2020年01月13日
仕事効率化のコツとは？ 仕事の早い人を真似て見る！
仕事の早い人を真似て見る！
仕事効率化のコツとは？
大きな仕事や仕事量が増え、時間が足りないと思うこと、ありませんか？
自分でできる働き方改革！
それは仕事の効率を上げること
どんなことを意識すれば仕事の効率化が図れるのか？
仕事を効率化できる人とできない人の違い？
仕事を効率的にできない人はスタートラインから間違っていることが多い
ミスが多く仕事の効率が悪い人
言われたことや指示されたことを聞いているつもりで理解できていない
〇〇について説明し、
わかりましたか？
と聞くと、はいと答える
では、繰り返し言ってみて
と言うと、答えられない
上司から「〇月〇日までに、△△を□□して、××しておいて
という指示を受けたとします
仕事の指示を受けた時から、効率よく精度の高い仕事をするにはどうすればいいのか？
仕事が発生する最初の段階で、メモを取り、その場で復唱して確認する
復唱することで、聞き漏れや理解のズレをその場で解消できます
わからないことはその場で質問し、解決しておくことも大切
仕事のスタートラインで、仕事内容をしっかりと確実に理解しておくこと
仕事で学ぶ＝業務と仕事術
・働くための基本となる業務
先輩や上司、研修などから教わります
業務を学ぶ＝言われたことをやる、教わったことをやるという社会人としての基礎
・仕事の質を上げていくための仕事術
ビジネス書を読むなどして自主的に学んでいくもの
業務を学んだ上に仕事術を積み上げていく
仕事を効率的にできる人とできない人との差が生まれる
どんな仕事術を学べばよい？
仕事効率化のために必要な2つの自己管理、習慣
小目標を設定し、進捗管理する
上司から指示された仕事＝大目標
自分で＋小目標を設定し、その進捗を確認することを習慣化
大目標が1カ月先なら、1週間単位で小目標を設定する
小目標の段階で遅れに気づき、早めに挽回できるので、間際で焦ることがなくなる
締め切り時間を設定し、きちんと守る
この仕事が終わったら帰るの発想がダラダラと働いて仕事の効率を下げている原因
効率アップの発想
今日は19時には必ず終わらせて帰ると考え方を変えて、周囲に宣言し、実行する
自分で決めた時間を守るコツは仕事終わりに次の予定を入れると、緊迫感が生まれて集中力が高まり、仕事のスピードもアップします
今すぐできる、効率アップ術！
1.To Doリストを作成
効率化の基本は、仕事の優先順位を決めること
最初の5分で1日のTo Doリストを作成
絶対に今日やらなければいけない項目にマークを付けて意識を集中
1日の仕事のイメージリハーサルを行う
場当たり的な仕事をしなくてすみ、突然飛び込んでくる緊急事項にも対応できるようになります
2.メールチェックと返信
朝一番のメールの確認や返信はとても勿体ない
なぜなら、午前中は、もっとも集中できる時間帯なのです
重要な案件にだけ即座に返信し、3〜5分程度で終わらせる
3.会議・打ち合わせ
本当に重要な会議は午前、情報共有やブレスト、定例会議などは午後に行う
緊急性の低い会議を午前中に行うと参加者全員から集中力が高い貴重な時間を奪うことになる
会議は、決めた時間を厳守することも重要
時間キッカリにスタートし、終了時間にはスパッと終えて延長しない
4.企画書などの資料をまとめる
企画書などの文書を整理してまとめる作業は集中力が求められるので、朝一番から午前中に行うのが効率的
5.企画のアイディアを考える
ひらめきが生まれるのは、午後から夜にかけて
移動中や入浴中、トイレやベッドの中、バーで飲みながらリラックスしているときも、ひらめきのチャンス
浮かんだアイディアは、忘れないようすぐにメモします
6.報告・連絡・相談
ポイントは、上司のタイプを見極める
連絡や報告を細かく求める人
いちいち報告されるのは面倒だと感じる人
メールでも丁寧な長文が好きな人
端的な短文を好む人
相談は早めが鉄則
上司の指示を正確に理解しないまま自己判断で進めていると、何日分もの時間と労力が無駄になりかねません
7.人に仕事を任せる
人に任せることも必要
依頼する理由も伝えます
(ひと言を添えることで相手の承認欲求が満たされ、やらされ感が軽減されます)
仕事が完了したら必ずありがとうと感謝の気持ちを伝えます
人に仕事を依頼するときも、確認が大切
相手が依頼内容を正しく理解したかを確認するため、復唱もしくは、要点をメールしてもらう、文字で共有しておくと、取りこぼしがないかどうかを確認できるだけでなく、自分の備忘録や証拠にもなり、トラブル防止に！
日々の暮らしから変えられる！
効率的に仕事をするための基本
脳のコンディションを整える
1日の睡眠時間が7 時間以上を心がけましょう
汗が流れる程度の運動を1回約1時間・週2回程度行う
運動によって脳が活性化し、集中力がリセット、仕事帰りに汗を流してリフレッシュすれば、帰宅後の読書や勉強がはかどります
スキマ時間の有効活用
通勤時間を読書などの勉強時間に充てれば、仕事術の蓄積になります
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