実践する必要があるか？ | ビジネスで良く耳にする「PDCAサイクル」「5W1H」: ちょっとオールトの雲まで出張です

2016年09月10日

実践する必要があるか？ | ビジネスで良く耳にする「PDCAサイクル」「5W1H」

１．はじめに

　今回は少し真面目なことを投稿します。ビジネスで良く耳にする「PDCAサイクル」、「5W1H」について、その内容と問題かなと思っていることを投稿します。

２．PDCA

（１）PDCAサイクルとは

　PDCAサイクルとは、Plan（計画）→ Do（実行）→ Check（評価）→ Act（改善）の４段階を繰り返すことによって、業務を継続的に改善することです。
　以下に項目ごとに内容すると詳述します。

・Plan（計画）は、従来の実績や将来の予測などをもとにして業務計画を作成すること
・Do（実施・実行）：計画に沿って業務を行う
・Check（点検・評価）：業務の実施が計画に沿っているかどうかを確認する
・Act（処置・改善）：実施が計画に沿っていない部分を調べて処置をする

（２）PDCAサイクルの問題点（私的な考えです）

　このPDCAサイクルですが、優秀な上司、きちんと職務が実行、処置できる体制であれば、PDCAサイクルを導入することは全く問題ありません。むしろ積極的に導入すべきです。
　ただし、馬鹿上司や体制に一つでも問題があれば、このサイクルで仕事をするのは危険極まりないです。典型的な悪い例は以下のとおりです。

・Plan（計画）：計画そのものがダメダメ。誰がみても実行不可能な計画を作成してしまう。
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・Do（実施・実行）：ダメな計画に基づいて、実行する。
　　↓
・Check（点検・評価）：この時期にダメと気づいても既に遅し。
　　↓
・Act（処置・改善）：処置・改善は、「客先への謝罪」
　　↓
　業務崩壊・信用失墜

　上記のような状態になったら、もうダメです。
　では、どのようにすれば、PDCAサイクルをうまく回すことができるか、私なりに考えてみました。

・PDCAサイクルの時期を短くする。
　当たり前の話しですが、PDACサイクルの周期を1年間とかの長いスパンではなく、1日単位で実行することです。極端な話しですが、1文書、1資料を作成するごとにPDCAサイクルを実行する。そんなことをイチイチやっていたら、仕事は全く進みません。

・PDCAサイクルのCを沢山入れる。
　Plan（計画）→ Do（実行）→ Check（評価）→ Act（改善）の４段階ではなく、Plan（計画）→ → Check（評価）→ Act（改善）→Do（実行）→ Check（評価）→ Act（改善）の５段階で仕事を実施することです。上記ではCを2つ入れていますが、自身の組織を体制を俯瞰すると、そこにCを入れるべきか何とかく分かると思います。

・PDCAサイクルのPを改善する。
　上記でも記述しましたが、Pがダメダメであれば、何をやってもダメです。組織の中で計画を立てる役目は、その組織をリーダーであったり、部門の長です。私もこれに悩んでいます。組織の長の能力が低いため、計画の段階で破綻しているものが少なくありません。部門の長を何らかの方法で引きずり下ろさないと改善しません。

　PDCAサイクルの考えは正直古い考えです。常に過去を振り返るという行為です。物事は常に進化しており、近年ではその進化のスピードも速くなっています（人間そのものは進化していませんが）。PDCAサイクルで仕事をすると、新技術や想定外の災害に対応することはできません。会社の成長も期待できないと思います。あくまでも参考として、PDCAサイクルという言葉があるということを頭に入れておく程度で十分かと思います。

３．5W1H

　私が嫌いなビジネス用語の一つです。5W1Hとは、When（いつ）、 Where（どこで）、Who（誰が）、 What（何を）、 Why（なぜ）、How（どのように）を意味する用語です。もともとニュース記事を書くときの慣行とのことです。
　メール文書を書くとき、報告書を作成するとは上記の方法で作成することを奨励します。この書き方が一番相手に伝わりやすいので・・・。
　この5W1Hですが、口頭で報告や会話の際は絶対に避けるべきです。私の会社の若い社員はこの5W1H（あるいは5W2H）の順序のとおりに話しをする人が多いです。はっきり言って聞き手はイライラします。なぜならWhyが多すぎるからです。俺が確認したいのはWhat（何を）とHow（どのように）、How much（いくら、どの程度）だけです。特に重要なことは、How（どのように）、How much（いくら、どの程度）です。これが論理的に伝われば、5W1H（5W2H）に拘る必要がないと思います。
　なお、事故の報告や顛末書を作成する場合は別です。5W1Hに沿って書類を作成することをオススメします。