リーマン生活と音楽の日々

生産性を一段高めることのできる 7 つのシンプルなスケジュール管理方法と予定表の活用法をご紹介します。

シンプルな管理方法なので、書き方もシンプルにしてみました。

■スケジューラのシンプル活用法のヒント

・「会議なし」の時間帯をスケジュール設定する
マルチタスクで処理するのではなく、邪魔が入らない時間を確保します。「マルチタスクを行うと、どれも質が低下することになりがちです」と、ユタ大学の心理学教授
David Sanbonmatsu
氏は説明します。「多くの場合、マルチタスクをよく行う人はマルチタスクが不得意です。衝動の制御ができない人たちなのです。」 (Forbes 誌)

・外出中の時間を設定する
休みや出張の場合は、予定表に「連絡不可」、「業務時間外」などと明示します。
さらに高度な技: 業務以外の定期的な予定や、通勤などで連絡がつかない時間は、繰り返しの時間としてスケジュールを設定します。

・モバイル デバイスのカレンダーと連携する
だれにでも起こることとして、ノート PC が手元にないときに会議が長引き、次の会議の時間と場所を忘れてしまい、会議が始まって 5
分後に駆け込んでいろいろな人に謝る羽目になるということが考えられます。モバイル
デバイスの予定表と連携して、常にすべての会議の最新情報が得られるようにしましょう。

・予備の時間を設ける
可能であれば、すべての会議の前後どちらかに必ず 10 分の予備時間を設定します。これにより、1
つの会議の整理をしてから次の会議に備えるための十分な時間を確保できます。こうすれば会議から会議へ焦って出席するような気分を味わわずに済みます。

・休憩をスケジュールに組み込む
すべてを片付けようという姿勢で取り組んでいると、燃え尽きるまで働き続けることになりがちです。「数分間立ち上がって血液を循環させ、脳に多くの酸素を送り込むことは、日々の仕事の中で欠かせません」と、ハフィントン
ポストの Healty Living
チームは述べています。休憩を予定表にスケジュールとして組み込むことで、燃え尽き症候群を避け、創造性を高めましょう。そして、自分のスケジュール管理には、予定表のアラームを活用しましょう。

・チェックイン リマインダーを設定する
大きな締め切りが近付いてきたら、そこまでのベンチマークに関して、リマインダーを使ってチェックインのスケジュールを設定します。これはプロジェクト終了に向けてのストレス軽減になると共に、完了前にタスクを必ず確認することにつながります。予定表のリマインダーにチーム
メンバーを含めて、期日に向けてチーム全体の作業を促進するようにしましょう。

・仕事の連絡先を統合する
予定表を連絡先リストと統合して、仕事の連絡先を簡単にミーティングに招待できるようにしましょう。

・朝一番に今日の予定を印刷する

続きは生産性を高めるスケジューラのシンプルな使い方をご覧下さい