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2020年02月12日
オフィスの改善やってますか？
現場の「カイゼン」を進めている企業は多いと思いますが、オフィス業務の効率化は進んでいますか？
オフィス業務？倉庫や工場など、現場と呼ぶような個所は良く見ますし聞きますが、オフィス業務は定性的なものも多く、単純に生産性を測ることが難しい部分です。
成果が具体的に見えないから、カイゼンが進みづらい、ということもあるかもしれません。
うちの部署でも、段取りを整えて仕事の効率化を図ろうとする活動を行っています。
そこで改めて感じたのは、「これが正しい」と分かっていても「やらない」ことが多々あり、私に合った段取り術があっても習慣になるまでが障壁になっていることです。
ここでいう「やらない」は「できるんだけど、(いろんな理由で)やろうと思わない故に、やらない」ということです。
製造現場などでよく言われる５S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）。最も難しいのはどれだと思いますか？
私は、「躾（しつけ）」が最も難しいと思っています。
なぜならば、４S（整理・整頓・清掃・清潔）は対象がモノや状態ですが、「躾」は対象が”人間”だからです。
1日かけて大掃除をすると、見違えるほど綺麗になります。そのときは「気持ちいい！」と感じますが、その状態を維持できていますか？なかなか、難しいですよね。
モノは移動させればそこに居続けてくれますが、人間は各々考えるので想定通りにはいきません。それは自分もそうなのではないでしょうか。
「躾」とは「習慣化」です。決して５Sだけのものではなく、また、自分から他人への働きかけに限らず、自分自身を躾けると考えることもできます。
例えば、オフィス業務を効率化しようと、エクセル作業をマクロ化して作業プロセスを減らしたり、RPAを導入している企業様もあると思います。
その成果を刈り取るためには、「使い続ける」必要があるのは明確ですよね。
新たな方法を学んだりシステムを導入しても、操作に慣れるまでは「前の方法が良かった」と反対の意見が出ることもあるでしょう。
ロンドン大学の研究によると、新しい取組みが習慣化されるまで、平均で66日かかるそうです。自らが、「やらないと気持ち悪い」と思うところまで習慣化できるかが重要です。
習慣化されるまでは、日々動機づけが必要です。躾けする方は、休日を含めると３ヶ月間「やりなさい」と言い続けなければならないのです。
この動機づけの部分をうまく仕組み化できると良いですね。私はまず、デスクの整理整頓をよりきっちりと、習慣化させたいと思っています！
出来るかな？出来ると思わなければ！（笑）
オフィス業務？倉庫や工場など、現場と呼ぶような個所は良く見ますし聞きますが、オフィス業務は定性的なものも多く、単純に生産性を測ることが難しい部分です。
成果が具体的に見えないから、カイゼンが進みづらい、ということもあるかもしれません。
「正しい」のは分かってるけど「やらない」
うちの部署でも、段取りを整えて仕事の効率化を図ろうとする活動を行っています。
そこで改めて感じたのは、「これが正しい」と分かっていても「やらない」ことが多々あり、私に合った段取り術があっても習慣になるまでが障壁になっていることです。
ここでいう「やらない」は「できるんだけど、(いろんな理由で)やろうと思わない故に、やらない」ということです。
５Sの「躾」が肝になる
製造現場などでよく言われる５S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）。最も難しいのはどれだと思いますか？
私は、「躾（しつけ）」が最も難しいと思っています。
なぜならば、４S（整理・整頓・清掃・清潔）は対象がモノや状態ですが、「躾」は対象が”人間”だからです。
1日かけて大掃除をすると、見違えるほど綺麗になります。そのときは「気持ちいい！」と感じますが、その状態を維持できていますか？なかなか、難しいですよね。
モノは移動させればそこに居続けてくれますが、人間は各々考えるので想定通りにはいきません。それは自分もそうなのではないでしょうか。
「躾」とは「習慣化」です。決して５Sだけのものではなく、また、自分から他人への働きかけに限らず、自分自身を躾けると考えることもできます。
ツールを使いこなすにも大事なのは習慣
例えば、オフィス業務を効率化しようと、エクセル作業をマクロ化して作業プロセスを減らしたり、RPAを導入している企業様もあると思います。
その成果を刈り取るためには、「使い続ける」必要があるのは明確ですよね。
新たな方法を学んだりシステムを導入しても、操作に慣れるまでは「前の方法が良かった」と反対の意見が出ることもあるでしょう。
まずは3ヶ月継続する
ロンドン大学の研究によると、新しい取組みが習慣化されるまで、平均で66日かかるそうです。自らが、「やらないと気持ち悪い」と思うところまで習慣化できるかが重要です。
習慣化されるまでは、日々動機づけが必要です。躾けする方は、休日を含めると３ヶ月間「やりなさい」と言い続けなければならないのです。
この動機づけの部分をうまく仕組み化できると良いですね。私はまず、デスクの整理整頓をよりきっちりと、習慣化させたいと思っています！
出来るかな？出来ると思わなければ！（笑）
2018年07月18日
「会議」から仕事を始める作戦！
昨日も今日も、さらには明日も会議・・・そんな日々会議に追われている方も多いのではないでしょうか？
資料作成に追われるばかりで、「会議」によって仕事が進まない！と思われている方もいるかもしれません。一口に「会議」といってもさまざまな目的と役割があります。
そもそもを考えてみると、「会議」はあいまいで、2人以上の人が仕事のために集まれば「会議」と呼ばれますよね。しかし、多くの人が仕事が進まない理由こそ、これら「会議」なのです。
なんでもかんでも会議と呼んで、目的がはっきりしない「会議」が何度も開催されていないでしょうか？「打ち合わせ」「ミーティング」「プチ会議」なんて呼び方を変えながら自社でもいろいろ試していました。
そんな「会議」を目的ごとに6つに整理して、それぞれの有意義度、役割、テクニック、改善策をまとめてみました。
有意義度:〇
呼び方の例：始業式、年始会、決起会、キックオフミーティング、中間報告会、成果報告会、等
解説：事業や業務の初めと終わり、あるいは途中となるタイミングを「区切る」会議です。セレモニー、イベント的な意味合いを強調されることが多いですが、事業の目標や評価を伝えたり、スケジュールを区切って業務を推進するなど、組織運営において重要な意味を持ちます。
テクニック：事業・業務責任者やリーダーが自らの言葉で説明することで、事業の目的を参加者に伝えることができます。参加者が同時に会議に参加していることなど、一体感が重要です。
改善策：対象者が全員参加する形が望ましいのですが、対象者が多数となったり勤務地が分散している場合には、ビデオ会議や動画配信を活用することで一体感を保つことができます。
有意義度:◎
呼び方の例：ブレインストーミング、アイデア出し会、ネタだし、ワイガヤ、等
解説：新たな事業に取り組んだり、事業の課題を解決するために考え方や施策を「発散」させる会議です。適切にモデレーションを行えば、会議以外では実現することができない、非常に価値が高い時間になります。
テクニック：目的を共有した上で、どんなアイデアでも否定せずに、とにかくたくさんのアイデアや意見をを出し合うことがポイントとなります。付箋に書いて張り出す、ホワイトボードや紙にみんなで書き込む、完成品を写真でシェアすることで、記録とモデレートを同時に行うことができます。
改善策：参加者が参集する価値が高い会議ですが、参加者が離れていると開催が困難になります。リアルタイムで参加者の記入が更新されるメモやエディター、インタラクティブホワイトボードなどを活用することで、離れていても開催することが可能になります。
有意義度:△
呼び方の例：トレーニング、勉強会、研修、説明会、等
解説：初めて業務を行う人や、途中から業務に合流する人に対して、業務の概要や知識、スキルなどを伝える会議です。教わる側にとっての重要性が強調されがちですが、実は最も重要なのは、教える側が知識や理解を整理することです。
テクニック：アウトラインエディティング、マインドマップ、マニュアル化、ファイル共有
改善策：同じ内容のトレーニングが2回以上繰り返されると無駄となります。複数回トレーニングが想定される場合には、教えることを整理して、ファイルやテキスト、写真やイラストで共有することで効率化することができます。
有意義度:☓☓
呼び方の例：連絡会、協議会、スケジューリング会、等
解説：業務の状況がはっきりしない時に、役割責任、期日を明確化し、事業を推進するための会議です。情報共有を兼ねる場合もあります。もっとも重要なのは、「何をやって、何をやらないか」を明確にすることです。
テクニック：必要な事業状況を共有し、事業の目的と責任の所在を設定しておけば、責任者が判断するだけとなりますので、ほとんど会議を開催する必然性がありません。
改善策：カレンダーやファイルで情報を共有し、決定事項や指示をメールやチャットで伝えることで、会議の時間を削減することができます。
有意義度:☓☓☓
呼び方の例：報告会、連絡会、確認会議、営業会議、等
解説：情報を共有、伝達したり、業務進捗を確認することを目的とする会議です。最も開催される頻度が高いですが、殆どの内容がツールや仕組みで代替可能であるため、付加価値の低い会議です。
テクニック：メールやチャット、グループウェアを活用して会議よりよりスピーディーかつ確実に共有することが可能です。
改善策：ツールを活用することで会議をなくすことができれば、業務効率を大きく高めることができます。
有意義度:△
呼び方の例：経営会議、取締役会議、役員会議、等
解説：意思決定を行い、業務を指示する会議です。区切る会議や整理する会議、共有する会議を兼ねているケースもあります。決定して伝達するプロセス自体は必ずしも会議を必要としません。
テクニック：業務の範囲と目的、役割分担と決定権の所在を明らかにすることで、迅速に決めることができます
改善策：情報共有や決定すべき事項、優先順位の整理はメールやチャット、グループウェアで代替することができるため、会議を開催する必要がありません。
どんな会議が多いでしょうか？また、その他の会議の種類として、目的や機能ではなく、参加者の役職やスケジュールを冠した会議もあります。
このような会議は「区切る」会議と同様に開催される事が目的となることが多いですが、目的が曖昧であったり複数あるために不効率なものになることもあります。
参加者や組織の名前がついている会議
呼び方の例：取締役会、役員会議、経営者会議、マネージャー会議、リーダー会議、営業会議、職員会議、等
定期的に開催される会議
呼び方の例：定例会議、週例会議、月例会議、例会、朝会、等
ほとんどのビジネスが人と人のコミュニケーションにもとづいている以上、会議はこれからも大切なものであり続けるでしょう。
しかしきちんと分類して見てみると、「区切る」「発散する」会議以外は必ずしも人が集まる必要はありません。
また、会議の時間自体は直接には利益を生まず、会議で始まる／終わる業務こそがビジネスの利益となるため、会議の時間はできる限り減らすべきです。
ツールやサービスの活用によってより業務の効率性を高め、思い切って無駄な会議をやめてみませんか？
資料作成に追われるばかりで、「会議」によって仕事が進まない！と思われている方もいるかもしれません。一口に「会議」といってもさまざまな目的と役割があります。
そもそもを考えてみると、「会議」はあいまいで、2人以上の人が仕事のために集まれば「会議」と呼ばれますよね。しかし、多くの人が仕事が進まない理由こそ、これら「会議」なのです。
なんでもかんでも会議と呼んで、目的がはっきりしない「会議」が何度も開催されていないでしょうか？「打ち合わせ」「ミーティング」「プチ会議」なんて呼び方を変えながら自社でもいろいろ試していました。
そんな「会議」を目的ごとに6つに整理して、それぞれの有意義度、役割、テクニック、改善策をまとめてみました。
「区切る」会議
有意義度:〇
呼び方の例：始業式、年始会、決起会、キックオフミーティング、中間報告会、成果報告会、等
解説：事業や業務の初めと終わり、あるいは途中となるタイミングを「区切る」会議です。セレモニー、イベント的な意味合いを強調されることが多いですが、事業の目標や評価を伝えたり、スケジュールを区切って業務を推進するなど、組織運営において重要な意味を持ちます。
テクニック：事業・業務責任者やリーダーが自らの言葉で説明することで、事業の目的を参加者に伝えることができます。参加者が同時に会議に参加していることなど、一体感が重要です。
改善策：対象者が全員参加する形が望ましいのですが、対象者が多数となったり勤務地が分散している場合には、ビデオ会議や動画配信を活用することで一体感を保つことができます。
「発散する」会議
有意義度:◎
呼び方の例：ブレインストーミング、アイデア出し会、ネタだし、ワイガヤ、等
解説：新たな事業に取り組んだり、事業の課題を解決するために考え方や施策を「発散」させる会議です。適切にモデレーションを行えば、会議以外では実現することができない、非常に価値が高い時間になります。
テクニック：目的を共有した上で、どんなアイデアでも否定せずに、とにかくたくさんのアイデアや意見をを出し合うことがポイントとなります。付箋に書いて張り出す、ホワイトボードや紙にみんなで書き込む、完成品を写真でシェアすることで、記録とモデレートを同時に行うことができます。
改善策：参加者が参集する価値が高い会議ですが、参加者が離れていると開催が困難になります。リアルタイムで参加者の記入が更新されるメモやエディター、インタラクティブホワイトボードなどを活用することで、離れていても開催することが可能になります。
「教える」会議
有意義度:△
呼び方の例：トレーニング、勉強会、研修、説明会、等
解説：初めて業務を行う人や、途中から業務に合流する人に対して、業務の概要や知識、スキルなどを伝える会議です。教わる側にとっての重要性が強調されがちですが、実は最も重要なのは、教える側が知識や理解を整理することです。
テクニック：アウトラインエディティング、マインドマップ、マニュアル化、ファイル共有
改善策：同じ内容のトレーニングが2回以上繰り返されると無駄となります。複数回トレーニングが想定される場合には、教えることを整理して、ファイルやテキスト、写真やイラストで共有することで効率化することができます。
「整理する」会議
有意義度:☓☓
呼び方の例：連絡会、協議会、スケジューリング会、等
解説：業務の状況がはっきりしない時に、役割責任、期日を明確化し、事業を推進するための会議です。情報共有を兼ねる場合もあります。もっとも重要なのは、「何をやって、何をやらないか」を明確にすることです。
テクニック：必要な事業状況を共有し、事業の目的と責任の所在を設定しておけば、責任者が判断するだけとなりますので、ほとんど会議を開催する必然性がありません。
改善策：カレンダーやファイルで情報を共有し、決定事項や指示をメールやチャットで伝えることで、会議の時間を削減することができます。
「共有する」会議
有意義度:☓☓☓
呼び方の例：報告会、連絡会、確認会議、営業会議、等
解説：情報を共有、伝達したり、業務進捗を確認することを目的とする会議です。最も開催される頻度が高いですが、殆どの内容がツールや仕組みで代替可能であるため、付加価値の低い会議です。
テクニック：メールやチャット、グループウェアを活用して会議よりよりスピーディーかつ確実に共有することが可能です。
改善策：ツールを活用することで会議をなくすことができれば、業務効率を大きく高めることができます。
「決定する」会議
有意義度:△
呼び方の例：経営会議、取締役会議、役員会議、等
解説：意思決定を行い、業務を指示する会議です。区切る会議や整理する会議、共有する会議を兼ねているケースもあります。決定して伝達するプロセス自体は必ずしも会議を必要としません。
テクニック：業務の範囲と目的、役割分担と決定権の所在を明らかにすることで、迅速に決めることができます
改善策：情報共有や決定すべき事項、優先順位の整理はメールやチャット、グループウェアで代替することができるため、会議を開催する必要がありません。
どんな会議が多いでしょうか？また、その他の会議の種類として、目的や機能ではなく、参加者の役職やスケジュールを冠した会議もあります。
このような会議は「区切る」会議と同様に開催される事が目的となることが多いですが、目的が曖昧であったり複数あるために不効率なものになることもあります。
参加者や組織の名前がついている会議
呼び方の例：取締役会、役員会議、経営者会議、マネージャー会議、リーダー会議、営業会議、職員会議、等
定期的に開催される会議
呼び方の例：定例会議、週例会議、月例会議、例会、朝会、等
会議の目的を明確にして、ツールやサービスで効率的に！
ほとんどのビジネスが人と人のコミュニケーションにもとづいている以上、会議はこれからも大切なものであり続けるでしょう。
しかしきちんと分類して見てみると、「区切る」「発散する」会議以外は必ずしも人が集まる必要はありません。
また、会議の時間自体は直接には利益を生まず、会議で始まる／終わる業務こそがビジネスの利益となるため、会議の時間はできる限り減らすべきです。
ツールやサービスの活用によってより業務の効率性を高め、思い切って無駄な会議をやめてみませんか？
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