ビジネス英会話 男の英語

【男の英語】男の英会話_報告書の説明　

今回のテーマは、報告書です。
ビジネスでは、上司や株主などさまざまな報告書があります。報告は、口頭でもしますが、あとで記録に残すのが世界共通です。報告書は、いろんな形があると思うので、今回は、月報の作り方などに関する表現を紹介します。報告書の詳細内容を説明する前に、どのくらいの頻度で出す報告書なのかとか、どんな構成になっているかとか、何が添付されているかなど、報告書の全体の流れを説明する例です。
わたしが、実際に使った例です。

＜報告書の説明＞

We make our monthly report for the preceding month by the 5th working day of each month.
「私どもは、毎月第5勤務日までに前月分の報告書を作ります。」

Performance of the preceding month is a must in the monthly report. And, major activities also described.
And, Activities of competitors are also reported.
「別報には、前月の業績は欠かせません。そして、主な活動も記載します。また、競合会社の活動についても報告します。」

Highlights of the month are summarized in a few lines at the beginning of the report. And, Statistics are attached for reference.
「月間の重要な事項は報告書の最初に数行でまとめます。また、参考になる統計を添付します。」

報告の本題に入る前に、報告書の構成や作成頻度をザっと説明すると、報告を受ける側は、報告書を見るポイントが分かります。なので、報告書の内容を突っ込まれることが減ります。実感です。
個人的な意見ですが、報告する時に報告書をポンと提出して終わりか、いきなり報告書を見せて内容を説明しはじめることが多いのではないでしょうか？報告される側の立場を考えると、ちょっと不親切な感じがして、私はこのやり方をはじめました。メールで報告書を提出する場合でも、簡単に報告書の構成なんかを書いています。
結構、好評です。

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