エクセル（Excel）の技。知ってましたか・・・。

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データベース

データベースの定義

・規則正しく整理されたデータの集合をデータベースと言います。

そこから必要なデータだけ抽出したり、集計したり、並び替えたりする機能を

「データベース機能」といい、エクセルにもその機能は備わっています。


データベースの作成上のルール

・データベースとして使用したい部分は、それ以外の部分との間に１つ以上の

空白行・空白列を作っておくこと。



上の例で黄色の部分（A1）が表題で、緑の部分（A2~H35）をデータベースとして

使用する場合、A1がデータベースとつながっているので、エクセルは緑の部分を

データベースとして認識できなくなります。



上のように2行目に空白行を挿入しました。

これでエクセルは緑の部分をデータベースとして認識できるようになります。

・先頭行は、項目名とする。

上記の表で3行目が項目名になっていますね。

このようにデータベースの1行目は必ず項目にする必要があります。

・1行に1件とする。

上記の表のように、1件に対して複数行にならないようにする。1件1行で記載する事

また項目行も1行にしましょう。

・同じ項目名は付けない

・途中に空白行を設けない

途中に空白があるとエクセルは空白行の手前までがデータベースだと認識します。

空白行以降は別物として認識されます。

・書式を統一する。

例えば半角・全角が混じっていたり、ひらがな・カタカナが混じっていたりすると

集計・抽出時に扱いにくいデータベースになります。

・セルを結合しない

結合セルがある場合は抽出とか並べ替えとかの際に動作しない場合があります。


見やすいデータベースにする。



データベースにする範囲を選択して、ホームタブの「テーブルとして書式設定」で

上のようなスタイルが表示されますので好きなスタイルを選んでください。


私は下のスタイルにしました。



上記の状態になると非常に使いやすい表になります。

（テーブル機能が使えるようになります）

まず見やすいですね。1行ごとに縞模様になっています。

また途中の行を削除しても縞模様は崩れません。

テーブル形式になっていない場合は、1行削除すると縞模様が崩れてしまいます。


またフィルターも自動でついてきます。




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配列数式


最後に一つ面白い例をあげて終わりにしたいと思います。



上記のような表があり、いまB2からJ10まで選択した状態で、数式バーに

=A2:A10*B1:J1と入力されています。

ここで「Shift」＋「Ctrl」＋「Enter」を押してください。



上記のように配列によって九九の計算式が出来ました。

このようなことも配列を使用すれば簡単に作成できます。



配列のデメリット

・多用すると動作が重くなる

・数式の意味が作成者でないと分からない場合があるので、

　配布を考えている場合は使用しない方が良い

・表を使う方が早い場合もある


配列というのはちょっと特殊な使用方法ですね。

別に知らなくても支障はありません。通常にExcelを使用する限り、

ほぼ使用することは無いと思います。

上のデメリットにあるように数式の意味が作った人しか分からないので、

配布用には適していませんね。


【閑話休題】

ここで少し配布用のエチケットとしていくつか。

１、印刷の必要がある場合は、印刷の設定をしておくこと。
　
　　（用紙の設定・印刷範囲の設定・印刷タイトルの設定）表示と印刷は

　　１００％にしておくことが原則

２、余分なシートは削除する。

　　記入済みのシートは別として、未使用のsheet2とかsheet3はそのまま

　　残さない。
　
　　もらった相手は、シートがあることで念のために見る必要がある。

　　相手に余分な作業をさせないために不要なシートは削除してから

　　配布するようにしましょう。

　　また記入済みシートのタブには必ず名前を付けましょう。

３、縦に長い表の場合スクロールすると見出し行が見えなくなる。

　　ウィンドウ枠の固定を設定しておきましょう。

４、リンクが張ってある場合は、その参照が相手の環境では参照できる

　　のかどうかを確認しておく必要がある。

５、改ページプレビューのまま配布されている。

　　これは本当によくあるのですが、この状態で配布される方の意図が

　　よく分かりません。

　　通常表示の状態で保存して配布しましょう。

６、私もよくあるのですが、ヘッダー・フッターが設定されている。

　　これは問題のない場合もありますが、例えば右上に「日付」が設定

　　されている場合。

　　その日の日付固定で入力される方がいらっしゃいます。

　　自動でその日の日付を取得できるように設定してあればそれほど

　　問題になりませんが、自分が作成した日付をいちいちヘッダーに

　　入力される場合、配布先はヘッダーまで気づかないので、印刷して

　　初めてヘッダーがあることに気づくということになります。

　　このあたりも配布先に配慮して問題のないヘッダー・フッターか、

　　確認する必要があります。

７、フォントの統一、数字の統一。基本的なことですが、フォントが

　　混じっていて見難い場合があります。

　　また数字も半角と全角が混じっている場合も見難いです。

　　確認しましょう。

８、計算結果欄があるのに、計算式が入っていない。

　　「合計欄」も手書きで入力させるつもりでしょうか。

９、項目によっては入力規則を設定して、自動で全角・半角が切り替わる

　　ようにしてあげると配慮が感じられていいですね。

１０、セルのロック・またはシートのロック。間違って余分なところに

　　　入力させないようにするために、入力するセルを限定して、

　　　その他のセルはロックする。

１１、入力に際し、入力方法がややこしい場合などはセルに「コメント」を

　　　貼り付けておくと良い。

１２、セルに書式設定をする場合ですが、行数が増えると予想される

　　　場合は、列ごと同じ書式設定をしておくこと。

　　　現在入力されている行だけ書式設定してあれば、Excelは、

　　　それ以降に関して別の書式という認識になるので、

　　　相手先で行数が増えると予想される場合は列で書式設定して

　　　おきましょう。

　　　そのあとのタイトル行だけ修正　　すればＯＫです。

１３、行数が固定しない場合、罫線は引かない。

　　　大きな表の場合とか後からデータを追加するような場合は最初から

　　　罫線は引かないようにしましょう。

　　　余分なファイルサイズを使用します。

　　　「枠線印刷」を使用しましょう。

１４、Excelのバージョンの問題です。

　　　新しいバージョンのExcelを古いバージョンで開くと使用できない

　　　機能等があると再現されません。

　　　特に2003以前のバージョンを使用している場合は気を付けましょう。





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配列数式

もう少し複雑なことをしてみましょう。

C列の商品名が「ボールペン」の合計金額を出してみましょう。

F37に{=sum(IF(C2:C35=”ボールペン”,F2:F35,0))}と入力すると

下のように「13800」になります。

黄色の部分だけが対象です。



上記のようになります。

もちろん通常はSUMIFでも同じ結果が出ます。


配列定数というのは、行と列で表した定数の集合のことを言います。

配列定数で使用できるデータは「数値」「文字列」「論理値」「エラー値」があり

同じ配列定数の中で別のデータ型が使用できます。

配列定数の入力方法



今A1からE1まで選択して数式バーに{={1,2,3,4,5}}と入力されています。

両端の{ }は「Ctrl」＋「Shift」＋「Enter」で配列数式として認識させたものです。

間の{ }は直接入力しています。

上記は1行5列の場合です。

下は2行5列の場合です。行を変える際は間に「；」を入れてください。




何故このような説明をしているかというと、「配列定数」は数式内で配列的な

データを表現したいからです。

通常は上記のような表を作って、そこに計算式を入力して結果を出していく

という方法を使用します。

しかしこの配列定数を使用すると上記のような表が無くても結果が出せるのです。


例）

下のような表があり、E4に封筒の単価を出したい場合、数式のように

「=VLOOKUP(D4,A2:B5,2)」で「110」という結果が得られます。



ここで配列定数を使用するとどうなるか。



E4に{=VLOOKUP(D4,{"2穴パンチ",650;"鉛筆",300;"封筒",110;"消しゴム",100},2)}

という数式が入っています。

この表を見てわかるように先ほどの参照表はどこにもありませんね。

数式の中で表が完成しているのです。

これを「配列数式」と言います。

数式の中で表が完成しその中で検索して結果を出しています。

配列定数を使用するとこのようなことが出来ます。

ちょっとした表ならば上記のような形で計算できますね。

また新たに行・列を追加したくない場合はこのようにすれば結果が出せます。




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