リーマン生活と音楽の日々

仕事の進捗を遅らせる最も大きな要因は、他の人との調整です。もちろん、意見を集約すること自体も大変なことなのですが、打ち合わせの時間設定が最も無駄なのです。

■仕事の遅延の最大の要因は会議の調整

例えば、ある打ち合わせをして何かを決定しようとしているとき、会議の予定時間が過ぎてしまうということは、多くの方が経験していると思います。後30分も打ち合わせをすれば決定できるのに、「次の会議があるから」ということでもう一度打ち合わせを開催しないといけません。次に関係者のスケジュールがあうのは1週間後、などということも少なくないのではないでしょうか。そして1週間後に会議してみたら、1週間前の議論はみんなの記憶からすっぽり抜け落ちていて、議論は振り出しに戻っている、という状況になりかねません。
会議場所の予約スケジュールもいっぱいで、もう次の会議の人たちが待っている状況で、後30分議論を続けたいなどということは言えるわけもなく、「では、また後日会議を設定します」といって慌ただしく会議は尻切れトンボで終わります。

さらに次の打ち合わせをしようと全員の空き時間を検索していると、だいたい1週間位は予定が入っているので、1週間後になります。さらにそのときに空き会議室がなければさらに決定は遅れていきます。

その間、何も決定がないわけですから、誰も何もアクションはしません。仕事は停滞を余儀なくされるわけです。

こうした事態が起きるのは、基本的に会議の進行を務める人が会議の時間バランを考えていないことが原因です。

■会議のタイムスケジュール

続きは会議のタイムマネジメントをご覧下さい