初めてのアクセス。知ってますか・・・。

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AccessVBA


今まで使用していた「テスト」という名前のAccessアプリですが、

コピーして他の場所に貼りつけして「テストVBA」という名前に変更しました。

この「テストVBA」でマクロビルダーとか使用していたところをVBAに変更してみましょう。



最初は「メイン」フォームのボタン関係をVBAで動作するようにしてみましょう

最初に簡単な「終了」ボタンから始めましょう。



デザインモードにして、「終了」ボタンを選択して、プロパティシートの

「イベント」タブにしてください。

今は「埋め込みマクロ」になっていると思うので「イベントプロシージャ」にしてください。

「イベントプロシージャ」にして右の「…」ボタンを押してください。



上記のようにVBAを記述する画面が表示されます。

Private Sub コマンド4_Click()

End Sub

上記の記述が自動的に作成されます。この２行の間にプログラムを記述していきます。



今「docmd.」と記述したところで上記のような候補が表示されました。

Accessでは、基本的なコマンドはdocmd.で始まることが多いので覚えておきましょう。

とりあえずアプリケーションを終了するので「Quit」でいいと思います。

Private Sub コマンド4_Click()

DoCmd.Quit

End Sub

上記のように記述しました。

これで通常表示にして、動作確認してください。

無事にAccessが終了しましたか。




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各フォームを開く場合のコマンドです。

例として「相手先」ボタンに記述してみましょう



Private Sub コマンド0_Click()

DoCmd.OpenForm "F_相手先一覧"

End Sub

上記のように記述しました。


同じように「担当者」「販売品」「販売履歴」にも記述しましょう。



上記のような記述をおこないました。

その他のボタンもVBAに変更しましょう。



最終的に上記のような記述になりました。




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他のフォームに関してもVBAに変更しましょう。



上記は「相手先一覧」のフォームです。

ここにあるボタンをすべてVBAに変更しました。

ここは少し説明を入れましょう。

最初に「閉じる」ボタンです。

Private Sub コマンド45_Click()

DoCmd.Close acForm, "F_相手先一覧"

End Sub

基本的な構文は

DoCmd.Close [,ObjectType] [,CloseSeve]となります。

ObjectTypeとは「閉じる対象のオブジェクトを記述します。

具体例として

・acDataAccessPage・・・データアクセスページ

・acDefault・・・アクティブウィンドウ（規定値）

・acDiagram・・・ダイアグラム

・acForm・・・フォーム

・acFunction・・・関数

・acMacro・・・マクロ

・acModule・・・モジュール

・acQuery・・・クエリ

・acReport・・・レポート

・acTable・・・テーブル

上記のようになります。


CloseSeveとは保存するかどうかを指定します。

・acSaveNo・・・保存しません

・acSavePrompt・・・保存確認のダイアログを表示します（規定値）

・acSaveYes・・・自動的に保存します。


今回の記述である「DoCmd.Close acForm, "F_相手先一覧"」では

「F_相手先一覧」という名前のフォームを閉じます。

何か変更されている場合は、変更確認のダイアログが表示されます。


「次」ボタンですが下記の記述になります。

Private Sub コマンド77_Click()

On Error Resume Next

DoCmd.GoToRecord acDataForm, "F_相手先一覧", acNext

End Sub

最初の「On Error Resume Next」は最終レコードで「次」を押されると

エラーになるのでこの記述でエラーを回避します。

「前」ボタンでも同じことが言えます。

最初のレコードで「前」ボタンを押すとエラーになるのでそれを回避します。


基本的な構文は

DoCmd.GoToRecord [,DataObjectType] [,ObjectName] [,AcRecord] [,Offset]

上記のようになります。

DataObjectTypeとは対象となるオブジェクトを指定します。






具体例として

・acActiveDataObject・・・アクティブオブジェクト（規定値）

・acDataForm・・・フォーム

・acDataFunction・・・関数

・acDataQuery・・・クエリ

・acDataTable・・・テーブル


ObjectNameとは対象となるオブジェクトの名前を指定します。

AcRecordとは移動の種類を指定します。

・acNext・・・次のレコードへ

・acPrevious・・・前のレコードへ

・acFirst・・・先頭のレコードへ

・acLast・・・最後のレコードへ

・acGoto・・指定したレコードへ

・acNewRec・・・新規レコードへ


Offsetとは移動量を指定します。

今回の「DoCmd.GoToRecord acDataForm, "F_相手先一覧",

acNext」はF_相手先一覧のフォームで次のレコードを表示せよという命令になります。

基本的にしっかりクエリとかレポートを作成しておけば、

都度クエリを開いたり、レポートを開いたりするだけで済みます。

それだけならば「埋め込みマクロ」だけで十分だと思います。

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Accessで入場券

もう少し複雑なものを作ってみましょう。

以前、エクセルで入場券発券というプログラムを作ったことがあります。

これをアクセスで行い動作させてみましょう。

Excelで下記のような名簿があります。



下記のような入場券を作成して、「発券」ボタンを押すことにより

「申込日」に記載があり「発券日」に記載のない方の「名前」と

「年齢」が記入され、１シート６枚つづりなので、６人記入したら印刷し、

発券日欄に「発券日」を記載し、また次の６人を処理する。という作業を繰り返します。



名簿が無くなれば終了というプログラムをExcelVBAで作成しています。

これをすべてAccessで行ってみましょう。






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入場券発券

まずは新しくAccessを立ち上げて、新規データベースを作成し、

「入場券発券」という名前を付けました。

それからExcelの名簿をインポートします。



上記のようにインポートして「T_会員一覧」という名前を付けました。


次にクエリを作成しましょう。

クエリを作成する目的ですが、発券する方を抽出するために作成します。

発券するのはどういう方かというと「申込」された方で、

まだ「入場券」を発券していない方ですね。

そのような条件でクエリを作成します。



上記のように「ID」以外をすべて取り込み、

「申込日」に「Is Not Null」で記載している方。

発券日に「Is Null」で発見されていない方を抽出します。

上記の２つの条件で抽出条件はクリアされると思います。

このクエリにも名前を付けましょう。「Q_発券者」という名前を付けます。


次にこの「Q_発見者」を元にレポートを作成します。



上記のようになりました。




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ここからこのレポートを入場券に加工していきます。




上記はデザインモードです。ここから不要なところを削除して、

入場券らしく整えて行きましょう。

基本的に「詳細」以外は全て不要なので削除したいと思います。



上記のようになりました。



レイアウトの削除を実行してバラバラになるようにしてください。



上記のように「詳細」部分の幅を広げて、各項目を一旦下の方に移動します。

リボンのデザインから「四角形」を選択して、「詳細」内に四角を描きます。

これは入場券の大きさになります。

今までの経験からすると横にメモリがあると思いますが、

１９くらいでＡ４縦用紙の横幅位になると思います。



次は「ラベル」を選択して、先ほど描画した四角の中にラベルを設定し

「第１５回定期演奏会　入場券」と入力しました。

この文字を適当な大きさとフォントに調整します。



上記のように記載しました。少し入場券らしくなりましたか。

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入場券の作成



そしてこの「四角」の中に詳細項目を移動させたのが上記です。

この中から必要なものだけ配置すれば良いと思います。



今、ちょっとしたイラストを貼付けて、氏名のテキストボックスにラベルを

追加しようとしています。

このラベルは新規ラベルなので、どこにも関連付けができていません。

上記のようにラベルとコントロールを関連付けるを選択すると、関連付けができます。



一応上記のように配置して、完成としましょう。

これを通常表示にします。



なんとなく、入場券らしくなっていますね。

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次は入力フォームを作成します。



左の「T_会員一覧」を選択した状態でリボンの「作成」からフォームを選択しました。

後は適当に大きさ・配置を決めてください。



上記のような大きさと配置にしました。

このフォームをメインフォームと設定して、ここに色々ボタンを追加してみましょう。

メインフォームに設定するという事はこのAccessを開いたときに、

このフォームが表示されるように設定する必要があります。

以前やりましたが、覚えていますか。



Accessのオプションから「フォームの表示」で設定します。

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フォームの作成

必要と思われるボタンの種類として

・「次」「前」ボタン

・「新規入力」ボタン

・「アプリ終了」ボタン

・入場券の「発券」ボタン

・「検索」ボタンも付けましょう。

とりあえず最初の３つ「次」「前」「新規入力」「アプリ終了」ボタンは

簡単に作成できると思いますので作成してください。



コマンドボタンウィザートで上記のように作成しました。

次に「入場券の発券」ボタンです。

入場券の発券に関してどのような流れになるかというと、

「Q_発券者」のクエリを作成する際に『「申込」された方で、

まだ「入場券」を発券していない方』という条件で作成したはずです。

それから入場券のレポートも「Q_発券者」を元にしたレポートです。

ですから単純に「R_入場券」のレポートを開いて印刷すればＯＫですね。

このように「クエリ」「レポート」を作成する際は、どのような目的で作成するのか

明確に決めておく必要があります。

特にクエリは重要です。

目的の抽出ができるまでに２段階３段階のクエリを作成する場合もあります。

ただしAccessが楽なのは途中のクエリ等は無視して、

結果のレポートだけ開けば、結果が表示されます。

そのためなお一層「クエリ」の出来が重要になってきます。

上記の事を踏まえると「入場券の発券」ボタンの動作は

「R_入場券」のレポートを開く⇒「印刷する」という２段階の動作でＯＫのように思われます。

動作的にはこれでＯＫなのですが、システムとして考えた場合はもう少し

工夫が必要になります。

それは何かというと、「発券」した場合は「発券日」を記入していく必要があります。

これはどのようにすれば実現できるのか？


覚えていますか「更新クエリ」というのを・・・。

更新クエリを実行するとデータが更新されます。

発券されたデータに「発券日」を追記するような更新クエリを

作成すれば良いという事が分かります。

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更新クエリの作成


リボンの作成から「クエリデザイン」を選択します。



更新させたいのは「Q_発券者」なのでこれを選択し、「発券日」フィールドを選択します。

それからリボンの「更新ボタン」を押します。

これで「更新クエリ」になります。

上記の部分に「レコードの更新」という項目が出て来ましたね。

ここに更新したい内容を記載します。



今「発券日」フィールドの「レコードの更新」に「Date()」と記載しました。

Date()は「本日の日付」という意味になります。

よってこの「更新クエリ」を実行すると、「Q_発券者」の全レコードの「発券日」に

「本日の日付」が記載されるという事になります。

「入場券の発券」ボタンの動作は「R_入場券」のレポートを開く⇒「印刷する」という

動作に加えて「Q_更新」というクエリを実行します。

「入場券の発券」ボタンは作成後「マクロビルダー」にて動作を書き込みます。



上記のように

１　レポートを開く

２　オブジェクト（レポート）を印刷する

３　更新クエリを開く

それでは実際に動作させてみてください。

最初にレポートが開き「印刷ダイアログ」が開きますね。

そこで印刷を実行すると、次に下のようなメッセージが開きます。





これはデータを更新するかどうかの「更新クエリ」の確認メッセージです。

「はい」を選択すると、発券日が記載されます。

もしこの後「レポート」を閉じたければ、「レポートを閉じる」というアクションを追加してください。



ここで更新クエリが実行されているかどうか確認しましょう。

「T_会員一覧」を開いてください。



上記のように発券日に記入がありますね。

これで申し込みがあった方に関しての発券が完了しました。

新しく申し込みがあればフォームから入力し、ある程度件数がたまれば

「入場券の発券」を行うという同じことの繰り返しです。

非常に簡単ですね。