課長の資格「ビジネスマネジャー検定」その学習ブログ

「いつも残業して残業代を請求しているが、見合った成果を出しているのか？」　
「自分の仕事が終わればそそくさと帰ってしまうが、やる気があるのか？」


なんか矛盾しているようなところもありますが、一人のマネジャーが一人の部下に抱いている両極端な気持ちだったりしますよね。


残業は少ないほうがいいですよね。でもなぜ、残業をなくせないのか？残業をなくすために有効な手段として「デッドライン」を設ける事です。


限られた時間内で仕事を済ませようとすると、集中力が生まれます。また、仕事に優先順位をつけて取り組もうとします。そうした訓練はやはり必要です。


しかし、デッドラインだけでは、残業をなくすには不十分。仕事量を減らす事が出来ないならば、社員を増やすや時間を増やすしかありません。どちらもコストはかかります。


仮に社員を増やす方を選択してしまえば、同じ質の仕事を社員の数で対応するわけですので進歩がありません。本当の改善策とはいえないと思います。


では、仕事量を減らす方向で考えてみましょう。



自社で取り組んでみたのは、とりあえず全部門からどうして残業になってしまうのか、どのようにしたらよいのかを提案してもらう事。さまざま出てくるものですね。たとえば、「今使っているデータは必要な情報が取れていないので、自分で加工して資料を作っています」という声がでれば、システム部に相談して、必要なデータがすべて出てくるように仕組みを変更するなど、現場の声を聞いて回り、とにかく機械で出来る仕事を人でやらないように変えていきました。


そうした積み重ねで、人時（作業量）は２０％前後を減らす事が出来ました。目先のコストでなく、質（中身）を変化させるので、可能性が広がってきます。


しかし、残業を完全にゼロにするのは不可能でした。ですから、１０％ルールをまねてみました。まねるとは、

無印良品は仕組みが９割

という本からまねてみたんです。


18：30以降に残っている人数は各部門で10%以下にする、というルールです。決算であるとか、展示会などどうしても残業しなければならない事はあるものです。こうした逃げ口を作りながら、それぞれの中身の改善を進めていくのです。


残業を減らせない原因として、個人の仕事の仕方だけではなく、会社の仕事の仕組みの関係している場合が多いです。


こんなのはどうでしょう。「夕方には新しい仕事を人に頼まない」。このルールが自社にあったとしたら今の時点でうまく仕事が進むでしょうか？作成に2.3時間はかかりそうな資料を部下に指示すれば、当然その時間分は残業となります。


ですから、他部署からの依頼も上司の依頼も、午前中の早めの時間に済ませるようにしてみたんです。この方が、指示を出す側もデッドラインから逆算して、仕事を割り切れるようになるので生産性が上がってきます。



No残業デーとして取り組む企業は多くありますが、たいてい週一回程度ではないでしょうか。毎日残業をなくそうと試みる企業はほとんど失敗しているそうです。


それは、仕事量を減らさず、人員を増やさず、時間を減らす・・・不可能なことではないでしょうか。デッドラインを設ける事で残業が減るのではなく、上司が仕事の頼み方を変えたり、常に業務改革改善を行って「人時」を削減（仕事を減らす、効率化）などの工夫をしていくところで残業が減るのです。


もし、残業を仕事に対する熱意の表れだととらえているマネジャーがいましたら、その考え方を改めるところがスタートなのかもしれません。仕事への貢献度は時間で測るものではなく、結果で測るべきではないでしょうか。


その結果の為にどうしてもかかってしまう時間。あれこれ時短の工夫をしているのか否か？このポイントはマネジャーだけが気付く事ができ、アドバイスをしてあげられる存在なのではないかと思います。