また、自らの出した目標となればおのずと責任感や情熱が生まれ、自発的行動となりついにはチーム全体での大きな力となります。





組織の採算は、良くも悪くもすべてリーダーの意思と行動、つまり
「生きざま」
が現れた結果です。「眼光紙背（がんこうしはい）」に、日々経営数字を読み取らなければいけません。


日々の採算を見ずに経営を進めることは、計器類を見ずに大海原で航海をつづけるようなものです。リーダーはその採算を常に意識し、「紙を見過ぎて裏が見えてしまうくらい」に集中して数字を見なければなりません。


「有意注意」とも言いますが、じっくり見る事で、普段気がつかない事にも気がつく事ができ、仮に間違った方向に向いてしまっていてもすぐに修正をする事が出来るのです。




リーダーは、自分自身の事を犠牲にしてでも、組織・部下の事を必死で考え、行動し続ける事が必要です。こういうリーダーの無私の姿勢こそが、「この人についていこう」「この人の為なら必死で頑張ろう」と部下に思わせるベースです。


古臭い、体育会系の考え方だ！との意見もあるかもしれませんが、少なくとも業務と向き合う姿勢としては最低限必要な事なんだと感じました。





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