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2018年09月20日

ScanSnapで紙データを電子データに半自動変換

◆ScanSnapで紙データを電子データに半自動変換

ScanSnapというスキャナを使い書類や、レシートを管理して電子データ化。
そして家計簿ソフトZaimと連携することでお金周りを最適化する仕組みの構築方法です。

scan28.jpgscan30.jpg

初期導入さえ済ませてしまえば、あとはまとめてスキャナに放り込むという運用です。
こんなことができます。

・紙管理からの解放
・資金管理の最適化



事前準備

・ScanSnapを開封し、電源が入る状態にする
・PCとScanSnapをUSBケーブルが接続できる範囲に設置する
・無線アクセスポイントの名前(自分が判別できれば控えなくてよい)
・無線アクセスポイントのセキュリティーキー(もしくはWPS機能を使う)
・スマートフォン、タブレットと連携する場合、アプリ「ScanSnap Connect Application」をインストールしておく

導入手順

1.ソフトをインストール
PCに付属のDVD「Setup DVD-ROM」(黒いディスク)を入れ、「ScanSnap」を選択してインストールを進める
scan1.jpg

私はインターネットからインストールする(最新)にしました。
scan1_5.jpg

2.ScanSnapインストーラーが起動
@ソフトがインストールされると次の画面が表示されるため、PCとScanSnapを接続して「次へ」
scan4.jpg
A画面に従い「次へ」
scan5.jpg
Bタスクバー(表示されていなければ通知領域に畳まれていないか確認)を見てチェックを入れる
scan6.jpg

完了した際の画面
scan7.jpg

3.ScanSnap無線設定が起動
scan8.jpg

@ScanSnapのwifi検出スイッチをOFF→ONにする(開封時はOFF状態)
scan9.jpg

A接続先の無線ルーターを選択して設定入力
scan10.jpg

BPCとwifi接続するか聞かれるので「はい」(USB接続から解放される)
scan11.jpg

Cスマートフォン、タブレットと連携する場合は「はい」
scan12.jpg

DPC側にパスワードが表示されるのでスマートフォン、タブレットのScanSnap Connect Applicationを起動して入力する
scan13.jpg

scan14.jpg

4.オンラインアップデートが起動
scan16.jpg

・ScanSnap Manager:管理ソフト、アップデート推奨
・ScanSnap Cloud:PC,スマートフォンレスでクラウド連携するソフト。推奨
・CardMinder(名刺管理):必要に応じて
・ABBYY FineDeader for ScanSnap(Office文書変換):必要に応じて
・ScanSnap Organizer:イメージデータの管理アプリ。推奨
・OCRパック系:多言語を読み取るためのパック。必要に応じて

5.アップデート完了後、ユーザー登録
scan17.jpg
ユーザー登録をすると3ヶ月の保証期間が延長されるほか、修理時に必要な情報を先に登録しておくことができます。

自動連係

6.PCからScanSnapCloudを起動
「初めて利用する」を選択
scan20.jpg

USBで接続したら「次へ」
scan21.jpg

「続ける」を選択
scan22.jpg

「接続する」を選択
scan23.jpg

「続ける」を選択
scan24.jpg

メールアドレス、パスワードを設定「同意して登録」を選択
scan25.jpg

メールが到着しているので、メール記載の4桁の暗証コードを入力する
scan26.jpg

「設定を開始する」
scan28.jpg

Evernote、Googleドライブ、Googleフォトなど連携先サービスを入力
scan29.jpg

私はレシート、書類関連のデータはEvernote、創作の作品や資料はGoogleドライブ、写真はGoogleフォトと使い分けています。
レシートの保管先のためだけにクラウドサービスを開く価値は充分あります。

運用


1.紙をセットし本体の「Scan」ボタンを押下
読み取って完了
scan30.jpg

2.手すき時にPCを起動、「ScanSnap Cloud」で読み取ったデータを必要に応じてファイル名を変える。
例.20180920_検索用のファイル名
・規定で見出しを参照してくれるので、そのままファイル名にできる場合もあります
・ファイル名変更時も本分をOCRで参照して候補を出してくれるので、割と悩む必要はないかもしれません
・20180917とするのか180917_とするのか、命名規則は統一するようにしましょう。

scan31.jpg

目的のデータを探すときはファイル名で検索します。
しっかりとファイル命名を守っているほど、調べるときに役立ちます。
Scansnap50.jpg


応用:会計簿ソフト「Zaim」との連携

これが設備投資の効果が最も発揮される分野かもしれません。

Zaimは国内シェアトップクラスのクラウド型の家計簿ソフト。
無料で利用可能、月額300円で消費傾向に対するアドバイスももらえるとのこと。
私は早速契約してみました(その結果はいずれ別記事で)。

https://zaim.net/home

ScanSnap、金融機関、消費サービスとの連携が便利すぎて、私は他のソフトから乗り換えました。
scan31.jpg

このようにクレジットカードの支払いやAmazonの買い物が自動的に登録されます。
scan32.jpg

このZaimに現金での買い物をレシートからScanSnapで登録することで一元管理が実現できるのです。

運用編:ZaimとScanSnapの連携


1.レシートの山をセットする
※この時レシートの頭が下になるようにセットしないと正しく読み取れません
IMG_20180917_152220.jpg

2.スマートフォンアプリのZaimからレシート読み取り機能→ScanSnapを選択
IMG_20180917_152221.png

3.スキャンが完了すると一覧がスマートフォンアプリ側で表示
Screenshot_20180917-155123.png

正しく表示されていることを確認のうえ「記録する」で完了
Screenshot_20180917-155130.png
スマートフォンのカメラ読み取りの比較にならないくらい高い精度で認識してくれます
(スマートフォンのカメラ読み取りでは、半分以上失敗して使い物になりませんでした)

付録:PDF編集ソフト「Nuance Power PDF Standard」

ScanSnapにはPDF編集ソフト「Nuance Power PDF Standard」のライセンスが付属します。
方法は以下ご参照ください。
ダウンロードには添付の紙に記載されているシリアル番号が必要となります。
捨てないようにご注意を。

http://scansnap.fujitsu.com/nuance/index-jp.html

トラブルシューティング

・ZaimからScanSnap連携時に失敗する
→ScanSnapの蓋を閉じて再起動、スマートフォンのZaimアプリを再起動で復旧しました
posted by tabirpglab at 22:00 | Comment(0) | TrackBack(0) | コラム
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