最先端の暮らしと社会のできごと

「事務処理」とは

「書類を作成したり整理して始末をつけること。」




具体的に言うと、


「申込書」「勘定書」「企画書」など


一般的によく知られている書類から


「取引証憑所」「稟議書」「積荷目録」など


「何の書類だろう…」と予想もつかない書類まで、


沢山あります。





これらの書類の作成、整理、提出などをして


「始末」をすること。


それが「事務処理」であります。





必要になってくるのは、

「正確さ」

「スピード」
　　　　　の二つ。


今回は「正確さ」の精度を高める方法をお伝えします。





「訂正という行為は、簡単ではない」



事務処理は、ただやればいい訳ではありません。


「正確さ」が大事です。


もし不正確な書類を先方に出してしまったら…。


謝罪と訂正で済むのならいいですが、


その書類で、いろいろアクションを始めてしまったら、


どう処理しますか？？




訂正する、ということは、


「やり直し」と同じです。


もしあなたの指示で間違った方法で動いてしまったら


その分は、損失に…。


なんてなったら、あなたも、動いてしまった人にも


損をしてしまいます。




ミスを起こす原因を知ることで

ミス防止につながり「正確に」事務処理ができるようになります。



原因�@「気持ちの浮き沈み」


気持ちの浮き沈みがあると、


標準的なものの見え方ができなくなります。


よって、適切な判断ができなくなり、精度が落ちてしまうのです。


常に「一定」のテンションで働く。それが、正確さを上げるコツです。




原因�A「ミスが起きにくい環境づくり」


作業机の上が散らかっていると、

注意が散漫し、ミスが起きやすいと言われれています。

作業環境を整理しておくことで、

事務処理の精度を上げることができます。




原因�B「不明確を明確に『誰でも分かる』を意識。」


事務処理を人に頼んだら、自分の想像と違った、抜けている。


それは、「伝え不足」です。



事務処理を人に頼むときは、「５W1H」はもちろん、

とにかく誰でも分かる「やり方」を教えることです。


具体的には、固有名詞、数字を織り交ぜる。

「〜くらい」「〜程度」という表現は、


人によって解釈のばらつきがあり、


それを結果で痛感することがあるので


注意は必要です。




原因�C「ミスの対処法を考え、予防策を準備」


ミスは誰にでも起こり得るものです。


しかし、「ミスをする人」「ミスをしない人」の分かれ道は

ここから。


起こり得るミスを把握し、その予防策を考えることで


頻繁にミスをする人から、「滅多にミスをしない人」へ変わります。


どうやって予防策をかんがえるか。


それは、「絶対忘れないようにすること」。


ミスをしたら、メモをする。

ミスしそうになった、注意されたら、忘れないように

メモをする。


そうすることで、ほかにもミスしそうな箇所が


分かり、対処法を考えることができるようになります。


ミスを減らすことだけが、


「正確さ」を極めることに大切な要素ではありません。



事務処理が得意、という人は少ないかもしれません。


しかし、仕事をしていくうえで、事務処理は


必要不可欠なものになっています。


原因と改善策を知ることで、


「事務処理嫌い」を克服しましょう。
















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