2017年04月23日
教育係の時間捻出術！その４ 新入社員のメモの取り方をCheck！
その１の中でも少しふれましたが、新人のメモをとる姿に着目してみましょう！
その１はこちらから
人間はどうしたって何かすることを忘れてしまいます。
今日の主もそんな出来事がありました！
「ハンカチと小物入れ持ってきて〜」
「はーい」
途中で移動を挟む。
そして、顔を見て思い出す。
人間なんて所詮こんなものですorz
そうなりたくないから人はメモを残して、
タスク管理を行い、スケジュールを調整して、
作業を実行に移し、タスクを完了フェーズに切り替えます。
でも、そんな流れを知らない新社会人たちはどのような行動をとるのでしょうか？
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基本的には３タイプくらいに分かれるのかなと経験上考えています。
パターンA：まったくメモを取らない
パターンB：要点をまとめてメモをする
パターンC：がりがり熱心にメモを取る
これくらいに分けてみてよいでしょう。
では、順番に開設していきましょう。
パターンA：まったくメモを取らない
これに関しては過去に数名そんな人が実在しました。
メモなど不要！すべては頭の中にインプットされて、
タスク処理がされた上で滞りなくスケジュール管理した後、
フェーズは実行・完了へとスライドしていく。
まさしくパーフェクトヒューマンが・・・。
しかし、本当に稀な希少種と言っていいでしょう。
大半の人はここからまったくやる気がないか、
何をすればよいのか、メモを取るという意味を理解していないのかっと推測されます。
そのため、作業を教えるのではなく、
メモを取る必要性をきっちり理解してもらい作業を覚える前に、
要点をメモする習慣を身につけて、理解ができない時の補助として、
メモを利用した上で、わからなければ聞くという流れを確立させましょう。
でなければ永遠に不毛な時間を使い続ける羽目になり、
その新人に対しての評価は下がる一方の結果となります。
パターンB：要点をまとめてメモをする
これは比較的安心できる姿ですね。
必要な個所を適格にメモをしている。
そして、それを活用した上で作業を理解してミスなくこなす。
これはあなたの理想です。
なぜでしょう？
メモの取り方によって結果が変わってくるからです。
一見、メモをしっかりと取り作業を行っているように見えますが、
このようなパターンの人もレアモンだからです。
SRくらいの確率だと考えてよいでしょう。
その取っているメモの中身を見るようにしてください。
主の場合は字が汚く、メモは記憶用であって、理解用ではありません。
そのメモを元に隙間時間でPCにテキスト化して管理するようにしています。
そして、その出力紙や画面チェックで作業を行うからです。
大体の新人のメモはとにかく流れてくる情報を理解しようと必死で、
メモを端的に取りながら作業を進めていきます。
しかし、いざ読み返した際にどこに書いたのか、
どのような意味なのか理解できず、何度も質問をして、
教育係の時間をじわじわと毒ダメージのように削っていきます。
ですから、メモをした上で空いた時間にまとめる癖をつけるように
理解してもらうのが良いでしょう。
パターンC：がりがり熱心にメモを取る
実はこのタイプが一番厄介です。
メモは隅々まで取れており、よく見れば流れも理解できる状況です。
しかし、そのメモをなぜか活用しないのです。
さらに、もう一度確認した際に再度メモを事細かく取ります。
何度も説明を繰り返し、同じメモを何度も量産します。
書くことに満足し、それを活かす術を知らず。
教育係を飛び越えて部署にまで時間を削る魔法を唱えだします。
このタイプと遭遇した場合は慎重に対応してください。
本当に苦労と時間を浪費するだけで終わる結果を招く確率が高いパターンです。
さて、メモを取るの新世代バージョンはカメラで納める。
スマホでメモを取るといった行為があります。
黒板をカメラで撮影する大学生なんかが有名ですが、
現場でもその行為はちらほらと見える状況へと変わってきました。
実際、会議で使用したホワイトボードをスマホで撮影して、
組織のSNSへ投稿して全員が共有するっといったスマートな流れが増えており、
ワードデータなどもスキャニングをスマホで行う、
名刺管理もスマホで楽々 etc
ITの力は確実に企業のスピードを向上してくれる存在です。
その力をフルに使えるのは幼少からITの存在が当たり前の新社会人たちです。
ですから、現場でメモ帳を片手に仕事をしなさいというのは
古い時代の生き方になってきています。
スマホを片手に仕事をしているからっといって叱るのは注意してください。
しかし、その３でも話したようにスマホの使い方には気を付けてください。
学校でも隙間を使ってSNSでコミュニケーションを取る世代です。
昔の世代のようにメモを紙飛行機にして飛ばしたり、
消しゴムのケースに挟んでクラスメイトに回してもらう必要のない人たちだということを忘れず、
注意するところは注意して正しい社会人として歩める環境を整えてください。
そうすることでお互いに時間を有効活用できる未来があるはずです。
その３はこちらから
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