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住所録の作成

皆さんは住所録とかハガキ印刷・封筒印刷はどうされていますか。

様々な市販アプリを使用する方法。

また無料の印刷アプリを使用する方法。

Excel・Wordで差し込み印刷する方法と色々ありますね。

当然Accessでも住所録の管理・はがき印刷・封筒印刷ができます。

最近作成した物を紹介していきましょう。

最初に「住所録」というAccessのデーターベースを新規に作成します。

そしてテーブルを作成していきます。



上の内容は以前Excelで使用したデータです。

そこに若干加筆しています。

上の画像は全て表示されていません。

右端に「弊社担当」と「備考」が隠れています。

フィールドとしては「会社・支店名」「印刷指定」「郵便番号」

「住所1」「住所2」「住所3」「住所4」「所属部署」「氏名」

「電話番号」「FAX番号」「弊社担当」「備考」と準備しました。

用途に応じて適宜、追加・削除してください。

このテーブルをそのままクエリにしておきましょう。

そして印刷指定がチェックされたものだけ抽出する

「印刷クエリ」も一緒に作っておきましょう。



上記のように「Q_住所録」を作成して、そこから「Q_印刷指定」を

作っています。

「印刷指定」フィールドの抽出条件は「True」です。

ここにチェックが入ったものだけ抽出されます。


一応フォームも作っておきましょう。



今回はレイアウト等もそのままで使用しています。

ボタンをいくつか追加しただけのシンプルなレイアウトです。


「Q_印刷指定」のフォームも作ってみました。

こちらは「一覧表」形式です。



最終的にこのフォームで印刷先を確認して上部に用紙の

選択ボタンを作成したいと思っています。

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はがき印刷

最低限の準備ができたと思います。

まずはAccessに備わっている「はがき印刷」で作成してみましょう。

リボンの「作成」タブから「はがきウィザート」を選択してください。



下のように「はがきウィザート」が表示されます。



ここではがきの種類を選択します。

とりあえず「普通はがき」を選択して「次へ」ボタンを押してください。



ここで左側にはがきの見本があり水色の部分に（数字）がありますね。

括弧数字１〜９までが右側の「レポートフィールド」に当たります。

上に「テーブル／クエリ」というところがありますね。

ここでソースは何かを選択します。今回は「Q_印刷指定」です。

そして「連結フィールド」と「レポートフィールド」に関連付けしていきます。



上記が関連付けした後です。

ここに「敬称」というレポートフィールドがありますが、

元データには「敬称」というフィールドが無いので「様」を直接入れています。

一応「敬称」というフィールドも作ったほうが良いですね。

「会社名御中」という場合もあるでしょうから。

これで「次へ」を押してください。



今度は「差出人」の情報です。

これも差出人のテーブルなりクエリなりがあれば、そこから選択できますし、

ここに直接入力してもOKです。また裏面に差出人を記載する場合もあります。

その場合ここは記載なしで「次へ」ボタンを押してください。



ここは「フォント」の設定と住所の数字をどうするかという設定です。

上記は「宛先住所データに漢数字を使う」にチェックが入っています。

サンプルを見れば分かりますが、漢数字になっていますね。

ここのチェックを外すとどうなるか。



上のような数字表記になります。

どちらを選択するかは自由です。

今回は漢数字にしてみましょう。

「次へ」を押してください。



ここはレコードの並べ替えを指定できます。

今回は指定しません。



最後に名前を付けます。

「R_ハガキ印刷」としました。



プレビュー画面になります。

何か変ですね。

ハガキ印刷なのにハガキのサイズになっていません。

リボンのページ設定を確認してください。



ここではがきの指定にします。



このようにハガキ印刷が完成しました。

営業２課のところの数字が気になりますね・・・。

まあここも修正は出来ますが現時点はこのままにしておきましょう。



このはがきウィザートはかなり複雑なVBAが組まれています。

データーベースツールの「Visual　Basic」を選択して「Report」を見てください。



上記のようなコードが書かれていました。

ここは特に解説はしません。

なんとなくわかるのは住所1〜住所4を全て足し算して、

非連結のテキストボックス３つにうまく配分して表示し、

文字を縦書きにし、センターにして、数字は漢数字に変換している。

うまく作っています。

このようにAccessの機能を使った場合はこのように

「はがきウィザート」を使用してハガキの印刷ができます。

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レポートで宛て名印刷

一度、自分でレポートを作ってみましょう。

その前に「Q_印刷指定」をコピーして少し改造します。

改造する場所は「郵便番号」です。

現在は123−4567と間に「−」が入っています。

これを削除します。



上記のように「Q_印刷指定2」というものを作り、

「〒」というフィールドを追加して

「〒: Left([郵便番号],3) & Right([郵便番号],4)」という式を入れました。

別に難しい式ではありませんね。

左の3つと右の4つを表示しなさいという式です。

これにより「123-4567」が「1234567」になります。



通常表示にすると上のようになります。

ここでは「郵便番号」のフィールドは不要なので「非表示」にすればいいでしょう。



こうなりました。

これを基にしてレポートを作っていきましょう。



単純にレポートを作ると上のようになります。

とりあえずここから始めましょうか。

色々加工して下記のような配置にしました。



大体ハガキの大きさは上記のように横幅は8.5、縦は12くらいですね。

これを通常表示にしてみます。



このようになります。

これではまだ使い物になりません。

レイアウト等を修正していきます。



大体できたのが上記です。

住所・所属部署・氏名は「縦書き」にしています。

まあそれでも数字が横向きになっているのが違和感ですね。

はがきウィザートにある程度近いものができたのではないでしょうか。

住所録をうまく使って住所1・住所2の２列くらいで住所を表示して、

会社名・支店・所属部署も一列にしてもいいかなと思います。

色々試してみてください。




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封筒印刷


この内容で封筒印刷等も実現できると思います。

よく使用する「長３封筒」「角２封筒」の大きさに合わせて、

配置を考えれば実現できそうです。

ここで少し高度な技を！

レポート上で数字を漢数字に変換してみましょう。

引用させてもらったサイト

こちら

下のような内容のコードを記載した標準モジュールを作成します。

Public Function NumToKanji(strNum As String) As String

'半角数字を漢字の数字に変換する

Dim strKanji As String

Dim strCharacter As String

Dim intPos As Integer

Dim iintLoop As Integer

Const cstrNum As String = "0123456789"

Const cstrKanjiNum As String = "０一二三四五六七八九"

'引数を１文字ずつ変換するループ

For iintLoop = 1 To Len(strNum)

'引数より１文字を取り出し

strCharacter = Mid$(strNum, iintLoop, 1)

'その１文字が半角数字か(cstrNumに含まれるか)チェック

intPos = InStr(1, cstrNum, strCharacter, vbBinaryCompare)

If intPos > 0 Then

'半角数字の場合は漢字に変換

strKanji = strKanji & Mid$(cstrKanjiNum, intPos, 1)

Else

'半角数字でなければそのまま

strKanji = strKanji & strCharacter

End If

Next iintLoop

'漢字の文字列を返り値に設定

NumToKanji = strKanji

End Function

そしてレポート内に「非連結」のテキストボックスを作成して、

コントロールソースに「=NumToKanji([住所1])」と記載します。

注意として、今使用している「住所1」のテキストボックスに

追記してはいけません。

エラーになります。（循環エラー）

必ず非連結の新しいテキストボックスを作成してください。

これをレポート上で表示すると下記のようになります。



赤枠の部分です。

それからこのテキストボックスは縦書きに設定しています。

この方が自然ですね。

もう一つ紹介しておきましょう。

数字はそのままで「−」だけ縦書きにしています。

これも標準モジュールを追加します。

引用させてもらったサイト

こちら

コードは下記です。

Public Function AddressVConv(S) As String

Dim i As Long, P As Long, C As String


If IsNull(S) Then Exit Function

S = Replace(S, "-", "｜")

AddressVConv = Space(Len(S) * 3)

P = 1

For i = 1 To Len(S) - 1

C = Mid$(S, i, 1)

If C & Mid$(S, i + 1, 1) Like "[0-9][0-9]" Then

Mid$(AddressVConv, P, 1) = C

P = P + 1

Else

Mid$(AddressVConv, P, 3) = C & vbCrLf

P = P + 3

End If

Next

Mid$(AddressVConv, P, 1) = Mid$(S, i, 1)

AddressVConv = RTrim$(AddressVConv)

End Function

新たな非連結のテキストボックスを作り、

コントロールソースに「=AddressVConv([住所1])」と記載します。



この結果が上の赤枠です。

このテキストボックスは横書きのままです。

配置でセンターにしているだけです。

一文字ごとに見ていき「−」があれば「｜」に変換し、

「−」でなければ改行を入れるという内容です。

先に紹介したコードは「半角数字」が見つかれば「漢数字」に

変換という内容でした。

今回は「−」だけ縦書きにするというものです。

どちらも捨てがたいものがあります。

お好みで使用されてはどうでしょうか。