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2019年07月07日

エクセルを使ってみよう かんたんな業務日報



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今日の記事は、突然の「エクセル」です。


そう、マイクロソフトの例のあれです。

ジャックは何気に「エクセル」についていろいろと聞かれることが多いのですが、先日「罫線(けいせん)」の引き方がわからないという方がいて、おっとぉとなりました。


最近新社会人になったような若い方は、授業とかでも使っていたはずなのでたぶん全員スペシャリストだと思いますが、50歳くらいの方ですとたまにあまり詳しくない方がおられます。
中には「今までどうやって仕事してたの?」とびっくりするような質問をされる方も。

いやいや決して偉そうに言うつもりなど無いですよ。
はっきり言ってジャックも似たようなもんです。



しかし、こうも思いました。
分かったような顔して「ウンウン」と言っている人たちの中にも実は、「やべーわかんねー」とか思っている潜在初心者の方がいるのではないかと。



会議なんかの時でも、これに似た方がいらっしゃいますよね?
誰かが「ソリューション」だの「コリューション」だの言っているのを聞いて、「ウンウン、ソリューションだねー」とか分かったような顔をしているのに、実は意味がわかってない人。

そういうのってすごい時間の無駄だと思うのです。
だってそうですよね?通じてない話を2時間も3時間も聞きながら会議してるんですから。
企業利益を圧迫してますよ。



わからないことは早めに解決しましょう。
そんな人がもしいたら、今回の記事を参考にしていただければ幸いです。



と、言うわけで今回は「罫線の引き方」も含まれている「かんたんな業務日報の作り方」を記事にします。




ただし普段エクセルを仕事で使っている方々にとっては、先刻ご承知の内容です。
すみませんがお役に立ちそうもないので、そういう方はお読み飛ばしください。




しかし、最近エクセルを使い始めたような方にとっては、参考になる内容も含まれています。

記事が長いため、一気に読んだらしんどいかもしれません。
一度流し読みして、後で必要そうなところを参考にしていただいた方が良いかもしれません。



お時間の許す方は、読んでみて下さい。



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まずは前提条件から説明します。

 
@7月前半の業務日報をつくります 
Aエクセルの立ち上げ、キーボードの操作 マウスの操作などの基本操作はお分かりいただいている前提でお話しさせていただきます 
B日報の項目は「日付」「曜日」「業務日報_7月分」の3つだけとします。



説明する要素としては、



■ 「日付の連続データ入力」
■ 「曜日の連続データ入力」
■ 「日付データからの曜日の表示」
■ 「列の幅の調整」
■ 「罫線の引き方」



などです。


なお、エクセルは同じ動作をさせるのにも、いろいろな方法があります。
以下で説明する方法以外のものもあるのですが、当面ジャックが簡単だと思っている方法にそって記述します。


−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−


■ 「日付の連続データ入力」

エクセル_業務日報1.jpgエクセル画面は多くのマス目に区切られています。
この一つ一つのマス目のことを「セル」と言います。
(たとえば「A」列の「2」行目のマス目は、「A2セル」と呼ばれています。)

まずは、表題をつくりましょう。

A2セルに「日付」、B2セルに「曜日」、C2セルに「業務日報_7月分」と文字を入力します。



エクセル_業務日報2.jpg表題ができたら、次に日付を入力してゆきます。

A3セルからA17セルに「7/1」から「7/15」までの日付を入力してゆきます。

しかし、ひとつひとつのマス目すべてに文字を入力するのは、大変ですよね。

今回は日付の「連続データ」入力を使って記入する方法を使います。

まずは、A3セルに「7/1」と入力し、⏎キーを押します。



(※今回は今年の7月1日、すなわち2019/7/1を入力しましたが、一年後の2020/7/1の日付を入力したい場合などは、「20/7/1」と入力すれば入力できます。西暦部分は下2桁だけ入力すればよいのです。また、令和の年号で入力する場合は「r2/7/1」と入力すれば「2020/7/1」が入力できます)


エクセル_業務日報3.jpg⏎キーを押したら入力表示が勝手に「7月1日」に変わってしまいました。

これはエクセルが「入力されたのが日付だ」と判断し、日付の表示形式の中で最もよく使われると思われる形式に切り替えてしまったためなんですね。たまに勝手な事すんなって思いますが。

今回は表示形式を「○/○」にしたいので、その表示形式に切り替えましょう。
まずはA3セルの上でマウスの右のボタンを押します。すると何やらメニューが開きます

このメニューの中から、下から5番目「セルの書式設定」を選びます。




エクセル_業務日報4.jpgすると「セルの書式設定」ウィンドウが開きました。

この中にはいくつかの「タブ」があり、左から「表示形式」、「配置」、「フォント」……と、並んでいます。
今回は「表示形式」タブを選びます。

この中のメニュー「分類」と「種類」を選ぶことで、入力した内容をどのような形式で表示するか選べるわけなんですね。




エクセル_業務日報5.jpg今回は、分類=「日付」、種類=「3/14」
を選びます。その後ウィンドウ下部の「OK」ボタンを押します。

(それにしてもこの日付、なんでホワイトデーなんでしょうね?)




エクセル_業務日報6.jpgめでたく「7月1日」が「7/1」に変わって表示されるようになりました。

さあ、同様に7/2〜7/15までの日付を入れてゆくわけなのですが、先ほども言ったようにすべてにセルにキーボードで入力してゆくのは大変です。

今回は「連続データ」入力と言うエクセルの便利機能を使いましょう。

まず、A3セルを選んで、セルの右下の「黒い点」を選びます。

エクセル_業務日報7_mouse1.jpg
     ↓
黒い点の上でカーソルが変化する
マウスのカーソルは左図のように、通常「白十字」(または「矢印」)で表示されているのですが、「黒い点」の上では、「黒十字」に変わります。

エクセル_業務日報7_mouse2.jpgこの状態になったら、「黒い点」を右クリックし、クリックしたままA17セルまでドラッグ(引っ張ること)します。

A17セルまでドラッグしたら右クリックを離します。




エクセル_業務日報8.jpg右クリックを離すと左図のようなメニューが開くので、上から二番目の「連続データ」を左クリックします。




エクセル_業務日報9.jpgそうすると、「7/1」から「7/15」までの日付が、まさに「連続」で入力されました。

これがエクセルの連続データ入力です。
これは日付だけでなく数字でも使えます。

今回は15個程度の入力でしたが、何千個ものデータを入力する場合は、いちいちキーボードで入力していられませんよね?
その様な場合には非常に便利な機能です


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■ 「曜日の連続データ入力」

エクセル_業務日報10.jpgさて、日付が入力出来たら、次は曜日です。

B3セルに日曜日の「日」と入れてみましょう。




エクセル_業務日報11.jpg日付の時と同様に、B17セルまで「連続データ」入力してみましょう。




エクセル_業務日報12.jpg曜日が連続して入力できました。

日付などだけでなく、「曜日」でも「連続データ」入力できるんですね!
これは今回のように日報などを作成するときには便利です。

(残念ながら、アルファベットでは「連続データ」入力は使えないようです)




しかし、ちょっと待ってください!!

よく考えたら7/1は「日」ではなく「月」でした!

この様なミスはよくありますよね。
これを防ぐために次のような曜日入力方法もご紹介しましょう!
「日付」のデータから「曜日」を判断させ、表示する方法です。

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−


■ 「日付データからの曜日の表示」


エクセル_業務日報13.jpgB3セルに「+A3」と入力します。

これは「=A3」と入力するのと同じ意味と考えてください。

(※「=」はShiftキーを使わなければならないのですが、「+」ならテンキーで入力できます。素早く数式を入力するにはこの方が便利なので覚えておいた方が良いですよ。)

入力したら⏎キーを押します。




エクセル_業務日報14.jpgB3セルにA3と同じく「7/1」が表示されました。

これを、表示形式を利用し曜日表示に変えましょう。




エクセル_業務日報15.jpgB3セルの上で右クリックします。
先ほどと同じように「セルの表示形式」を選びます。




エクセル_業務日報16.jpg「セルの表示形式」ウィンドウが開いたら、分類で「ユーザー定義」を選び、種類のすぐ下の入力ボックスにアルファベットで「aaa」と入力します。

そうするとその上の「サンプル」表示に「7/1」に変わって「月」の文字が表示されているのがわかります。

入力出来たらウィンドウ下部の「OK」ボタンを押します。




エクセル_業務日報17.jpgはい、見事に曜日欄に「月」の文字が表示されましたね。

このように、すぐ一つ左のセルの内容(日付)と同じものを反映させ、その表示形式を変えることによって「曜日表示」にするという方法があるのです。

これであれば、間違えて違う曜日を入力してしまうこともありませんね。

さあ、このB3セルの「数式」と「表示形式」をB4〜B17セルにコピーしましょう。




エクセル_業務日報18.jpgB3セルをコピーします。

B4セル〜B17まで選んだら、マウスの右クリックをします。

開いたメニューの上の方に「貼り付けのオプション」と書いてあり、いくつかアイコンが並んでいます。

このアイコンの中から一番左のものを、マウスで左クリックします。




エクセル_業務日報19.jpgはい、見事にそれぞれの曜日が表示されましたね!

B4セル〜B17セルに、「一つ左のセルと同じ内容を表示する」という「数式」と、「日付データを曜日で表示する」という「表示形式」がコピーされた訳です。




(何となくすべてに「月」の文字がコピーされてしまいそうなイメージをお持ちの方もいらっしゃると思いますが、先ほど「貼り付け」の際に選んだ一番左のアイコンだと、「数式」が入ったセルをコピーした場合は、表示されている文字そのものではなく、「数式」と「表示形式」を貼り付けてくれるようになっているのです。)


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■ 「列の幅の調整」


エクセル_業務日報20.jpgさらに「業務日報_7月分」の列にも内容を入力しましょう。

今回はテスト的に、C3セルに「今日は何もない一日だった。」、C12セルに「今日はなんかあった一日だった。」と入力してみましょう。

どちらも入力した内容が長すぎて、セルからはみ出してしまっているのがわかりますね。


これは何とかしなければいけないので、「列の幅」を調整し、はみ出さないようにしましょう。

この調整を一気にやる方法を次にご紹介します。



エクセル_業務日報21.jpgエクセルの入力エリアの一番上に、「A、B、C……」と列記号が表示されています。

この列記号を選択すると、列全体が選択できます。

今回は「A」から「C」までドラッグして、この3列を選択した状態にします。

エクセル_業務日報22_mouse1.jpg
    ↓
A列とB列の中間でカーソルが変わる
マウスのカーソルは列記号の上では、左図(上)の様に下向きの矢印ですが、A列とB列のちょうど中間に持ってくると、左図(下)のように縦棒を開かせるようなカーソルに変わります。

エクセル_業務日報22_mouse2.jpgこのカーソルに変わった位置で、マウス左ボタンをダブルクリックします。




エクセル_業務日報23.jpgA列からC列までの幅が自動調整されました。

各列の最も表示文字数が多いセルに合わせて、それがはみ出さないように幅を決めてくれるのです。

今回みたいに3列程度だったらひとつひとつの幅を調整してもいいかもしれませんが、何十列もの幅の調整をしなければならない場合などには、この方法を知っておくと便利ですよ。(ちなみに同様の方法で、縦の行の「高さ調整」をすることもできます。)



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■ 「罫線の引き方」


エクセル_業務日報25.jpg最後の最後、いよいよ「業務日報」の仕上げですね。「罫線」を引きましょう。
「罫線」とはセルとセルの間の線のことです。

これを引かないと、印刷しても文字が並んでいるだけになってしまうので、表っぽくないですよね?一番単純な「罫線」でよいので引いておきましょう。

まず線を引きたいエリアを選択します。今回の場合はA2セルからC17セルまでを選択します。

選択出来たらその範囲内で、マウスの右クリックをします。




エクセル_業務日報26.jpg右クリックをしたらいつもの通り、メニューが表示されますが、文字がならんでいる大きなメニューの上に、アイコンだけが並んでいる小さいメニューがあります。

この小さいメニューの、下の段左から6番目に罫線を引くためのアイコンがあります。

アイコンの右側の小さな矢印を左クリックすると、さらに罫線を引くためのメニューが開きます。

この中から今回は、上から6番目「格子」を左クリックします。




エクセル_業務日報27.jpg選択範囲の周囲と、セルとセルの間に「罫線」が引けました。

このように「格子」を選ぶと、選択範囲のすべてのセルの周囲に線が引けます。

「格子」以外のアイコンの中には、選択範囲の周囲にだけ線を引いたり、下線だけを引いたり、太線を引いたりできる機能のものもあります。色々と試してみて下さい。




さて、この表ですが、一番上の表題の部分にも同じ「罫線」が引かれていますので、区別する意味で、下二重線に変えたいと思います。



エクセル_業務日報28.jpg表題が記載されている範囲、A2セルからC2セルを選択します。

先ほどと同じように、マウスの右クリックから罫線のメニューを表示させ、今度は「下二重罫線」を右クリックします。



エクセル_業務日報29.jpg表題の行だけセルの下が二重線の罫線になりました。

当面これで完成です。

お疲れさまでした!

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いかがでしたでしょうか?

かなり盛りだくさんになってしまいましたね。


今回はほとんどエクセル関数を使いませんでしたが、「エクセル」は関数などの機能までわかってくると、本当に頼りになるやつです。


正直、部下3人分くらいの仕事をこなしてくれます。



エクセルを使いこなすには、まずは簡単な機能から使い始めて、「こんなことできないかな?」と思ったら、Googleなどで検索しまくればいろいろな機能紹介記事が出てきます。


それで一歩一歩機能を習得してゆきましょう。


使いこなせた暁には、だいぶ業務がラクになりますよ!



今後も何か役立ちそうなことを思いついたら記載させていただきますね。
その時はまた、ご一読お願いします。



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