2017年05月20日

メールの返信の返信の返信の返信の返信の転送とか、まじ勘弁!

仕事で受け取るメールにたまにあるパターンなんですが、とてもややこしいので、印刷して赤ペン片手に解読することにしています。

どれだけややこしいかというと、

1)送られてきたメールに、そのメールの文面を丸ごと引用して、返信します。
2)その返信に対して、最初のメールとその返信の文面を丸ごと引用して、返信します。
3)さらに、その返信に対して、最初のメールとその返信とそのまた返信の文面を丸ごと引用して、返信します。
4)以降、同様の作業を繰り返す・・・

といった具合に、増殖していったメールを、丸ごと転送してくるわけです。

しかも内容が仕事関係の打ち合わせで、かなり込み入ったものなので、ひとつひとつがなかなか難解です。
まあ、だからこそ転送してきた人は、そのやり取りの内容を要約してまとめる作業が大変なので、そのまま転送してきたのかもしれません。
下手にまとめて、内容が抜け落ちてもいけませんからね。

最近、そういうメールを転送してくる会社のある担当者が、えらい剣幕でお叱りの電話をかけてきたことがありました。
「その日の朝納品のはずの資料が、届いていないのはどういうことか。」
「なぜ期日を守らないのだ!」
というような内容です。

結局それは、そのお叱りの電話をかけてきた担当者が、日程を変更したメールを見落としていたということが、少し経って判明しました。
どうも上に書いたような返信の応酬の中に、日程の変更の内容が混じっていて、それを見落したようです。

確かに見落としやすいと思います。

こういった難解なメールになるのを防ぐには、返信のときに「丸ごと引用しない」ことです。
返信の応酬をしているときは、たいてい1対1のメールのやり取りなので、必要な部分だけ引用して返信すれば、お互い理解できるはずです。
その上で、別の人にそういったやり取りの内容を伝えたいときは、単に転送するのではなく、しっかり内容を分かりやすくまとめて、新規メールとして送るべきだと思います。

丸ごと引用して、丸ごと転送すれば、一番手間がかからないかもしれませんが、それによって間違いが起きては、元も子もありませんからね。

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話しは変わりますが、Win10メールで受信できなくなって、Outlookで受信するようにしていたYahooメールが、こんどはスマホのOutlookでも受信できなくなりました。
パソコンのOutlookでは変わらず受信できているのに・・・



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ぽん太親父
建築関係の小さな事務所で、他に適当な人間がいないことから、コンピューター関連の担当をさせられています。 趣味でけっこう長い間パソコンを使っていますが、ちゃんと勉強していないので、うまくいかなくて冷や汗をかくこともしばしば。
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