課長の資格「ビジネスマネジャー検定」その学習ブログ

自社のチームウェアには「日報」を記入する欄があります。これは、その日の業務について簡潔に記入をして上司に回すものです。



以前は紙ベースでしたが、パソコンで入力して送信をする形になっています。この日報は基本は営業系の昨日となっていましたが、現在では業務系(事務職)なども全社員が記入をするようにしています。



初めは記入すること自体、面倒なところがあったのですが、今では全員が記入をしています。だから、パソコンが使えない・・・とか言っていた人だって文字を打つくらいはできるようになります。当たり前すぎるところかもしれませんが、この日報は別の狙いもあるんです。



下記の点は、お客様やビジネスパートナーとのコミュニケーションにおける基本として教えられているもの。日報記入も意識する事で劇的に変化してきます。



コミュニケーションは最初の３分勝負

1．「最初の3分」

　アポイントメントを取り面会した時は、最初の3分を特に大切にすること



2．「説明は1分」

　相手に説明する時は、1分程度にまとめること



3．「質問は10秒」

　相手に質問する場合は10秒程度に内容をまとめること




まず「最初の3分」というのは、例えば、30分のアポイントが取れたとしても、30分の時間が自分に与えられたわけではありません。　最初の3分をどう対応するか　によって、残り27分の密度は決まってしまいます。



最初の3分で相手に興味や期待を持ってもらう会話をする事ができれば、その後の会話で有用な情報や本音の話を聞くチャンスが生まれます。



しかし、この3分で相手の意識を向ける事が出来なければ、残り27分が形だけの対応となる可能性が大きいのです。加えてこの3分で、こちらの服装や態度、言葉遣いなどの印象を相手に判定されてしまう時間であるという事も忘れてはいけません。



次の「説明は1分」とは、相手が口を挟まず、こちらの説明を集中して聞いてくれる時間は　せいぜい1分程度　ということです。とりとめのない話をだらだらとし本題が明確にならない、または、複雑な内容で伝えたいことがよく分からないような説明は、相手も集中して聞いてはくれません。



最後に「質問は10秒」ですが、相手との会話の中で、理解できなかったことや確認すべきことについて質問をする場合は、その質問は10秒程度に要点をまとめることが大切です。



なぜなら質問が長い場合、質問された側も何について答えるべきなのかが明確になりません。相手が答えやすい「的確」な質問を投げかけることが、相手への配慮だといえます。



つまり、「簡単」で「明瞭」にまとめ、　「的確」に「本質」を捉えることは、一種の営業力でもあり、「説明は1分」・「質問は10秒」のスキルアップは、営業力強化であるともいえるのです。


先に書いた日報との関係性は、その効果が見えてくるものです。また、報告すべき事を頭の中でまとめながら書く（入力）練習ともなっています。



だらだらと長い分かりにくい文章を書いていた方も、だんだんと表現が上達し「簡単」で「明瞭」な日報へと変化していきました。この変化は、お客様への説明や上司への説明の時にも、結果として表れています。文章の上達に比例して、口頭での説明も上達しているのだと感じました。



これは自分ではなかなか評価できないものです。仮にこのような変化が表れてきた部下がいた時は、その成長をさりげなくほめる事も大事な事です。



当社での日報は、翌日の朝、社長が全員分目を通しています。二時間ほどかかっているそうです。その後、各自の日報をまとめて、重要点を色づけしたり、文字サイズを大きくしたり、社長自身がキュレーターとして情報を発信しています。



まれに入る社長からのコメントが次の日報記入時のモチベーションともなり、情報収集や共有すべき事例など、日報の質の向上につながっています。



イコール日々の業務の質向上という構造になっているのだと思います。さらなる業務改善が来期の目標の一つにも掲げられました。もっと会社を良くしていきたいと思います。