2020年01月22日

人をダメにするマニュアル本とは?

来年度の戦略策定の時期ですねぇ。。。。今期は「マニュアル化」を掲げて、現状の仕事の整理を行ってきました。


しかし、まだまだ完了していない部分が多く、来期も「継続・維持」として掲げる予定です。そんな中、ある本をご紹介してみます。


前談として、あなたの部署にマニュアルはありますか?


自社もそうですが、業務内容をマニュアル化(文書化)することを進めておられる企業様も多いと思います。私自身、マニュアルを作成するはあまり得意ではないのですが、役柄的に、庫内作業、事務作業など数多く作成に携わってきました。


今回は、マニュアル化におけるメリットとデメリットを整理して、気を付けなければならない点を含めて考えていきます。


◆マニュアル化のメリット

まず、マニュアル化のメリットですが、これは皆さんが日ごろ実感されているところだと思いますので、簡単にまとめますね。


最初に、業務を引き継ぐときや新たに習得するときに説明がし易く、効率的に進められることが挙げられます。教科書的な位置づけです。


次に、マニュアルを基に仕事をすることで、品質・成果の平準化が期待できます。物流業や製造業では作業手順を整え現場作業の平準化をすることで、品質を安定させています。


事務作業でも、誰がやっても同様の成果を期待できます。ISOでも手順書が求められますよね。


3つめに、マニュアルを作ることがその業務の深い理解に繋がり、エキスパートになれる近道であることです。他にも、共通言語ができコミュニケーションが取りやすい等と言ったメリットもあると考えられます。


◆マニュアル化のデメリット

さて、ではデメリットについて考えてみます。


まず、よくあるデメリットとして、マニュアル化作業そのものに時間がかかってしまうことが挙げられます。見落としがちですが、マニュアル通りにやっているかのチェックや、内容の更新など、管理業務が発生するので実は更に工数がかかっています。


また、マニュアル化された仕事をやっていると「主体的に考えなくなってしまう」ことが発生します。マニュアルで新人教育をすると効率的ですが、マニュアルが無いと仕事ができない状態に陥る恐れもあります。


ファストフードやコンビニなどマニュアル通りが基本の職場でも、臨機応変な対応が求められる場面もありますよね。


◆マニュアルについて考える

大きな問題なのはマニュアルを作ることそのものが目的になってしまうこと、だと考えます。


最初は効率的だと考えられた手順をマニュアルに落とし込んでいても、そのやり方に固執してしまうことで、改めて全体に見たときに非効率な手順になっているケースがあります。この、「目的が変わってしまった」ことは、意外と気づかないかもしれません。


という事で、最後に今回マニュアル化について考えるきっかけになった、一冊の本をご紹介します。


一時期ネット上でも話題になった、CIAの前身である米国戦略諜報局が作成した「サボタージュマニュアル」(北大路書房)。手に取られたことがある方も居られるのではないでしょうか?

サボタージュ・マニュアル:諜報活動が照らす組織経営の本質



この本では、敵組織を「ダメ」にするために工作員がするべき行動がリストアップされています。


薄い本なので、詳細は是非読んでみて頂きたいのですが、管理職の工作員がすべき行動の一番目に「文面による指示」が挙げられており、文書化された指示内容を重要視し過ぎると、その組織の効率の停滞を招いてしまう、と書かれています。


この工作員の手順もマニュアル化されていることを考えると、決してマニュアル化を否定している訳ではないのですが、
お手元のマニュアルの存在意義を見直すきっかけになるかもしれません。


どうですか?めちゃめちゃ面白そうですよね。面白いです。


お手元のマニュアルが、その維持にかかる手間(コスト)と価値のバランスは取れているかどうか?一度見直してみては如何でしょうか。


タグ:マニュアル

2019年08月05日

交渉上手になろう|意識して自分を創る

仕事柄、価格交渉などを行う場面が多いのですが、この職種になりたてのころは「交渉術セミナー」とかそんなの探したりしてましたね。


なんでもセミナーを受ければ身につくかってそういうもんじゃないんですけど、話聞くだけでなんだか出来るようになったきがするもんですから。自己満足ですね。


それじゃいけないってことで、自分なりに交渉に勝てる人・そうでない人を分析してみました。一概に言えないのかもしれませんが、今まで面と向かって仕事したり隣で仕事したりして、「この人まねしてみよう」って思ったポイントを改めてまとめてみました。



『自分まとめ』


交渉上手な人

腰が低い
交渉・商談時は「まず相手の要求を聞いてから」というスタンスが往々としてあると思います。物腰が柔らかいので、なんとなく侮られることもありそうですが、自信に裏打ちされた余裕の表れ何だと思います。がっついてない所がそう思うところです。それでも思うように事を運ばせられる姿はあこがれますね。


雰囲気作りに長けている
交渉上手って我が強かったり、身振り手振りの大袈裟なパフォーマンスをしていそうですが、実はいたって穏やかだったりします。その場の雰囲気作りに長けているのだと思います。空気を読む力ですかね。


信念を貫く
交渉上手は、柔和な人が多いと思います。しかし、やさしいだけでなくて「頑固」といってもいいほど、相手に譲歩するような流れを作りながら自分の利益は必ず生み出す力を持っていると思います。それは、信念を曲げないからこそどんな流れになろうとも着地点を見誤らないのだと思います。


仕切りがうまい
なんといっても交渉事はタイミングが重要です。間合いが悪いと、上手くまとまるものもまとまらなかったりします。切り出し方から逃げ出し方まで、どこで何をいうべきかプランニングしてその場を仕切っているように感じます。しかもそれが押し付けがましくない場を作っていますね。


一方・・・・


そうでない人

交渉ごとの着地しか頭にあらず「せっかち」な姿勢が見える人は「そうでない人」なんじゃないかと思います。また、先ほどの交渉上手の外見ソフトで中身はハードという感じと逆に、外も中もソフトだと物事を自分の思い通りに運べていないように思います。「八方美人」とも言うのでしょうか。人と対立することに自身がない場合、常に調子のいい事を言いたくなるものですからね。

なんといっても「空気が読めない」事には、いくつものチャンスを逃してしまいますよね。自分のペースに巻き込もうとすることに夢中になってしまうと、相手に考える余地を全く与えることすら出来ず、譲歩を引き出すことが出来ません。


こんな感じで、自分の考える「交渉力」に差が出るポイントをまとめてみました。どうやら「そうでない人」の特徴をいくつか自分も持ち合わせているように感じますあせあせ(飛び散る汗)


日々努力ですね。


ちょっとした小言でした。

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【国政・経済に恐縮ですが
モノ申してよいか?】



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管理職マン
地元中小企業の管理職。課長という立場。チームの再編を経て、課長代理と主任の二人を部下に。30代半ばにして、若干失速気味。部下の育成に手を焼いていると認識している今日この頃。 業績貢献と社員の育成、マネジャーはやることいっぱいですね。
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