コペブログ

前回は全員が同じ気持ちを持つことが大事だと話をしました。その意思が共有できたところからスタートとなるのですが、ここからは実際の業務をどう処理していくかが大切になってきます。会社の売り上げ目標があり、それを達成するために行動をする営業マン。受注したものを制作していく製造部、できたものを納品する物流。最終の経理を管理する総務。物やサービスを提供する会社での一連の流れはこのような感じでしょう。

意思を決定後は部署ごとに業務を効率化して実際の実働時間を今の残業時間を減らすために圧縮していく必要があります。しかし、6時間オーバーしている仕事をいきなり-6時間削減するなど無理なお話しでしょう。また、無理やり帰らして家で作業させるなんてこともNGです。

人間として営みを持てる時間を持ち、仕事のための時間とプライベートのための時間は切り離すことが理想ですし、現在の若手世代もこの感覚を大事にしています。無理やり残業を0にするという行為は未来の会社の利益をダメにしてしまうのです。では、実際にどうやってオーバーしている時間を削るのか見ていきましょう！

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スケジュール管理については初動が非常に重要となります。お客様のことを考え、自分の受注を考えて無理なオーダーを通してくる営業マンというのは非常に多いです。そうでない方々もいらっしゃいますが、目先の100万円・200万円の利益というのは魅力的です。週のノルマもあるので絶対に落としたくないし、1万円・2万円の受注であったとしても同様でしょう。

そんな利益を優先するがために残りの工程にいてる者に対して無理なオーダーをぶつけてくるなんてことはよくあります。5秒でできる仕事ならいいだろうと思っても、それが20件あれば100秒で1分40秒かかってくるわけです。5分かかる仕事だと1時間半近くかかってきます。でも、受注のためと言って頼まれることも多いでしょう。

下の川にいている者たちからすればそれなら仕方ないと断る理由もなく受けるでしょう。そんな流れが悪循環を生み出すのです。今すぐにしないといけない仕事など実際は週に数本程度でしょう。全部を最優先でしてくれと言われても無理な相談なのです。それで現場は混乱して1時間30分で行える仕事も2時間・3時間とかかってしまいます。

そんなオーバーしている状態があったとしても元からするべき仕事も同時で存在しますから、それを処理しているうちにオーバーした分だけ遅れて、気が付けば定時を回っているなんてことが往々にしてあり得る話なのです。ですからどの部署でも月単位・週単位・日単位でスケジュールの管理を行い、それぞれで連携する相手のスケジュールが見える状態にして、共有することが大事です。

もう一つ重要なのが、ガチガチに予定を組まないことです。お客様からいつ何を言われるなんて予測できないですから、突発の仕事というのは常に発生率100%の状態です。営業マンが断らないから悪いとか製造が立て込んでいるから難しいなんて関係ないのです。その行動一つでお付き合いがなくなってしまうことだって考えられるので、ゆとりのないスケジュールを立てるのもNoなのです。

スケジュールを立てて、見える化して、必要な人同士がその日の予定なんかを把握できる環境が残業を減らすきっかけを作ってくれるのです！そのきっかけからわかることが個々の能力や弱点、どこにどれだけの時間を消費しているかなどが分析できるようになります。スケジュールから社員一人ひとりの状況を把握できる環境が整うことで、次のステップへと進めるのです！

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