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受信したFAXを特定の箇所に格納する場合は、受信したFAXをPDFなどのデータに変換して、場所に自動で保管されるので、整理の手間が減ります。
帳票の量が多い場合や、帳票ごとに回線を持つ場合など、受信する帳票の量に合わせて大量のFAX回線を持つ必要がありましたが、FAX受信サービスを利用することでたくさん持つ必要がなくなるため、FAX回線コストを抑制し、FAX回線の利用料を効率化できるようになります。
FAX回線をサービス提供業者が用意するタイプのサービスでは、新しい番号に変える必要があるため、送信先の取引先に新しいFAX番号を周知しなくてはなりませんので、連絡業務だけでも大変な手間になります。
受信したFAXは1ヶ月間保管され、それ以上の保管を希望する場合は、PDFでの一括ダウンロードが必要。
FAXの比較検討に際しては、「現行のFAX番号を変更する必要があるか」「一部署から導入のスモールスタートができるか」「運用管理の負担は少ないか」などの点で自社の要件と照らし合わせるとともに、費用対効果をイメージして、自社にぴったりのクラウド型FAX受信サービスを探してみることが、FAXの電子化成功への第一歩となります。

https://www.aspicjapan.org/asu/article/1600