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2021年09月16日
ビジネスホン導入のメリット
こんにちは。
今日はタイトルの通り、ビジネスホンのメリットをあげていきたいと思います。
下記で説明してきます。
留守番機能ですが、家電量販店で売っている電話機でも留守番機能はあります。
ですが、ビジネスホンの留守番機能は一味違います。
まずﾒｯｾｰｼﾞですが複数のﾒｯｾｰｼﾞ登録＆切り替えが可能です。
例えば普段は業務終了のﾒｯｾｰｼﾞで留守番にして、お盆休みや年末年始用のﾒｯｾｰｼﾞを登録しとけば
簡単に切り替えが可能です。
留守番にも、種類があり録音するﾀｲﾌﾟと録音はせずにｶﾞｲﾀﾞﾝｽだけ流して切るﾀｲﾌﾟがあります。
また、こんな使い方もあります。
忙しくて電話が取れない時などに、留守番に応答してもらい
後から掛けなおす（ｶﾞｲﾀﾞﾝｽ例として、只今電話が大変込み合っています。後ほどおかけ直しください）
この場合ですと着信履歴に番号が残っていれば掛けなおす事も可能です。
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続いて外線転送ですが、皆さんボイスワープってご存知でしょうか。
NTTが提供している転送電話サービスで、ソフトバンクやKDDIもその機能はあると思います。
その転送電話サービスの特徴は、相手が転送元の電話番号にかけた際に、あらかじめ設定してる番号に転送するというサービスです。
この場合、NTTの局内で転送されるため、転送先の携帯には掛けてきた人に番号が表示されます。
続いて、ビジネスホンの外線転送ですが、仕組みを説明致しますと、
ビジネスホンの外線ﾎﾞﾀﾝ1番に掛かってきた着信を、空いている外線ﾎﾞﾀﾝ（ここでは仮に外線2番）を使用して携帯に転送します。
外線2番を使用して携帯に掛けていますので、当然転送先の携帯には外線2番の番号が通知されます。
先ほどのボイスワープとの違いは、転送先の携帯で通知される番号が、
掛けてきたお客さんの番号なのか、外線2番の番号なのかの違いです。
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後一つ、以外と知らない方もいらっしゃいますが、
ボイスワープの通話料は全て転送している契約者持ちです。
ビジネスホンの外線転送は、外線１に着信している通話分はお客さん持ちで、
外線2番の発信分が通話料という形ですので、ボイスワープの転送に比べると通話料は半分ですみます。
どちらのメリットを取るかはあなた次第です。
ちなみにビジネスホンの外線転送は、同時に2台転送出来ます。
お待たせ機能とは、通話中などで他の着信が取れない場合などに、このお待たせ機能を使うと
相手にガイダンス（例：只今電話が大変込み合っています、しばらくの間お待ちください）を流し
保留にするという機能です。
着信を鳴らしっぱなしにしたくない場合や、もう少しで電話対応出来る時などに有効な機能です。
着信拒否とは、その名の通り相手からの着信を拒否出来る機能です。
通話中に着信拒否ﾎﾞﾀﾝを押してしまえば、以後その相手から着信はしません（ﾅﾝﾊﾞｰﾃﾞｨｽﾌﾟﾚｲ契約必要）
相手には話し中の音を出すか、ガイダンスを流せます。
登録は話し中に着信拒否ﾎﾞﾀﾝを押すか、着信履歴からも登録が可能です。
通話をモニタするとは、第3者が、通話中の会話をモニター聞くことが出来る機能です。
相手にはこちらの声は聞こえません。
使用場面としては、従業員の電話対応の確認や、クレーム中の内容の確認などです。
通話時間が長くなっていると、話の内容や対応が気になりますよね。
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ビジネスホンで通話する際に、大事な会話を録音することが出来ます。
通話の初めから録音も出来ますし、後から録音も出来ます。
その際に、相手には録音している音や通知などは聞こえませんので、ご心配なく。
また、PCなどに記録を移して保存も出来ます。大体初期で5時間ぐらい保存出来て
USBなどに保存する場合は、録音時間を大幅に増やせます。
ビジネスホンではアンプと繋げて、構内放送が出来ます。
工場や学校等でよく使われる機能ですが、構内放送の他にも色々な機能があります。
定時の時間になるとチャイムを鳴らしたり、
外線が着信した際には、構内のスピーカーから鳴らして通知したり等です。
続いては拠点間で内線通話が出来るですが、まずは拠点間内線通話についてざっくりご説明致します。
拠点間、言い換えれば支店間や営業所間など複数支店がある企業で内線感覚で通話をすることです。
また、A支店の電話をB支店で発信出来たり、着信を受けたり出来ます。
内線も外線も共有出来るので、拠点間の連携もスムーズです。
以上、大まかに挙げていきましたが、まだまだ機能はたくさんあります。
選ぶポイントしては、自分がどの環境で、どの機能を使いたいかで決めるのがいいでしょう。
今日はタイトルの通り、ビジネスホンのメリットをあげていきたいと思います。
- 留守番機能が充実
- 外線転送が出来る
- お待たせ機能
- 着信拒否が出来る
- 通話をモニタ出来る
- 通話録音が出来る
- 構内放送が出来る
- 拠点間で内線が出来る
下記で説明してきます。
留守番機能が充実
留守番機能ですが、家電量販店で売っている電話機でも留守番機能はあります。
ですが、ビジネスホンの留守番機能は一味違います。
まずﾒｯｾｰｼﾞですが複数のﾒｯｾｰｼﾞ登録＆切り替えが可能です。
例えば普段は業務終了のﾒｯｾｰｼﾞで留守番にして、お盆休みや年末年始用のﾒｯｾｰｼﾞを登録しとけば
簡単に切り替えが可能です。
留守番にも、種類があり録音するﾀｲﾌﾟと録音はせずにｶﾞｲﾀﾞﾝｽだけ流して切るﾀｲﾌﾟがあります。
また、こんな使い方もあります。
忙しくて電話が取れない時などに、留守番に応答してもらい
後から掛けなおす（ｶﾞｲﾀﾞﾝｽ例として、只今電話が大変込み合っています。後ほどおかけ直しください）
この場合ですと着信履歴に番号が残っていれば掛けなおす事も可能です。
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外線転送が出来る
続いて外線転送ですが、皆さんボイスワープってご存知でしょうか。
NTTが提供している転送電話サービスで、ソフトバンクやKDDIもその機能はあると思います。
その転送電話サービスの特徴は、相手が転送元の電話番号にかけた際に、あらかじめ設定してる番号に転送するというサービスです。
この場合、NTTの局内で転送されるため、転送先の携帯には掛けてきた人に番号が表示されます。
続いて、ビジネスホンの外線転送ですが、仕組みを説明致しますと、
ビジネスホンの外線ﾎﾞﾀﾝ1番に掛かってきた着信を、空いている外線ﾎﾞﾀﾝ（ここでは仮に外線2番）を使用して携帯に転送します。
外線2番を使用して携帯に掛けていますので、当然転送先の携帯には外線2番の番号が通知されます。
先ほどのボイスワープとの違いは、転送先の携帯で通知される番号が、
掛けてきたお客さんの番号なのか、外線2番の番号なのかの違いです。
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後一つ、以外と知らない方もいらっしゃいますが、
ボイスワープの通話料は全て転送している契約者持ちです。
ビジネスホンの外線転送は、外線１に着信している通話分はお客さん持ちで、
外線2番の発信分が通話料という形ですので、ボイスワープの転送に比べると通話料は半分ですみます。
どちらのメリットを取るかはあなた次第です。
ちなみにビジネスホンの外線転送は、同時に2台転送出来ます。
お待たせ機能
お待たせ機能とは、通話中などで他の着信が取れない場合などに、このお待たせ機能を使うと
相手にガイダンス（例：只今電話が大変込み合っています、しばらくの間お待ちください）を流し
保留にするという機能です。
着信を鳴らしっぱなしにしたくない場合や、もう少しで電話対応出来る時などに有効な機能です。
着信拒否が出来る
着信拒否とは、その名の通り相手からの着信を拒否出来る機能です。
通話中に着信拒否ﾎﾞﾀﾝを押してしまえば、以後その相手から着信はしません（ﾅﾝﾊﾞｰﾃﾞｨｽﾌﾟﾚｲ契約必要）
相手には話し中の音を出すか、ガイダンスを流せます。
登録は話し中に着信拒否ﾎﾞﾀﾝを押すか、着信履歴からも登録が可能です。
通話をモニタするとは、第3者が、通話中の会話をモニター聞くことが出来る機能です。
相手にはこちらの声は聞こえません。
使用場面としては、従業員の電話対応の確認や、クレーム中の内容の確認などです。
通話時間が長くなっていると、話の内容や対応が気になりますよね。
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通話録音が出来る
ビジネスホンで通話する際に、大事な会話を録音することが出来ます。
通話の初めから録音も出来ますし、後から録音も出来ます。
その際に、相手には録音している音や通知などは聞こえませんので、ご心配なく。
また、PCなどに記録を移して保存も出来ます。大体初期で5時間ぐらい保存出来て
USBなどに保存する場合は、録音時間を大幅に増やせます。
構内放送が出来る
ビジネスホンではアンプと繋げて、構内放送が出来ます。
工場や学校等でよく使われる機能ですが、構内放送の他にも色々な機能があります。
定時の時間になるとチャイムを鳴らしたり、
外線が着信した際には、構内のスピーカーから鳴らして通知したり等です。
拠点間で内線通話が出来る
続いては拠点間で内線通話が出来るですが、まずは拠点間内線通話についてざっくりご説明致します。
拠点間、言い換えれば支店間や営業所間など複数支店がある企業で内線感覚で通話をすることです。
また、A支店の電話をB支店で発信出来たり、着信を受けたり出来ます。
内線も外線も共有出来るので、拠点間の連携もスムーズです。
以上、大まかに挙げていきましたが、まだまだ機能はたくさんあります。
選ぶポイントしては、自分がどの環境で、どの機能を使いたいかで決めるのがいいでしょう。
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