日々日記＋雑記

今回は「無駄な仕事が全部消える超効率ハック」をご紹介いたします。



あなたは無駄だなこの仕事とか

無駄なことをしてるなあ

努力すればいいというのはもう過去の話だよ

とおもったことはありませんか？

この本ではそんなあなたに贈る、効率を上げて成果を出そうということがテーマの本になります。

さて、この本の結論ですが、

努力で量をカバーする時代は終わった。

最小の努力で最大の成果を生み出すための努力をしよう。

ということです。

作者紹介

羽田　康祐　氏

株式会社朝日広告社ストラテジックプランニング部プランニングディレクター。産業能率大学院経営情報学研究科修了（ＭＢＡ）。日本マーケティング協会マーケティングマスターコース修了。外資系コンサルティングファームなどを経て現職。「外資系コンサルティングファームで培ったロジック」と「広告代理店で培った発想力」のハイブリッド思考を武器に、メーカー・金融・小売り等、幅広い業種のクライアントを支援。マーケティングやブランディング・ビジネス思考をテーマにしたブログ「Ｍｉｓｓｉｏｎ　Ｄｒｉｖｅｎ　Ｂｒａｎｄ」を運営

書評

この本からは4つポイントを絞ってご紹介したいと思います。

１、時間の生産性を上げる

１、悩むより早く決める

重要なのは判断の正しさより、速さ

将来のことを予測するのはそもそも不可能です。

だとすれば、今のベストを尽くすしかない。

ただ、そうはいっても大事な判断はきめられない...こんな悩みはよくありますよね。

そんな時は、判断すること自体に期限を設けましょう。

そして、その期限にそって、決めたら、とにかく実行、絶対にもう悩まない

考えるべきは何をしたら、その判断は確実になり成功するかこの点のみです。

 

結局は

判断の正しさはだれにもわかりません。なので、その判断を可能な限り決めてしまい、そのあと成功する対応に時間を使うということです。

時間の量よりも時間の配分

エクセルの時短技やアウトルックの便利技などは

すぐに身に着けることができ、すぐに成果が出るので、勉強してて楽しいですよね。

こういった便利スキルは非常に大事です。

そのスキルを得るためにはどうしても勉強する時間が必要です。

ただ、忙しい方はそんな時間はないといわれると思います。

そこで時間の配分です。

エクセルの簡単な時短技なら、5分程度で身に着けることができます。

日常に本当にそんな時間はありませんか？

スマホを無駄に見る時間やたばこを吸う時間など、ちょっとした時間をそこにあててみませんか？

この隙間時間をみつけ、効率的につかうことが、この超効率ハックの一つです。

２、段取りの生産性を上げる

１、進め方よりも、背景を確認しましょう。

上司から、車業界の業界動向資料をまとめてほしいと依頼されたら、あなたはどうしますか？

さっそく段取りを考えましたか？ここまでいくのは優秀な方です。

ただ、さらにもう少し踏み込みましょう。

本来すべきことは

そう、なぜ、上司（上司に仕事をさせている上層部）はこの仕事をさせようとしているのか、その背景を知ることがより大事なのです。

背景を読み取るポイントは３つ

１、理由　その依頼が必要になった理由

例、車の販売店の売り上げが低迷している理由を解明したい

２、意図　その依頼を通して何を実現したいのか、この意図は多く場合仮説があることが多いです。

例、EVの普及がハイブリット車の売り上げ低迷につながっているのでは（←仮説）

３、ラスボス　ただ、知りたいだけなのか、報告書として必要なのかどうかなど、

例、経営会議で報告する。であれば、資料の形式はパワポがベストだな。

このように、この資料を依頼してきた背景をしることで同じ、車業界の動向の資料を作りにしても方向性が変わります。

中身よりもまず、依頼主の意向にあった、内容にすることを心がけてみましょう。

思い付きで始めるよりも計画を立てる。

新しい仕事が発生したら、思い付きで手近なところから手をつけるのではなく

全体の計画を立てる作戦を実施しましょう。

１、ゴールまでの作業を分解して洗い出す。

ポイントは、なにをするかが、明確にわかるレベルまで分解すること

２、洗い出した作業をスケジュールに並べる

ポイントは各タスクに所要時間や締め切りを設定すること

３、作業ごとに成果物の内容・レベルを決める

４、作業ごとに役割分担を決める。

誰がなにをやるかを決めること

めんどくさいと思いますが、これをやると結果が大きく変わります。アウトプットの質も上がります。

３、なる早よりも、締め切りを設定する

締め切りがこないとやる気がおきない

締め切りがない仕事って後回しにするな

という人は多いと思います。

これは危険です。突発的なことが1つ起きるだけで、簡単に壊れてしまうからです。

そこで、自分のやる気を出す意味もこめて、締め切りを自分で決めてしまいましょう。

本当の締め切りよりも2日前に設定したり

締め切りがないものは週末までなど締め切りを決めてしまいましょう。

この自分の締め切りを守るという気持ちも大事です。仕事が勝手に早く終わるようになるのです。

注意する点は、あいまいな表現で締め切りされているものは、

必ず、具体的な締め切りをこちらできめ、相手に確認をしましょう。

そのほうが失敗がないです。

３、資料作成の生産性を上げる

理解を促すよりも判断を促す

こう考えると面白いです。

資料はあくまでも、理解ではなく、判断するために用意するものと

つまり、事実から、適切な示唆を提供し

なんらかの判断にやくだてることが資料作成の目的である。

ふーんやなるほどで終わる資料はいらないのです。

この資料は相手のどんな判断を促すための資料作成なのかを明確にしましょう。

ページの作りこみよりも、全体の構成

あなたは、いきなり、資料を作るときにパワーポイントを開いていませんか

どんなページを作ろうかなとかんがえていませんか？

そうではなく、

まず、はじめは全体構成を決めましょう。

全体構成とは論理構成とストーリー構成のことです。

結論と根拠はあるか。どういう流れで説明したら、相手に伝わるのか考えるという点です。

ストーリー構成は相手や内容に応じて変えるべきですが、

一般的には課題⇒原因⇒解決策⇒機体効果身⇒スケジュール⇒役割分担

⇒費用

となります。

つまり、まず、全体構成を練って、設計図を作ってから、

パワーポイントはその設計図に基づいて使いましょう。

４、思考の生産性を上げる

1、数字よりも目的を明確にする

1日200件テレアポをしなさい

このような数字に追われることってありませんか？

愚直に200件こなすことも確かに重要な時はあります。

ですが、この数字は目標、あくまで手段の一つということを踏まえましょう。

これは、どういうことかというと、売り上げ拡大という目的を達成するために行動目標の1つでしかないということ

この200件のテレアポが売り上げ拡大につながるという根拠のもと、行動目標になっているのであれば、いいのですが、

往々にして本来の目的と因果関係がないのであれば、愚直にやっても成果は出ません。

日々、目の前の数字に追われると、本来の目的を失ってしまうことはよくあると思いますので、

今、この業務はなんのためにやっているのか見失わないようにしましょう。

量を増やすよりも、質を上げる

努力を量でかばーするにも1日24時間という限界が決まっています。

そのため、頑張るという思考を量ではなく、質を高める方法に変えていきましょう。

一番簡単な方法は仕事を取捨選択をすることです。

どれも捨てられないと、思うのですが、

少し考えてみましょう。

あなたが行っている仕事の一つ一つすべてに対して

目的とその業務が奢侈の目標にどうつながっているのか、完璧にすべて答えられますか？

例えば、前任がやっていたからとか、慣例だからとか、必要だと勝手に判断してやっていることはありませんか？

このような仕事があるとしたら、それはもう無駄なのかもしれません。

その仕事、確認してみてください。

前任にその仕事必要ですかと、私はそれを聞いたら、いや、別にやらなくてもいいんじゃないといわれてしまいました。

あなたも自分の業務をもう一度見直してみましょう。

まとめ