2020年02月12日

オフィスの改善やってますか?

現場の「カイゼン」を進めている企業は多いと思いますが、オフィス業務の効率化は進んでいますか?


オフィス業務?倉庫や工場など、現場と呼ぶような個所は良く見ますし聞きますが、オフィス業務は定性的なものも多く、単純に生産性を測ることが難しい部分です。


成果が具体的に見えないから、カイゼンが進みづらい、ということもあるかもしれません。


 「正しい」のは分かってるけど「やらない」 


うちの部署でも、段取りを整えて仕事の効率化を図ろうとする活動を行っています。


そこで改めて感じたのは、「これが正しい」と分かっていても「やらない」ことが多々あり、私に合った段取り術があっても習慣になるまでが障壁になっていることです。


ここでいう「やらない」は「できるんだけど、(いろんな理由で)やろうと思わない故に、やらない」ということです。


 5Sの「躾」が肝になる


製造現場などでよく言われる5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)。最も難しいのはどれだと思いますか?


私は、「(しつけ)」が最も難しいと思っています。


なぜならば、4S(整理・整頓・清掃・清潔)は対象がモノや状態ですが、「躾」は対象が”人間”だからです。


1日かけて大掃除をすると、見違えるほど綺麗になります。そのときは「気持ちいい!」と感じますが、その状態を維持できていますか?なかなか、難しいですよね。


モノは移動させればそこに居続けてくれますが、人間は各々考えるので想定通りにはいきません。それは自分もそうなのではないでしょうか。


「躾」とは「習慣化」です。決して5Sだけのものではなく、また、自分から他人への働きかけに限らず、自分自身を躾けると考えることもできます。


 ツールを使いこなすにも大事なのは習慣


例えば、オフィス業務を効率化しようと、エクセル作業をマクロ化して作業プロセスを減らしたり、RPAを導入している企業様もあると思います。


その成果を刈り取るためには、「使い続ける」必要があるのは明確ですよね。


新たな方法を学んだりシステムを導入しても、操作に慣れるまでは「前の方法が良かった」と反対の意見が出ることもあるでしょう。


まずは3ヶ月継続する



ロンドン大学の研究によると、新しい取組みが習慣化されるまで、平均で66日かかるそうです。自らが、「やらないと気持ち悪い」と思うところまで習慣化できるかが重要です。


習慣化されるまでは、日々動機づけが必要です。躾けする方は、休日を含めると3ヶ月間「やりなさい」と言い続けなければならないのです。


この動機づけの部分をうまく仕組み化できると良いですね。私はまず、デスクの整理整頓をよりきっちりと、習慣化させたいと思っています!


出来るかな?出来ると思わなければ!(笑)



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管理職マン
地元中小企業の管理職。課長という立場。チームの再編を経て、課長代理と主任の二人を部下に。30代半ばにして、若干失速気味。部下の育成に手を焼いていると認識している今日この頃。 業績貢献と社員の育成、マネジャーはやることいっぱいですね。
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