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では続いて参りましょう。前回は業務管理でしたが今回は業務効率を上げるためにどうすればよいかをまとめたいと思います。管理してみると個々の能力でのばらつきや無駄に時間のかかっている場面などがだんだんと見えてくるのですが、それをいつまでもほったらかしていては時間短縮など夢のまた夢になってしまいます。その状況を回避するためにはその部分をテコ入れしてどんどんと効率アップを図らないといけません。

効率をアップしないといくら人材を投入したところで結果は変わらず、無駄に人を増やすと組織構成に影響が出て余計に時間を消費してしまいます。ではどうやって効率をアップさせていくのか見ていきましょう！

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■時間の意識を大事に！
残業の四天王と言ってもいいくらいに存在する行動がだらだらモードです。だらだらを生み出す原因は大きく分けて二つです。どうあがいても定時で終わらないと確信している時と残業代を捻出して生活を豊かにしたいと思っている時です。残業代については会社によって方針が違うしとやかく言えるものではないですが、終わらないと思っていることに関してはどこも共通の認識でしょう。

なぜこうなるかと言いますと、一つの処理に対しての時間認識がなく、漠然と日のスケジュールを立てた時点で終わり時間が計算できないからなのです。400分という明確に決まった時間があるものの、一つの作業に対する時間が見えず、本当のスケジュールができたわけでなく、ToDoリストが出来上がっている状態だと思えばわかりやすいでしょう。2分の作業でも200件あれば400分です。それだけで1日が終わります。このように単体の作業に対して時間が見えないので、スケジュールから逆算できる時間が見えずに漠然とした気持ちで仕事に取り掛かり、気が付けば終電なんてことになっています。

そうならないためにも目標時間を設定して、ストップウォッチなんかで自分の行動を管理して、一つの作業に対して時間を意識していきましょう。そこからデータがある程度取れた段階で平均値を取得して目標時間を設定するとより効果が表れます。みんなはこの時間で作業しているんだという情報が伝わり、全員がその目標を意識し始めます。

■今、デフォルトになっている作業を疑う！
主の体験で元々2時間〜3時間かかっている作業があったのですが、一度やってみて二度とやりたくないと思い、違う方法を試して15分に短縮したことがあります。元プログラマーとして教わっていた考え方がよかったのか、105分〜165分もの時間短縮に成功したのです。「めんどくさがりなさい」この教えの元に考えて行動した結果の時短です。これだけの時間があれば営業なんかだと2件ほどアポイントしてしっかりと打ち合わせしても余るんじゃないかと思えるくらいの時間ですが、そんなことが現場で往々にしてあるのです。

昔の人が一生懸命考えて当時の時点では一番良かった結果なのでしょう。それを伝統的に受け継いで作業するのは職人の世界だけです。ビジネスの世界において非効率な行動は徹底的に排除していかなければいけません。行っている作業が古ければ古いほど疑う必要があるのです。これだけITが整備された環境になっているのにいまだに紙ベースで管理しているなど非効率なのです。

環境が整っていないのであれば投資して整えてもいいくらいに現代は進歩していますので、過去の作業を疑い、今の力を信じて効率を変えていくことで残業は減っていくはずです！そうなると自分の仕事がなくなってしまうと考える人も多いでしょうが、会社にいてる中でいろんな仕事があるはずです。そこに手を掛けて出世のチャンスを広げるために時間を使うべきだと考えます。

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