ビジネス英会話 男の英語

【男の英語】ビジネスレター_書簡番号・要件名

ビジネスレターの書き方は、世界共通の基本マナーです。
電子メールでも同じです。文字で相手に何かを伝えることはとても重要です。

「英文のメールや手紙の書き方なんか知ってるよ〜」という方も、たまに見直してみよう！
メールやテンプレートに頼っているので、白紙からはお手紙を書くのは難しいかも。

【今日のお題】英文ビジネスレター_書簡番号・要件名

ビジネスの手紙は、同じような要件の手紙が往復することがあります。
わたしは、仕事でお互いに「言った言わない」のトラブルを避けるために電子メールでも手紙でも文書の記録を残し、お互いの間違いをなくすための工夫をしています。下記は、わたしが実際に失敗した経験から改善したことであり、相手から学んだことです。実践で使えます。

＜英文ビジネスレター＿書簡番号・要件名＞
�@発信番号
符号、番号をつける

�A要件をわかりやすく
「〜の件」をあとからみてもわかりやすくします。
例）Re:Nov.9, 2015 Shipment（2015年11月9日の船積みの件
Subject:Your forthcoming visit(貴社訪問の件）

�B過去の往復書籍番号をつける
同じ要件で何回か手紙が往復している場合、それらを参考にしてほしいときは明記します。
例）Reference:Your letter of Oct.10, 2015 (2015年10月10日付　貴信)
Our letter of Oct.10, 2015 (2015年10月10日付　弊信参照）

電子メールでも手紙でも文書ですから証拠記録になります。
仕事では、お互いにいつどんな回答をしたか記録しておくのが鉄則です。

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