2020年05月17日
テレワークのExcelには要注意？ 使い慣れているはずなのにミス連発のなぜ？ してはいけない上書き！
テレワークのExcelには要注意？
使い慣れているはずなのにミス連発のなぜ？
してはいけない上書き！
ビジネスパーソンにとってExcel（エクセル）は、仕事で欠かせないアプリの一つです
表計算ソフトとしてウィンドウズ版が登場したのは30年以上も前の1987年
バージョンアップが繰り返されて、使いやすさは格段に向上しているが、ユーザーの中にはミスがなくならないとの嘆きが絶えない
重ねた改良で使いやすくなったExcel
時短しながらミス撲滅 Excel 無敵のルールによれば、
その分、誰もが自己流で操作できるようになるでことで、ミスがなくならない原因になっています
時短しながらミス撲滅 Excel 無敵のルール？
味付けの統一が必要！
Excelは汎用性も自由度も高いアプリケーションであるがゆえに、
使うにあたって迷いが生じ、ミスが起こりやすいのです
近年はクラウド上でデータを共有し、複数人で同一のファイルを操作する機会が多くなっています
それに合わせて、Excel側でも汎用性を高めていて、
ファイルを扱う人たちそれぞれが、自分のできるやり方で操作ができるようになり、ミスが起きる可能性は高まっているのです
どこかの段階でミスがわかっても、それまでの過程がよくわからないために、修正が簡単にはできなくなっている(レシピを見ずにおいしい料理を作れるのは、熟練のシェフだけ)
何のルールもなく作られたワークシートは、作った本人には好みの味付けでも、ほかの誰かには苦手なもの、その誰かがまた自分勝手に直そうとして、とんでもないシートになっていく(クラウド上でのデータ共有は味付けが統一されていない環境)
その結果、扱いにくいシートがずっと残り続け、一つの作業や処理にとんでもない時間がかかってしまい、ミスの撲滅を合わせて、合理化のためにもルールが必要なのです
在宅でやりがち！
してはいけない上書き！
在宅で仕事をしている人の中にもExcelをめぐって
新たな課題への対応に悩まされている
在宅でテレワークによりExcelを操作する
考えられる方法は二つ
・クラウドのストレージにアクセスする！
・共有サーバーにアクセスする！
リモート操作ではいずれにも困った問題があり、一つのファイルを複数人が更新し保存競争が起きる可能性がある
一人がローカルで修正したファイルを、もう一人が更新したファイルに上書きしてしまう場合などです
共有ファイル上で行われた更新が、複雑で重要なものだった場合
個人的な労力のロスでは済まされない損失になる
テレワークのような環境ではルールの設定がさらに必要性を増します
ファイル共有の問題で
考えられる解決ルールも二つ
①クラウドストレージのバージョン管理の機能を活用すること
②ファイル名に更新中であることを明記して上書きを防ぐこと
付随して、メールやチャットなどで、
割り込み問い合わせができるようにしておくオプションも！
・アクティブセルをA1に戻すのは絶対
・列はグループ化、行の非表示は禁止
・SUMIFS関数を使うならSUMIF関数は使わない
・セル範囲を選択しない一括変換は危険行為
・普段から決まったフォントだけを使うなど
実施しないとどういうミスが考えられるかを定めるべきルールを作る
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