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2020年04月21日
ＤＭのやり取り④（到着連絡）
相手から発送連絡があって、返信したら到着を待ちます。
郵便の混雑状況によりますが、最長で1週間かかります。
届かないからと言ってすぐに詐欺や事故を疑わないようにしましょう。
郵便物が届いたら必ずすぐに開封して中身を確認しましょう。
最近では取引の際に手紙を入れる方も多くいらっしゃいますので
手紙についての返信もかねて中身の確認は大切です。
また、基本的にはちゃんと届いていると思いますが
経験の少ない方などは梱包が不十分で缶バッジが歪んでいた。
紙物の交換なのに緩衝材でくるまれていて跡がついてしまっていたなど、
品物がちゃんと無傷で届いているかも確認してください。
何かあった場合に相手に何も伝えないと、今後も同様の発送をして同じ思いをする人が増えてしまいます。
中には手元に同じ品物をまだ持っていて交換してくれる場合もありますので、
伝えることは大事だと思います。
（中にはそのまま逃げられてしまったなんてこともありますが、
次回以降気を付けてくれると思いますので諦めましょう）
そういう思いをしてから気づく梱包の大切さ……自分のためにも相手のためにも
梱包や対応には気を遣うのが大切です。
また、相手からの到着連絡があるとこちらも到着している可能性は高いですが、
郵便の混雑状況によりますので前後2日程度は誤差が出る場合があります。
到着した品物やメモを確認したら、到着の連絡をしましょう。
こちらからも相手に到着連絡をお願いしていたと思います。
届いた時点で連絡をしましょう。
* まだ相手から到着連絡がない場合 *
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こんにちは、お世話になっております。
本日お品物を受け取りました。
とても探していたお品物でしたので、交換していただけて嬉しかったです。
こちらのお品物が届くまで少々お待ちください。
よろしくお願い致します。
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伝えることは以下の3点です。
・挨拶
・到着連絡
・交換のお礼
・送った品物について
・締めくくりの言葉
* 到着連絡
サイズが大きい品物の場合、局員さんが直接手渡ししてくれる場合がありますが
基本的にはポストに配達されます。
『今日届いていましたよ』という内容を伝えるだけですので本日受け取りましたと伝えれば大丈夫です。
* 交換のお礼
交換のお礼についてはお手紙で伝えていますのでなくても大丈夫ですが、
まだ相手に手紙が届いていないので同じ内容を伝えてしまっても大丈夫です。
* 送った品物について
まだ相手に届いていないようなので、『届くまで少し時間がかかっていますが
待っていてください』という内容を伝えます。
もし、相手に届いていてまだ連絡をしていないだけの場合でも
このように伝えておけば相手も気を悪くすることはないですよね。
* 相手から到着連絡をもらっている場合 *
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こんにちは、お世話になっております。
到着のご連絡ありがとうございます。
無事にお手元に届いたようで安心いたしました。
こちらも本日受け取らせていただきました。
丁寧に梱包していただきありがとうございます。
よろしくお願い致します。
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・挨拶
・到着連絡のお礼
・到着連絡
・交換のお礼
・締めくくりの言葉
* 到着連絡のお礼
到着連絡を先に相手がしてくれているので、それに対してのお礼の言葉を入れておきましょう。
* 相手から到着連絡をもらったがまだ届いていない場合 *
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こんにちは、お世話になっております。
到着のご連絡ありがとうございます。
無事にお手元に届いたようで安心いたしました。
こちらも受け取り次第ご連絡させていただきます。
よろしくお願い致します。
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こちらが発送連絡をした後に相手から発送連絡が来た場合は
以下の点を伝える文の連絡をすれば大丈夫です。
・挨拶
・到着連絡のお礼
・到着連絡します
・締めくくりの言葉
* 到着連絡します
まだ届いていないのは混雑の状況のせいですので、
届いたら連絡するので待っていてくださいと伝えておきましょう。
* 事故が起きてしまったとき *
どちらも差し出してから1週間以上経過している場合、
郵便事故の可能性があります。
郵便事故の問い合わせは記録付きのみ対応してもらえるんじゃ……とがっかりしないでください！
ちゃんと差し出し側と受け取り側の両方で配達担当区域の郵便局に連絡すれば対応してもらえます。
こんな時のために、以下のことを控えておきましょう。
・差し出し場所
・差し出し時間
・郵便物の形状
念のため郵便物の写真を撮る方もいらっしゃいますが、
撮る際には証紙や切手を貼る前の梱包が完了した時点で撮るといいかもしれません。
（切手や証紙を貼った後の郵便物は管理保護権が郵便局に移るため、
差出人でも撮影することはあまりよろしくないようです。
これは、実際に郵便局で局員さんに言われた話です）
また、写真に残しておくと消し忘れたり、間違って流出する場合があるので
形状を手元に分かりやすく残しておく場合はメモ帳に郵便物のサイズと色、
状態をメモ帳などに記載しておくといいと思います。
（A5の茶封筒で、透明なテープで封をしてあり表面に宛名シールを貼ってあるなど）
実際郵便事故の問い合わせをする際は電話で問い合わせすることが多いため、
写真で残しておくより言葉にして残しておいたほうが伝えるときにスムーズです。
