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2019年01月25日

Access入門 テーブルについて

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過去の記事を読み返したときに非常に見にくいなと改めて感じましたので、

もう少しすっきりするような記事に変更したいと思います。

ついでに基本的なことを再度まとめていきたいと思っています。

【アクセステーブル作成方法】

通常アクセスを新規で起動した場合下のような画面になります。

テーブル1.png

最初はこの画面を見て「ここからどうしたらいいのか」ということで悩むと思います。

私もそうでした。

とりあえず「クリックして追加」を押します。

テーブル2.png

このようにメニューが表示されます。

このメニューは何かというと、この列のデータ型ですね。

Excelでは「列」という名称ですが、Accessでは「フィールド」と呼びます。

このフィールドにどのようなデータを入れるのかを決定します。

テキストなのか数値なのか通貨なのか日付なのか等々ですね。

ただしこれも後で修正できますので適当に決めてもいいですし、

決めなくてそのままデータ入力しても大丈夫です。

テーブル3.png

今仮に上のような名前を付けてみました。

「クリックして追加」をクリックして「短いテキスト」を選択して「代表者氏名」から

「配偶者生年月日」までタイトルを付けました。

本来「生年月日」は「日付・時刻」で設定する必要があります。

後で修正する方法を記載します。

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まずはテーブルを保存しましょう。

テーブル4.png

「テーブル1」の右上の「×」印を押して閉じようとすると「名前を付けて保存しますか」

というメッセージが表示されるのでメッセージに従って名前を付けましょう。

ここでは「T_名簿」としました。

私のルールですが、テーブルは「T_」を頭に付けています。

今後「クエリ」とか「フォーム」とか「レポート」が出てきます。

そこで「クエリ」は「Q_」

「フォーム」は「F_」、「レポート」は「R_」という区別をしております。

そのあたりはご自由に名前を付けてください。

保存後は下のような表示になります。

テーブル5.png

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データ型の変更をしてみましょう。

「T_名簿」をダブルクリックしてください。

「T_名簿」が開きますのでリボンの「ホーム」「表示」から「デザインビュー」を選択してください。

テーブル6.png

また「T_名簿」の上で右クリックすると下のようなメニューが出るのでここで

「デザインビュー」を選択しても結構です。

Excelでも右クリックは非常に便利ですね!!

Accessでも右クリックは有効ですし便利です。

右クリックを活用しましょう。

テーブル7.png

下のような画面が表示されます。

ここでフィールドのデータ型を変更できます。

左側がフィールド名で右側がデータ型です。

また下のほうに「フィールドプロパティ」というところがあり、ここで詳細設定ができます。

現在「代表者生年月日」と「配偶者生年月日」が「短いテキスト」になっています。

ここを日付・時刻型に変更してみましょう

テーブル8.png

「代表者生年月日」を選択すると下のようにデータ型が表示されますので、

「日付/時刻型」を選択してください。

テーブル9.png

それから下の「フィールドプロパティ」で詳細を設定します。

今は「日付(S)」を選択しました。

テーブル10.png

この時に下の画面の矢印のようなマークが出たときはその矢印をクリックすると

メニューが表示されます。

テーブル11.png

「代表者生年月日が使用されているすべての箇所で書式を更新します」を選択すると

「クエリ」「フォーム」「レポート」で「代表者生年月日」が使用されているところは

すべて自動的にデータ型が変更されることになります。

例えば「レポート」とかの場合変更しないほうが良い場合もあるので注意が必要です。

ここもレポートもデータ型はいつでも変更できますからおかしいときは変更してください。

また数値とか通貨の場合「規定値」が「0」に設定されます。これも「0」を表示した

ほうが良い場合と不要の場合があります。

不要の場合はここで「0」を消去してください。

このフィールドプロパティも細かな設定ができますので色々触ってみてください。

Accessはプロパティが豊富です。

全部覚えきることはできないと思いますが、とにかく自分で色々使ってみることが

大事だと思います。

その中で自然に習得していくと思います。





私がよく使用するテーブルの作成方法として「Excel」で作ってから

「Access」にインポートする方法があります。


例えば下のようなExcel住所録があるとします。

これを先ほどのAccessにテーブルとしてインポートしてみましょう。

テーブル12.png

テーブル13.png

Accessリボンの「外部データ」「新しいデータソース」「ファイルから」Excel」を

選択してください。

当然ここの色々なところからインポートできるのが分かりますね。

テーブル14.png

「データのインポート元とインポート先、またはリンク元とリンク先の選択」という

画面が表示されます。

ここでインポートしたいExcelファイルを選択します。

下にオプションボタンが3つあります。

内容確認して目的にそったオプションを選んでください。

今回は単純にデータをインポートするだけなので「現在のデータベースの

新しいテーブルにソースデータをインポートする」を選択します。

AccessとExcelをリンクさせる場合は一番下の「リンクテーブルを作成して

ソースデータにリンクする」を選択することになります。

リンクテーブルを作成する場合に注意する点はどちらのアプリでデータを更新するかです。

ここに記載してあるように「ソースデータをAccessから変更することはできません。」

とあるようにExcelからリンクテーブルをインポートした場合、「Excel」からしか

データ変更ができないということです。

後日「エクスポート」というものも紹介しますが、AccessからExcelにエクスポート

した場合はAccessからしかデータ変更ができないということです。

これらの特徴を把握して「インポート」「エクスポート」を行ってください。

テーブル15.png

OKを押すと上のような画面が表示されます。

Excelタブで複数のデータがある場合は「sheet」の選択をしてください。

ここではこのシートで良いので「次へ」を押します。

テーブル16.png

ここでフィールド名を設定します。

赤丸の部分にチェックを入れるとExcelシートの1行目がフィールド名になります。

ここで大事な注意点です。

Excelではかなり表題に関しては自由度があります。

テーブル17.png

Excelでは上のように2段にすることもできます。

また同じ表題でも問題ありません。

しかしAccessでは2段の表題は使用できません。

また同じ表題も使用できません。

最初に作った「T_名簿」では「代表者氏名」「代表者生年月日」「配偶者氏名」

「配偶者生年月日」となっていたと思います。

このようにAccessのフィールド名は必ず「1行」で「同じ名前を使用できない」

というルールを忘れないようにしてください。

同じ名前でインポートした場合はエラーメッセージが表示されます。

これも実際にやってみたらわかります。

「次へ」を押しましょう。

テーブル18.png

今度はデータ型の設定です。

この段階でもデータ型を設定できますが、インポートした後、デザインビューで

変更することもできます。

私はほとんどインポート後に設定する場合が多いです。

「次へ」を押してください。

テーブル19.png

ここで「主キー」の設定になります。





「主キー」とは何か。

テーブル内のレコードを識別するために設定されるフィールドです。

基本的にAccessの場合はここで自動的に「ID」という主キーのフィールドができ、

通常はこのまま「主キーを自動的に設定する」状態で「次へ」を押します。

もし自分で主キーを設定する場合は

1 テーブル内で他のレコードと値が重複することがない

2 必ず値が入力されること

上記2点の条件を満足できるフィールドがあればそれを主キーにしてもかまいません。

しかし実際は「主キーを自動的に設定する」で問題ないと思います。

今まで不具合を感じたことはありません。

一度ほかのフィールドを主キーに設定し逆に不具合を感じ、後で自動的に主キーを

設定する方が大変だった記憶があります。

「次へ」を押してください。

テーブル20.png

ここでテーブルに名前を付けます。

「T_住所録」と名前を付けました。

これで「完了」ボタンを押せばインポート終了です。

「完了」ボタンを押すと下のように「インポート操作の保存」という画面が表示されます。

ここで「インポート操作の保存」にチェックを入れると下のように「名前を付けて保存」

と「説明」が表示されます。

保存するとリボンの「保存済みのインポート操作」をクリックすると同じ事が既存の

テーブルに上書きで実行されます。

テーブル21.png

テーブルの作成に関しては大体このくらいでしょうか。




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2019年01月31日

Accessクエリ 選択クエリの作り方





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Accessクエリについて

今回は「クエリ」について紹介していきます。

Accessの場合は「テーブル」「クエリ」「フォーム」「レポート」と大きな

要素が4つあります。

その中で一番重要な部分が「クエリ」だと思っています。

「クエリ」の出来次第でそのアプリケーションの評価が決まって

くるのではないでしょうか。


クエリの例を紹介しましょう。

サンプルとして私が過去に使用した「切手在庫表」を使用します。

クエリ1.png

上のように「仕入れ先」「出庫先」「切手種別」「入出庫」と

4つのテーブルがあります。

名前で大体の中身はわかると思います。

「T_仕入先」のテーブルです。

クエリ2.png

「T_出庫先」のテーブルです。

クエリ3.png

「T_切手種別」のテーブルです。

クエリ4.png

「T_入出庫」のテーブルです。

クエリ5.png

これらのテーブルから「入庫の合計」「出庫の合計」「在庫数」。

また期間の「入庫数」「出庫数」を求めて行きたいと思います。

まずはクエリの種類からですが「選択クエリ「クロス集計クエリ」

「重複クエリ」「不一致クエリ」「ユニオンクエリ」「更新クエリ」

等があります。

一番多く使用するのは「選択クエリ」だと思います。




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「選択クエリ」の作成方法

「T_入出庫」のテーブルから「入庫の合計」を表示するクエリを作ってみましょう。

まずは出来上がったものを紹介しましょう。

クエリ6.png

これが入庫数の合計を表示するクエリです。

テーブルに似ていますね。

このクエリの作り方を紹介していきます。

最初は単純な「選択クエリ」からの作成方法を紹介したいと思います。

クエリ7.png

上のように「T_入出庫」テーブルを開いています。

テーブルを開いた状態でも構わないし左のところでテーブルを選択して

おくだけでも大丈夫です。

クエリ8.png

リボンの「作成」タブから「クエリウィザード」を選択します。

クエリ9.png

ここで「選択クエリウィザード」を選択して「OK」します。

クエリ10.png

ここはクエリに表示させたい項目を選んで>を押すと選択された項目が

右側に移動します。

または項目を選択してダブルクリックすれば移動します。

すべて選択する場合は下側の>>を押してください。

クエリ11.png

今「種類」と「入庫数」だけ移動しました。

これで「次へ」を押します。

クエリ12.png

とりあえずここはこのままで「次へ」を押します。

「集計する」を選択した場合もやってみてください。

「集計のオプション」の設定によって胃色々な結果が得られます。

クエリ13.png

ここでクエリに名前を付けます。

「Q_全入庫」としました。これで「完了」を押します。

クエリ14.png

このように種類と入庫数が表示されました。

ここからデザインビューにします。

クエリ15.png

ここで「種類」の集計欄に「グループ化」を選択します。

そして「入庫数の合計」欄で「合計」を選択します。

この設定でどうなるかというと、種類でグループ化すると切手の種類でまとまる

ということです。

そして入庫数の合計で「合計」を選択すると「種類別でグループ化されたものが

合計される」ということになります。

要は切手ごとに入庫数が合計されるということです。

ここで表示を通常に戻しましょう。

クエリ16.png

最初に紹介した形になりましたね。

これで切手ごとの入庫数が表示されます。

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次は「クエリデザイン」から作成してみましょう。

実際はこちらから作成するほうが楽だと思います。

クエリ17.png

リボンの作成タブから「クエリデザイン」を押してください。

クエリ18.png

先ほど似たような画面がありましたね。

あれと同じ画面です。

この画面はクエリの時に非常によく使用します。

早めに慣れるようにしてください。

ここで「T_入出庫」をダブルクリックするか、選択して「追加」を押すと

左上に「T_入出庫」が表示されます。

それから「閉じる」ボタンで「テーブルの表示」を閉じてください。

クエリ19.png

「T_入出庫」で「種類」と「入庫数」をダブルクリックすると下の表に表示されます。

ここでリボンの「集計」を押すと下の表に「集計」という行が表示されます。

クエリ20.png

後は先ほどと同じように「種類」の集計欄に「グループ化」を選択します。

そして「入庫数」欄で「合計」を選択します。

これで完成です。

クエリ21.png

後は名前を付けて保存してください。

こちらのほうが簡単でしょう。

後は慣れです。

どのように抽出・集計したいかを考えてからクエリを作成しましょう。

同じようにして「全出庫」も作りましょう。





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【選択クエリ】

本来の選択クエリとは少し違うので、本来の選択クエリの作り方も

紹介しておきましょう。

クエリウィザードでもクエリデザインのどちらで作ってもいいのですが、

「T_入出庫」からID以外のすべてを選択しましょう。

クエリ22.png

上記のようになりました。

ここで82円切手だけ抽出したいと思います。

クエリ23.png

「抽出条件」のところに「82」と記載しています。

これで「82円」だけ抽出されます。

当然120にすると120円切手だけ抽出されます。

これで通常表示にすると下のように82円切手だけのデータになります。

クエリ24.png

本来はこのように様々なデータのなかから特定のデータだけ抽出する場合に

使用します。

もちろん日付とか出庫先で抽出することも可能です。

またここから入庫だけ抽出したい場合は抽出欄に「Is Not Null」と入力します。

クエリ25.png

「Null」というのは覚えておいてください。

よく使用します。

ここを単に「Null」と入れると「Is Null」になります。

Nullというのは「無し」という意味です。

「0」ではありません。

ここでいうと数量の記載があるテーブルを抽出するという意味です。

クエリ26.png

このように82円切手の入庫だけ抽出できました。

もし「抽出条件」で購入先を「サークルK」を記載すると82円で入庫だけで

サークルKからの購入分が抽出されます。

この選択クエリも非常に便利です。

クエリの基本形なので必ず覚えてください。

またデザインビューで「並べ替え」を指定した場合は指定した並べ替えになります。

並べ替えの場合は左側が優先になります。





出庫も同じように作りましょう。

次に「在庫数」を出してみましょう。

単純に考えると「全入庫」と「全出庫」ができれば引き算をすれば差し引きで

在庫が出るはずですね。

やってみましょう。

クエリ27.png

クエリデザインで上のように「Q_全入庫」と「Q_全出庫」を選択します。

そしてどちらからでもいいので「種類」をマウスでドラッグして隣の種類まで

引っ張ります。

するとその間に線が現れます。

これが「リレーションシップ」です。「リレーションシップ」については後日詳しく

紹介するとして、とりあえず今回は左右に引っ張って線を作ってください。

クエリ28.png

それから「Q_全入庫」の「種類」と「入庫数の合計」をダブルクリックし

「Q_全出庫」の「出庫数の合計」をダブルクリックします。

クエリ29.png

これで一度通常表示にしてみましょう。

クエリ30.png

上のようになるのは納得できますね。

後はここに引き算を追加して「在庫数」が表示されるようにすればOKですね。

再度デザインビューにしてください。

クエリ31.png

出庫数の合計の右側に「在庫数: [入庫数の合計]-[出庫数の合計]」と記載しています。

「在庫数:」の部分は「フィールド名+:」で記載します。

次の「 [入庫数の合計]-[出庫数の合計]」が引き算の部分です。

引き算に使用するフィールド名は[]で囲みます。

これで切手ごとに入庫数−出庫数が計算されて「在庫数」のフィールドに表示されます。

通常表示にしてみましょう。

クエリ32.png

上記のように在庫数が表示されました。


このようにテーブルには単にデータだけ蓄積していきます。

そしてクエリで必要な項目を抽出して表示するなり加工するなりして結果を出します。

このためクエリの出来が非常に大事になってくるのです。





最初にどのようなデータベースを作るのかを考える場合、

「どのような結果を欲しいのか」から逆算していきどのようなクエリが必要か

考えていけばいいと思います。

またテーブルもできるだけ同じフィールドは作らないようにしましょう。

先ほど紹介した「リレーションシップ」でリンクできるので、

できるだけシンプルなテーブルを設計しましょう。

エーハチネット





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60過ぎのおっちゃんです。手探りでブログを立ち上げました。至らない点が多々あると思いますがご容赦ください。
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