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2020年04月06日

会議のタイムマネジメント

仕事の進捗を遅らせる最も大きな要因は、他の人との調整です。もちろん、意見を集約すること自体も大変なことなのですが、打ち合わせの時間設定が最も無駄なのです。

■仕事の遅延の最大の要因は会議の調整


例えば、ある打ち合わせをして何かを決定しようとしているとき、会議の予定時間が過ぎてしまうということは、多くの方が経験していると思います。後30分も打ち合わせをすれば決定できるのに、「次の会議があるから」ということでもう一度打ち合わせを開催しないといけません。次に関係者のスケジュールがあうのは1週間後、などということも少なくないのではないでしょうか。そして1週間後に会議してみたら、1週間前の議論はみんなの記憶からすっぽり抜け落ちていて、議論は振り出しに戻っている、という状況になりかねません。
会議場所の予約スケジュールもいっぱいで、もう次の会議の人たちが待っている状況で、後30分議論を続けたいなどということは言えるわけもなく、「では、また後日会議を設定します」といって慌ただしく会議は尻切れトンボで終わります。

さらに次の打ち合わせをしようと全員の空き時間を検索していると、だいたい1週間位は予定が入っているので、1週間後になります。さらにそのときに空き会議室がなければさらに決定は遅れていきます。

その間、何も決定がないわけですから、誰も何もアクションはしません。仕事は停滞を余儀なくされるわけです。

こうした事態が起きるのは、基本的に会議の進行を務める人が会議の時間バランを考えていないことが原因です。

■会議のタイムスケジュール



続きは会議のタイムマネジメントをご覧下さい
posted by shori at 21:39| ハック

気持ちだけ論理的5段階評価

GTD(Getting Things
Done)にはタスクの優先順位決定のための4つの基準モデルが示されています。ところが、実際にこれをどのようにして優先順位を決めればいいのかは記載がありません。

■4つのタスク優先順位決定の指標


最初に、その優先順位決定のための指標をご紹介します。

・状況
・使える時間
・注げるエネルギー
・優先事項

それぞれについて考えてみたいと思います。

●状況

続きは気持ちだけ論理的5段階評価をご覧下さい
posted by shori at 20:52| ハック

どうなったら終わりなのか

なにかの活動を始めるときにもエネルギーが必要ですが、終わるときにもエネルギーが必要です。

例えば、会社でなにかの勉強会を始めたとしたときに、いつまで続けるべきでしょうか?

■始めるときのエネルギー、終わるときの決断力


物事を始めるには相応のエネルギーが必要です。自分ひとりの習慣であっても、部門でやることであってもです。

例えば、「○○資格を取る」というような目標を立てたときに3年連続で試験に落ちました。なんとなく今のまま続けていても無理だな…と思えたとしても、周囲に宣言した以上、試験勉強もしないまま、毎年その時期になると試験会場にだけは行く、のような場合がありあます(経験談)。

他には、会社で「ビジネススキルの勉強会をしよう」と上司の許可をとって部門で勉強会を始めたけど、なんとなく目標もないまま、1時間の茶話会をしている、みたいな状態になっているような活動がありませんか。

始めるときには、「よし、やるぞ!!」と意気込んでいたり、上司や部門長の許可を取るためにいろいろなプレゼン資料を作り、目的を決めたはずなのに、竜頭蛇尾でなんだかなし崩し的になっていくプロジェクト(正確な意味ではプロジェクトとは呼べませんが)がいくつもあります。

■コロナウイルス



続きはどうなったら終わりなのかをご覧下さい
posted by shori at 18:48| ハック

タスクの優先順位決定の理由を書いておく

「このタスクをやろう」と決める方法や理由は、人によって実にさまざまです。ただし、この判定基準がブレることはタスクの管理効率を下げる理由になります。

■タスクの優先順位を決めた理由


タスクの優先順位を決めるいくつかの一般的なパターンを書き出してみると、こんな感じでしょうか。

・やりたくないことは後回しにして、やりたいことからする。
・やり方のわからないことより、やり方のわかっていることを先にする。
・難しいことはあとにして、最もやさしいことからやる。
・時間のかかることはあとにして、時間のかからないことからやる。
・資料が手にはいりやすい物事を優先させる。
・時間が決められていること(たとえば会合)を先に、そうでないものは後回しにする
・未計画のことより計画済みのことを先にする。
・自分自身にとっての必要事より、他人から言われた要件を先にする。
・重要なことよりも急ぎのことを先にする。
・重大な局面や緊急事態にはすぐに対応する。
・自分にとって興味のないことよりは、興味のあることを先にする。
・自分の個人的な目標の達成を早めることを優先させる。
・期限が近づくまで本腰をいれて動きださない。
・最も早く「答え」が出ることを優先させる。
・その仕事を期待している人間の価値を比較して対応する。
・それをした時と、しなかった時に、自分にどんな利益・不利益が生じるかを考えて行動する
・大きな仕事よりも小さな仕事に先にとりくむ。
・目の前に出現した順番にとりあげる。
・その場その場の必要事を場当たり的にこなす。
・所属する集団への利益・不利益を考えてことを処理する。

これらの基準やパターンのうちのいくつかは、長年の習慣によって作られたものも少なくありません。

続きはタスクの優先順位決定の理由を書いておくをご覧下さい
posted by shori at 18:34| ハック

2020年03月31日

目標の立て方(目標評価編)

目標の設定方法についてご紹介しています。本稿では、立てた目標が更に上位の目標の中でどの程度の位置づけにあるのかを確認する方法についてご紹介します。
全会までに書いた基本編・応用編で述べたように、多くの人が躓くのは達成可能で、現実的な目標を立てることです。

最初に決めた目標値は、とりあえず仮の目標です。その仮の目標を達成するためには、その目標値はどのくらい実現可能なのかを考えていく必要があります。実現可能かどうかを判断するためには、自分の知識で達成可能性を判断できるほどの課題に分解していくか、具体的な情報が入手できるレベルに分解していく必要があります。

■成果として妥当なのかを評価する


そして、実際にその課題を実際にやれそうな成果の数字に変更して、最後にそれを合計して最終的な目標値にもう一度戻すのです。

たとえば、「補助業務(部の重点目標以外の業務)20%の削減」という目標があったとします。その場合、補助業務に相当する業務を分解してみると
?   昼礼 15分/週
?   チームミーティング 1時間/週
?   進捗報告書作成 2時間/週
?   出張報告書 2時間/出張
?   役員報告資料作成 4時間/月
があったとしましょう。これを月の単位で揃えると、全体で19時間あります。これの20%なので、3.8時間を削減すればいいことになります。極端な例で言えば、チームミーティングは1ヶ月で4時間かかっていることになりますので、「チームミーティングをやめれば20%は達成できるな」と考えるわけです。
ただ現実には、チームの連絡会そのものをやめるのは難しいと思います。それは難しいかもしれないので、更に別の案を考えます。
?   チームミーティングは1回30分にする → 0.5時間 × 4回 = 2時間削減
連絡事項や情報共有はSNSを導入して議題を減らし、ミーティングでは顔を見て話さないといけないことだけに限定する。
?   進捗報告書の作成は前月の役員報告の資料に変化情報だけを記入するようにすることで、1.5時間に減らす→ 0.5時間
× 4回 = 2時間削減
このようにして、「全体で4時間削減は可能で、20%の目標で活動できる」と判断するわけです。

このように、自分が持っている情報や判断可能なレベルにまで目標をブレイクダウンして、具体的行動に落としていくわけです。

この具体化の方法については多く書籍があります。またそれを考えるためのツールもいろいろあります。

本書は詳細な説明は書面が少なすぎてできませんが、先に挙げた WBS の他に
?   マンダラート
?   マインドマップ

続きは目標の立て方(目標評価編)をご覧下さい
posted by shori at 02:22| ハック

チャレンジ精神を大切にしない

結構多くの会社で、「我社はチャレンジ精神を大切にします」とか「チャレンジしよう!」というお題目が出されます。前述した目標設定の原理原則でも、「少しだけ背伸びをした目標を立てることで成長する」という事が出てきます。もちろん、本書でもそれを否定する気はありません。言っていることは正しいと思います。


■チャレンジ精神を大切にすると


一方で、サラリーマンはMBO(目標管理制度)によって評価されるため、目標を達成できたかどうかが重要です。もちろん、目標の設定時には、その目標が妥当かどうかは判断されますが、実績の報告をしたときには目標が妥当だったかどうかは判断されません。

会社で「少しだけ背伸びをした目標をたてよう」と言われたときに、その背伸び具合をどのように評価するのかは明確な基準がないものなのです。したがって、「チャレンジ精神で高い目標に設定しよう」ということに対して素直にそのとおりにすると思わぬバカをみる可能性も考えないといけません。もし上司から「目標が低すぎる」と言われる可能性があるなら、高く見える目標をたてることです。

それよりも、自分がやりたいこと、自分を成長したいことに重点を置く(そちらには本当に高い目標を掲げて努力する)ことのほうが、自分にとっての満足感や納得感が高まります。


続きはチャレンジ精神を大切にしないをご覧下さい
posted by shori at 02:19| ハック

目標の立て方(応用編)

今週は、目標の立て方について、私の理解範囲で解説をしています。
ここまでで目標の立て方の基本は理解していただけたかと思います。ここからは更に踏み込んで、応用的な目標の立て方をご紹介します。

■期中設定


「期中設定」は、目標設定までの期日に目標が明確にならないときに使う方法です。

つまるところ、目標を設定するまでには前述したように、どのような目的を持つか、その達成は現実性があるか、目標となる数字と自分がなすべきことの整合は取れているかなど、様々な検討が必要です。
一方で目標は、次の期が始まるまでに設定できていなければいけません。サラリーマンにとっては、目標を決めるという目標が勝手に決められているわけです。これに間に合わないような場合に、この「期中設定」という方法を使います。

身も蓋もない言い方をすれば、目標を決めるという目標を目標にすることで、期初の目標設定を乗り越えてしまおうということです。当然、「今期は目標を設定します」では部門としての成果はありませんので、目標を決める期限は、「期末」ではなく「期中」、つまり期の途中に成るので、こう呼ばれています。

この方法が使われる理由としては、上記のように目標設定までの調査の時間がないような場合もありますし、新しいことにチャレンジするために、その技術的要素の検証を先にするという場合もあります。

とりあえずやってみて、進めていく途中で目標を調整していきます。

■ランクアップ法



続きは目標の立て方(応用編)をご覧下さい
posted by shori at 01:51| ハック

数値の利用して自分の評価を上げる

多くの会社では目標管理制度に基づく社員評価がされています。これが日本に導入されたのは20年くらい前でしょうか。これは業務の定義が明確な欧米なら有効な方法かもしれませんが、実は日本に導入するには穴だらけ。それを利用して自分の評価を上げる方法があります。

目標の達成度が高ければ、評価結果が高くなり、最終的には給料や昇進に影響してきます。サラリーマンとしては、1日中ハナクソをほじっているだけで、ボーナス満額なら幸せです。
すでに気がついている方が多いとは思いますが。

■正しい目標の立て方があるということは…


「目標の立て方」について、多くの著作がありますし、多くの方は「正しい目標の立て方」みたいな研修に参加させられたかたも多いのではないかと思います。

正しい目標を高く掲げて、自分自身の成長のために目標を作成することはマズローの法則から考えても、自分のためになることです。それを否定する気もありませんし、積極的に取り組んで行きたいとは考えています。しかし、高い目標を掲げてうまくいかなかったときに、評価が下げられてボーナスを削られるというのもなんだかちょっとやるせない。

正しい目標の立て方があるということは、人事部や会社のとって都合の悪い目標の立て方があるということです。いわゆるズルというやつ。

■上司の要求を丸呑みしない



続きは数値の利用して自分の評価を上げるをご覧下さい
posted by shori at 01:48| ハック

目標の立て方(基本編)

年初に業務の目標を立てるのですが、なかには目標がうまく立てられないという人もいます。上司に言われた目標をそのまま丸写しにした目標を立てる人や、上司からは具体的な数字がなかったので、それを適当に埋めておいて、上司から「なぜこの数字?」と聞かれて返答に困る人、上司の指示とは全く異なる目標を立てる人、、、色んな人を見てきました。

実は良い目標の立て方というものにはセオリーがあります。これを覚えてしまえば目標の設定はそれほど難しくありません。

■目標の要素から考える


目標というのは、
?目標項目
?達成基準
?期限
?達成計画
の4要素が必要です。

■目標項目の設定



続きは目標の立て方(基本編)をご覧下さい
posted by shori at 01:09| ハック

2020年03月24日

目標を達成するためにはリソースが必要

仕事で目標を決めるにあたって、重要なことは、達成可能な目標を立てることです。当たり前のことのように聞こえますが、これは多くの人が失敗するところです。

■目標設定で場を読んではいけない


ある程度顧客や会社・上司の期待が理解できるようになると、どうしても空気を読んだ目標設定というものをしがちです。そうすれば相手が受け入れてくれやすくなるのは当然のことなのですが、それが本当に自分にできるのかを問わなければいけません。もし、目標を立てたものの、それが達成できなかったときに起きる問題は、特に相手が顧客である場合には会社の賠償の問題にも発展しかねませんし、そうではなくともあなた自身への信頼は揺らぐことになります。もし、目標未達の可能性が出てきた段階で、チームや会社にかける負担が少なくない場合には、同僚からの不満も出てきます。目標未達で良いことはあまりないのです。

これはリスク管理の問題です。どのようなことにしろ、リスクを想定しそのリスクをどのようにしたら減じられるかを最初に検討して置かなければ、いざそのときになっても有効な対策は取れません。問題が起きたあとに問題を解決するために投下するリソースは、半年前に問題を起こさないようにするために投下するリソースよりはるかに大きいことを肝に銘じておくべきです。

■自分が使えるリソースを正しく評価する


リスクを避けるための方法は、目標を自力で到達可能な数字にしておくことと、リソースを確実に確保することです。目標数値については、前述していますので、ここではリソース(目標を達成するための資源)の確保の方法について説明します。

リソース(目標を達成するための資源)は大別すると
?   工数
?   お金や資材
?   情報
に分割できます。

■工数のリソース



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posted by shori at 18:51| ハック
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