2015年09月03日

マネジャーとリスクマネジメント

リスクマネジメントとは?


リスクの定義は色々とあります。「何が」となると、その職場によっても違ってきます。なので、どんな職場でも当てはまる定義として、「組織に何らかの損害を生じさせるおそれのある不確実性」としてテキストには記載されています。


それに対するリスクマネジメントとは、「組織が効率的にリスクを予防する施策を講じるとともに、リスクが顕在化したときに処理を予め定める事により、リスクを管理する一連の活動」としています。


要するに、リスクに基づく損失の未然防止と、リスクに基づく損失の再発防止がキーワードになります。「未然防止」と「再発防止」の計画は、策定して終わりではなく継続して運用していく中で、新たなリスクの発生や懸念などを発展材料として常に更新されなければなりません。


マネジメントの基本としてPDCAをまわしていく事はリスクマネジメントにおいても同様の考え方となります。


リスクマネジメントの考え方


皆様の職場のには、様々なルールや規律が定められていると思います。これらのすべて、想定されるリスクを回避するために決められているものだと考えてみましょう。いま様々な事での問題や課題があると思いますが、「なぜ、このようなことが起きたのか?」といったものの中で、原因追求を諦めてしまうものもあるでしょう。しかし、改善を進める中では「なぜ、想定できなかったのか?」という踏み込んだ考え方が必要です。


マネジャーはチームの責任者です。日頃の業務や、プロジェクトに潜むリスクを頭に置きつつ、そのリスクを消化するように業務を推進することが求められます。


もちろんリスクマネジメントをチーム内で徹底する為には、チームを構成する一人ひとりがリスク軽減に努めなければなりません。その為に、リスクに対する意識を持たせるように働きかけていく必要があります。ここでもまた、コニュニケーションを工夫して図り、理解しやすい形で進めていきます。


具体的には下記の点を注意しましょう。

・業務やプロジェクトにおけるリスクの洗い出し

・顕在化したリスクにより、トラブルが発生したら、必要に応じて上司と対応を協議しながら、マネジャー自ら解決に当たること

・悪い情報ほど早く正確にマネジャーに伝える旨を無化に徹底すること
(報告前に「手を煩わせないように」とか「失敗を挽回しよう」と考えるのは誤った解決方法、マネジャーに報告した上で行動する)

・緊急事態の発生に備えた緊急連絡網を作成し、修正・更新の都度、全員で共有する事


組織において、リスクマネジメントの体制が整っている場合は、マネジャーとしてチーム内でこの体制を構築・維持していくように努める必要があります。





2015年07月18日

マネジャーの実践すべきリスクマネジメント

マネジャーともなると、自分の業務に関連するすべてのリスクを適切に管理しなければなりません。マネジメントすべき業務を大きく分けると


「人と組織のマネジメント」
「業務のマネジメント」



の二つとなります。それらの業務を行ないながら、日常業務に潜むリスクを想定し的確に処理していかなければなりません。


業務についてのマネジメントを例にした場合、関連するリスクを業務現場における評価指標の中から考えてみます。


ます、現場における評価指標とは、下記の項目があります。
「QCD」=品質(Quality)、コスト(Cost)、納期(Delivery)

「SME」=安全(Safety)、モラル(Moral)、環境(Enveronment)


QSDSMEという業務の最低限必要な管理項目から、関連するリスクとは・・・・
Q=品質不良
C=予算オーバー
D=納期遅延
S=職場の安全
M=ハラスメント、不正
E=自然災害


以上のものが例として挙げられます。緊急時、すなわち日常業務と関連しない事象が起因となるリスクに関しては、事業又は、業務の継続が可能かどうかといった判断に加え、再開・継続に向けたマネジメントが必要になります。これは、平常時のリスクマネジメントとは別の対応となる事が多く、平常時のリスクのように、常に意識しずらいものです。対応については、マニュアル化を進め、緊急事態に備えておく必要があります。


平常時に起こりうるリスクについては、常に意識をし顕在化したリスクはその時点で再発防止に努めなければなりません。つまり、未然防止が日々の業務で作り上げられていくものと考えます。


このようにトラブルの素となるものに対して、早期に対応できる組織の文化が醸成されること、従業員の意識レベルも自然と向上してくるのだと思います。


では、実際の場面を想定し、リスクの予防保全を図りながら、自分の組織を管理する考え方や進め方、部下への接し方などの応用を考えてみましょう。


マネジャー自身のマネジメントの場合


自身のマネジメントで「マネジャーに必要な4軸」がありましたが、その中の「船長」の役割を思い出します。自分自身が動かなければ部下の身が危ぶまれる、そういった認識になるでしょう。その意識の中では、「見る、聞く、学ぶ」だけでなく、「実践する」という行動が生まれるはずです。


問題が起きた場合は、「設計者」の役割から、どれだけの時間をかけてでも真の原因(根本原因)の探求が求められます。


さらに、部下への業務への取り組み姿勢など、自ら手本を示す事や部下は自分の鏡である事を自覚する「指揮者」や「教師」の役割も大切です。


そして、リスク発生時の「臨機応変の対応」に必要になるのは「マネジャーの覚悟と平常心」という事になります。


部下のマネジメントの場合


マネジャーの志向は、基本的に人の可能性を信じ、人の知恵には限界が無いと信じるようにすべきです。信頼は人を育てます。そうやって育てられた部下は、いずれマネジャーとなり同じように部下を信頼し育てます。愛情深く、根気良く、伝え続けなければなりません。


組織の文化は新しい人へと引継がれていかなければなりません。マネジャーは率先して整理整頓や、元気の良い挨拶など日頃の習慣から見習われる姿を示していかなければいけません。


組織のマネジメントの場合


マネジャーに不可欠な心構えとして、職場を良くしていこうという前向きな考え方です。部下が安心して働けて、ここでよかったぁ!と思えるような職場を目指します。他人に自慢できる職場であるか?自分の家族にも働かせたい職場であるか?という「自身」があるかどうかです。


基本的な5Sの徹底にはじまり、お客様に絶対に迷惑をかけない、お役立ちするのだという強い信念を持つのです。リスクの予防保全は特に重要なことでもあります。


そして、チームの目標達成に向けて、チーム内の役割、責任を明確に定め、その進捗管理を行っていく事。実は、この業務マネジメントそのものが平常時のリスクマネジメントそのものであるという事も忘れてはいけません。


業務のマネジメントの場合


業務は「段取り八分、仕事二分」であることを認識する事です。重要なミッションを乗り切るには、準備が必要不可欠です。しかし、準備には時間も手間も掛かります。ですが、準備なしに始めた仕事は、立ち止まる事が多かったり「二度手間」の発生が往々にしてあります。事前準備を行なう事を習慣化させることで大きなトラブルを防ぐ事にもなります。


部下の仕事の出来は、本人のモチベーションが大きく影響しています。その為にマネジャーは、部下のモチベーションを管理する必要があります。モチベーションが高ければ、自分の仕事の点検も自ら行い、さらに高い成果を求めようと考えます。自発的に仕事が進められる環境を整える事も重要なマネジャーの職務です。


さらに、マネジャーは何事にも「できるだろうか?」ではなく、「どうすれば出来るだろうか?」という考え方をもつ事です。リスクを予防する方策はこの考え方の継続で道は開けてくるはずです。


最後は、自チームの利益や効率ばかりを優先にしすぎないこと。全体最適を念頭に置き、組織全体の利益バランスを見極めながら、上司とコニュニケーションを取って進めなければ、思わぬ利益損失につながる恐れがある事を忘れてはなりません。






プロフィール
【国政・経済に恐縮ですが
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管理職マン
地元中小企業の管理職。課長という立場。チームの再編を経て、課長代理と主任の二人を部下に。30代半ばにして、若干失速気味。部下の育成に手を焼いていると認識している今日この頃。 業績貢献と社員の育成、マネジャーはやることいっぱいですね。
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