コペブログ

前回はスケジュール管理について説明を行いました。今回も続いて次のステップへと行きたいと思います。無理なスケジュールをこなそうとすると人は無理をしてしまいます。言われたからやらないといけないとか自分の仕事だから他の人には頼めないなどと考えてしまうケースがよくあります。

そこで必要なのが業務管理です。これを行うためにもスケジュール管理がなされていないと始まりません。あの人は普段何を行っているのだろうと見たくても見る術がなければ管理のしようがないので日・週・月の単位でスケジュールを管理して、見えるかを図る必要がありました！

この後の工程もやったらすぐに残業0に繋がるというわけではありませんが、効果は徐々に見えてきます。スケジュールから見えてくるのが0円のお仕事の山です。0円のお仕事にも種類はありますが、大半が意味のない0円のお仕事です。0円ですから人件費や光熱費が加算されると赤字へと転落します。でも、みんな必死にその0円の仕事を片付けようと努力していることがあるのです！

そんな0円仕事を排除するためにも業務管理を行うことが大切です！では、どういったことをしたのか見ていきましょう！

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まず、業務管理を行うにはそれなりの経験と知識が必要ですから各部署の責任者や部の統括が入って分析を行っていく必要があります。このへんはpart1で説明した全員の意思を共有することがないと無理なのです。一人でも「別に残業してでもやったらいいやん」という気持ちがあると前へ進まないのです。

業務の基礎を理解しており、自分で作業する分には問題なく行えるレベルの人でなければ、スケジュールを見たとしても理解できません。そのために責任者以上が入って一人ひとりのスケジュールをチェックしていきます。まずは月単位で見ていきましょう。仕事を処理するために必要な時間に対して、納期のリミットが正常なのかをチェックしましょう！ぱつんぱつんに詰め込んでいる人は日々納期に追われている傾向にあるので、分散させるのか納期を遅らせるのかの判断が求められます！

次に週の単位で見ていきましょう。こちらも同様に納期に対して動けているのかを確認して、明日でいいものや週の中で手が空いたタイミングなどを調整しながら、週の中での余力を持たせることが大事です。

そして、一番重要なのが日の単位です。とにかく事細かく記載することを徹底させましょう。スケジュールしていないにも関わらず残業が連日続くようなら叱ってでもさせる必要があります。これは会社ごとにどう管理するかは異なるでしょうから、ToDoリストのように簡潔に書いて、一つの作業に対して目標時間を設定して、実際にどれだけかかっているかをチェックしましょう！

すると目標時間を常にオーバーしている人やスタートから400分を超えている人などいろんなパターンが見えてきます。また、目標を設定したのにクリア時間の記載がない人などもスケジュールを行えていない人の特徴です。そんな人が抱えている仕事を振り分けたり、人員を補充する必要があるのかを日々見ていくのです。

日々のスケジュールの中に0円仕事が潜んでいるのです。本当にする意味があるのかをチェックして、不要であれば不要と理解してもらいリストから外したり、どれくらい重要なのかを営業やクライアントに確認を行っていき、最大限0円の仕事を削るようにしましょう！そうして個人のスケジュールを把握して業務の管理を行っていくと10分・15分と全体の勤務時間が下がっていきます。また、一人ひとりが業務に対して重要なのか、すぐにしないといけないのかと考えるようになります。その結果、少しずつ業務時間が減っていくのです！

いきなりドッと時間が削減できるわけではありませんので、1年のスパンくらいで考えておくのがよいでしょう！

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