サルでなければできるライティング

ライターなのメール文が下手な人がいます。
これは普通の方以上に、評価が下がりますね。

「あの人ライターでしょう？」「本当にライターなの？」



ライターならば下手なメール文を書かないでください！
でも心配ありません。
テクニカルライティングの基本を使えばいいだけです。

テクニカルライティングと同じ！

事実を相手に正しく伝える、わかりやく書く！
いたずらに難解な言い回しは必要ありません。
テクニカルライティングのコツをビジネス文書にも活かしてください。

１文を短くする

長い文章は、係り受けが複雑になり、誤解を招きやすくなります。
１文の長さを40〜50文字以内の短い文章で書いてください。

覚えていますか？

一文一義で書く

一つの文には一つの内容で書くとすっきりします。
自然と１文が短くなり、伝わりやすくなります。

週末に予定されいるイベントについてですが、もし雨天の場合は中止になりますので、その際には、当日の午前９時までにメールでお知らせします。
　　　⇓
週末に予定されているイベントのお知らせです。
雨天の場合は、中止となります。
その際には、イベント当日の午前９時までメールで連絡します。

覚えていますか？

長い文章は読む気がしない！

箇条書きをうまく使う

箇条書きを使えば自然に一文が短くなります。

ただし、並列の情報以外に箇条書きを使わないでください。
この間違いをする人はたくさんいます。

・製品Aの売り上げが減少している
・前年と比べて50％も落ち込んでいる
・他社の新製品が発売された
・他社製品の価格が安い
・他社製品の宣伝広告が多い

これは並列情報ではありません。

製品Aの売り上げが前年と比べて50％も落ち込んでいる理由
・他社の新製品が発売された
・他社製品の価格が安い
・他社製品の宣伝広告が多い

覚えていますか？

スッキリ！

お役所言葉や難しい表現を使わない

逆鱗に触れるは、ひどく叱られる、普通の言葉で書いてください。

可及的に速やか、善処する 、鋭意努力する
誰が、いつ、どうするのかを具体的に書いてください。
むずかしい言葉を無理に使おうとするとボロが出るものです（笑）。

覚えていますか？

副詞、接続詞、形容詞を捨ててください。
メール文は文学作品ではありません。
事実を相手に正しく伝える、わかりやくが一番です。

とても青い空の下に、立山連峰の山々が勇壮にそびえています。そして真っ白な雪がその山頂付近に、まるでお化粧したように積もっています。山頂付近の気温は、おそらくマイナス10度以下の極寒の地です。
　　　⇓
青い空の下に、立山連峰の山々がそびえています。
雪が山頂付近に積もっています。
山頂付近の気温は、マイナス10度以下です。

覚えていますか？

文学書ではない！

便利なメールの注意点

パソコン、携帯電話、ネットの普及で、仕事の連絡手段が大きく変化しました。
ビジネスでの連絡手段の主役は、メールに変わりました。
時間が大きく節約され、多くのデータも添付できます。
とても便利ですが忘れがちなことがあります。

注意1：メールは相手が見えない！

メールは相手の状況がわかりません。
相手は手が離せないほど忙しいのかもしれない、、、、、、、、
理解しているようで、していないものです。

すぐに返事がこないと、イライラしてしまいます。
「なぜ、すぐに返事をしないのか」と暇な上司ほど不機嫌になります（汗）。
だからこそ、上司や仕事関係のメールには、すぐに返事を出してください。

「今、〇〇〇の件で手が離せない状況です。
　２時間後に改めて連絡させていただきます。」
こちらの状況を知ってもらうことが大切です。

メールの返信が遅い人は、できない人と評価されますよ。
できない人は、レスポンスが遅いのは事実です。

メールの文面からだけでは、相手の本心が見えません。
「いつもお世話になります」「ありがとうございます」、、、
心からの言葉なのか、儀礼的なのか、どういう気持ちなのかが把握できません。



電話であれば声のトーンで感じ取ることができます。
具合の悪いことほど、メールで済ましたくなるものです。
謝罪など不都合なことほどメールではなく電話です。
できれば直接に会ってください。

タイプする前に、ラフなもので構いませんので、手で下書きをしてください。
これだけで驚くほど伝わる文章に変わります。

（コピペは最悪）

ビジネス文書やメール文の書き方について、たくさん出版されています。
いかに多くの方が正しくビジネス文章を書けないかの証拠です。
書くことが仕事のクニカルライターには大チャンスですよ。


お奨めです！

伝えるための技術文書作成講座(実践指導付き) （3か月）

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相手に伝わる技術文書を作成できる能力が身に付きます。
さまざまなドキュメントを書く機会があります。
打合せ報告、出張報告、セミナー参加報告、企画書、提案書など、、、
PCソフトの充実でドキュメント作成は、以前よりも簡単になっています。
しかし、不思議なことに意味不明なドキュメントが増えていますね。

100％伝わる「企画書・提案書の作り方」（２か月）

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企画書・提案書を作成する能力が、重要視されています。
企画書を作り、提案する力があれば、大きなメリットがあります。
重要なプロジェクトを立ち上げることもできます。
商品の売上を伸ばすこともできます。
企画書で最も肝心なことは、相手にきちんと伝わることです。
しかし、ポイントを知らないと、的確に文字や図として表現できませんね。

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1.読みやすさのチェック：句読点、漢字の利用頻度や改行等のバランス
2.わかりやすさのチェック：誤解される表現はないか
3.不快語のチェック：誰かを傷つけてしまう言葉を使っていないか
4.日本語の誤用チェック：誤った日本語を使っていないか
5.誤字・脱字のチェック：誤字・脱字はないか
6.環境別の見え方チェック：スマホで表示、音声読み上げ
恥ずかしいメール文とは、これでお別れできます。