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posted by fanblog

2017年07月19日

todoリストについて

以前、Shinさんという方が運営している
playersというコミュニティに参加していることをお伝えしました。

https://fanblogs.jp/entryfirst/archive/11/0

その中で紹介されている「最強のTodoリスト」なるものがあるのですが
今回はそれを使用感をレビューします。

このリストはplayersに参加していない方でも
使用可です。ただし、noteで購入する必要がありますが。
http://www.outward-matrix.com/entry/2016/06/25/141358

このtodoリストは
ブロガー界の重鎮のヒトデさんも
使用した感想をアップされており
その効果は折り紙つき!

http://www.hitode-festival.com/entry/2016/12/03/183000


で、実際使ってみてどうなのか





正直僕には使いこなせておらず
そこまで効果を感じることはつい最近まで
ありませんでした。

というのも、このtodoリストは
「仕事の効率を上げつつ、仕事の抜け漏れなくマルチタスクを回していく」
ために造られており(自己解釈)
「そもそも計画性があまりなく、降ってくる仕事から随時こなしていくような
 無計画な作業ばかりしている人」にとって、計画通りに実行する行為そのもののハードルが高い。

ましてや「todoリストって意識高い系の人がつかってるツールでしょ?意味あんの?」
位のレベルの人間ですので
ツールの良さがわからないうちに
何回か使うのをやめそうになっています(苦笑)。

そこは貧乏性な性格が勝ち、何回かトライしているうちに
なんとなく効果が出てきている気がしています。

前置きは長くなりましたが、特徴を述べていきます。

todoリスト.JPG


これがTodoリストです。
すごいざっくりしていますが、仮で記入しています。

僕がこれを使用していて「あ、いいな」と
思った特徴は以下の通りです。
・仕事の棚卸を意識させることができる
・仕事のボールがどこにあるかを意識させることができる
・仕事の進捗がどの程度か確認することができる
・一日のなかの仕事のスケジュールが30分単位で区切ることができる

仕事の棚卸について


日々、仕事をこなしていく一方で
確実に新しく仕事は降りかかってきますし、
仕事は増えていくことと思います。

まず、一日の予定を組み込むのに、このリストを使用します。
一方で、一日の終わりにも確認するので
その際に増えた業務や、やらなければならないことを追記していきます。

面倒ですがやっていかなければ
仕事のミス(もしくは抜け漏れ)はなくならないでしょう。

カテゴリでもソートできますので
大変わかりやすいですね。

ボールを意識させる、仕事の進捗の確認

当然、仕事は一人でやっているわけではありません。
よって自分のところで仕事が止まっている場合もあれば
依頼しっぱなしで相手のところで止まっていることもあります。
なので、ボールがどこにあるか、
特に自分のところにボールが極力たまらないように意識できるのが
いいところですね。

さらに仕事がどれくらい進んでいるのかもざっとわかります。

製造や工事関連の仕事についていると
各項目ややるべきことが縦のセルに、
どの程度の期間がかかるのかを横のセルに表示し
計画を立てていくのですが、用途としては長期間の計画氷ですし
細かい仕事が拾いきれないのです。

これはその欠点をうまく補っているリストですね。


一日のなかの仕事のスケジュールが30分単位で区切ることができる


この内容がこのtodoリストの胆だと思っています。
todoリストの業務内容を30分ごとに簡単にスケジューリングできるのです。

キャプチャ.JPG




多くのリストは
・todoリストを作っただけ。(そして終わったtodoを削っていく)
・一日のスケジュールは作ったけど、抱えている全体の業務量が見えない
このようなことが多いです。
少なくとも、今までの自分のやり方ではそうでした。

しかしこのリストは以下の手順で簡単にスケジューリングできます。
・A列の番号を「日時スケジュールのシート」に打ち込みます
 ※A列の番号が自動で振られます。
・日時スケジュールのB列に打ち込んでいくだけで
 必要な情報を埋めることができます。 
それだけです。
一度作ったtodoリストをもとにリスケジュールする手間がかかりません。

これがすごい便利で重宝しています。

ただし現実はそう甘くない

とはいっても、現実には横やりが入ったり
仕事がうまく終わらなかったりすることもあります。

そのような場合は、一番右の列に実際に起きた業務を
記入します。
帰る前に反省をし
・この横やりは仕方がなかったのか
・この業務の時間は適正だったのか
・予定通りにいかなかったのは何が原因か、どうすればうまくいくのか

これらを検討しています。
そして、新たに発生した業務は
todoリストに追記していく。

これの繰り返しですかね。使用方法としては。


そもそものtodoリストの効能


ヒトデさんもおっしゃっていましたが
一度スケジューリングすると
「やらなければ」という意識が働き
仕事への集中力が高まる気がします。

高まるというより、ほかのことに気がそれにくくなるという感じでしょうか。
結局のところ
このリストを使用しなくても仕事のPLAN→DOが抜け漏れなくできていれば
必要ないと思います。結局は自分の仕事をどう管理するかの話ですから。

しかしながら、このリストはさらに業務全体の抜け漏れも防いでくれる役割がありますので
非常によいです。ようやくわかってきた(苦笑)



現在社内では絶賛残業カットかつ生産性向上の指令が出ているので
これを使って踏ん張りたいですね!
そして早く帰ってもっと記事を書きたい!
(wordpressも進めたい!)

まだまだ仕事のやり方については改善の余地ありまくりの日々です。
さて、これをwordpressの方にも展開していくか。。。。。
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プロフィール
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のら人
アフィリエイトの情報を収集し続け、ようやく重い腰を上げてスタートを切ります(2017年4月〜)。 現在、地方の中小企業にて絶賛社畜中。移動してきた優秀な上司より強烈なパワハラを受けており、精神的に限界が見えたり見えなかったり。 上司の猛攻にやられてしまうのが先か、自分の成長が先か、アフィリエイトで稼げるようになるのが先か、の三つ巴。 twitterアカウント:https://twitter.com/ymtbod
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